Analisis pekerjaan dan beban kerja karyawan bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI

Abstract

Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good governance) yang diselenggarakan oleh setiap penyelenggara negara dan pemerintahan menuntut suatu sistem pertanggungjawaban (accountability) yang tepat, jelas, dan nyata dalam menjamin berlangsungnya tugas-tugas pemerintahan secara ekonomis, efisien, efektif, equity atau berkeadilan, dan excellent atau prima (5E). Serta meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang proaktif terhadap setiap perubahan. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR yang berkedudukan sebagai kesekretariat Lembaga Negara Penelitian ini bertujuan (1) Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bagian risalah, (2) Menganalisis beban kerja karyawan bagian risalah, (3) Menganalisis efektivitas pekerjaan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskripsi kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki tujuan dengan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Metode yang digunakan adalah deskripsi kualitatif. Yaitu penelitian yang memiliki tujuan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini menggambarkan situasi atau kejadian dengan mencari kejelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi (Azwar, 2010). Teknik pengambilan sample yang digunakan adalah berdasarkan non probability sampling. Teknik non probality sampling dilakukan secara purposive sampling dan snowball sampling. Purposive sampling merupakan pengambilan sampel yang disesuaikan oleh tujuan atau maksud penelitian dengan mempertimbangkan kriteria tertentu. Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah, Arsip dan Dokumen (ARDOK). Pada penelitian ini, peneliti melibatkan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, karyawan Transkriptor serta karyawan Sekretariat bagian Risalah. Hasil penelitian analisis pekerjaan pada bagian risalah yaitu Deskripsi pekerjaan berisi uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan, deskripsi tugas, wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja, hubungan kerja, kondisi kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan berisi uraian faktor kompetensi: pengetahuan, motivasi, ketrampilan, kemampuan, karakteriktik personal. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah terinci secara mendetail. Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban kerja per jam/tahun masing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling besar yaitu transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A (sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan 3 tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan Nomor 15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya tata kelola kepemerintahan yang baik tahun 2025.