Pengembangan komputerisasi sistem informasi manajemen unutk pemantuan pengadaan dan penyaluran beras di depot logistik

Abstract

Bidang Pengadaan dan Bidang Penyaluran di DOLOG berfungsi untuk membantu BULOG dalam menganalisa dan melaporkan perkembangan permintaan dan penawaran bahan pokok dan berbagai bahan lainnya di tingkat propinsi. Salah satu bahan pokok yang ditangani DOLOG adalah beras. Laporan manajerial dan ketatalaksanaan yang dihasilkan saat ini oleh DOLOG dipersiapkan secara manual. Laporan- laporan tersebut digunakan sebagai masukan program-program aplikasi di tingkat BULOG. Kelemahan dari sistem ini adalah terjadinya penyimpanan arsip yang berlebihan, penggandaan pekerjaan serta terjadinya kesalahan perhitungan dalam pembuatan laporan yang menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman laporan ke BULOG. Sedangkan bagi BULOG keterlambatan satu jenis laporan akan menghambat seluruh sistem aplikasi guna pengambilan keputusan. Penelitian yang dilakukan ini bertujuan untuk mempelajari aliran informasi yang berkaitan dengan aktifitas pengadaan dan penyaluran beras di DOLOG, mempelajari kemungkinan pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang lebih efisien serta merancang paket program komputer interaktif yang didukung oleh Sistem Manajemen Pangkalan Data. Paket program THI87 merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung pengembangan Sistem Informasi Manajemen pada Bidang Pengadaan dan Bidang Penyaluran di DOLOG. Paket TM187 yang menggunakan fasilitas pangkalan data dan. bahasa pemrograman dari perangkat lunak dBase III ini mengelola lima subsistem, yaitu Subsistem Pengadaan, Subsistem Angkutan, Subsistem Penyaluran, Subsistem Harga dan Pasar serta Subsistem Persediaan dan Pergudangan. Kelima subsistem tersebut saling terkait dan terorganisir dalam 69 program komputer dan 36 file data yang mudah dikendalikan dan dijalankan oleh pengguna. Dari analisa biaya diperkirakan terjadi penurunan biaya pembuatan laporan dari Rp 4 414 per laporan pada sistem manual menjadi Rp 2 967 per laporan pada sistem yang dikomputerkan. Keuntungan yang lain berupa penurunan rata-rata waktu penyajian laporan dari 3.5 jam per laporan pada sistem manual menjadi 0.63 jam per laporan pada sistem yang dikembangkan. Beberapa keuntungan lain yang tidak dapat diekspresikan dalam nilai uang antara lain adalah kemudahan dalam membuat laporan, kemudahan dalam mencari informasi tertentu serta ketepatan dalam perhitungan pengolahan data menjadi infomasi…dst