Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Di Pt. Pratama Mitra Sejati

Abstract

Pada tahun 2002, manajemen PT Pratama Mitra Sejati (PT PMS) merumuskan keputusan strategis rencana bisnis 5 tahun ke depan dengan tujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan dalam menghadapi kompetitor yang semakin banyak dengan melakukan efisiensi penekanan biaya yang tidak perlu, seleksi ulang terhadap karyawan yang tidak kompeten dan rencana jangka panjang pengembangan bisnis inti. Pada awal tahun 2003, Dewan Komisaris dan Direksi memutuskan untuk kembali pada bidang usaha inti dan melepas usaha diluar penyewaan gedung perkantoran dan penyewaan kendaraan. Untuk menunjang strategi perusahaan ke depan, PT PMS memandang perlu melaksanakan kegiatan sebagai berikut a) Pengembangan struktur organisasi baru yang menunjang strategi usaha PT PMS; b) Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk periode 2003 – 2008. Termasuk disini penilaian dan penyeleksian kembali tenaga SDM PT PMS untuk penempatannya dalam struktur organisasi baru. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah a) Mengevaluasi ketersediaan SDM perusahaan saat ini; b) Menentukan jumlah SDM yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.; c) Menyusunan strategi perencanaan SDM 2003 – 2008; d) Menganalisis kebutuhan kompetensi inti di organisasi PT PMS; dan e) Menetapkan kebutuhan pelatihan agar dapat memenuhi kebutuhan kompetesi sesuai dengan kemampuan kerja jabatan. Ruang lingkup penelitian ini dibatasi hanya sampai pada tahap rekomendasi jumlah SDM yang tepat saat ini maupun yang akan datang dari sisi kuantitas dan kualitas, rekomendasi perencanaan dan pengembangan SDM serta rekomendasi kebutuhan petihan bagi karyawan, sedangkan implementasi diserahkan pada pihak perusahaan. Rekomendasi komposisi SDM yang akan datang dibatasi hanya untuk 5 tahun ke depan. Penelitian ini dilakukan dengan metoda deskriptif melalui pendekatan studi kasus. Sumber data diperoleh dari data primer dan data sekunder PT PMS. Kegiatan penelitian yang akan dilakukan dengan tahapan sebagai berikut a) Mewawancarai Dewan Komisaris, Direksi dan Kepala Divisi untuk mendapatkan gambaran tentang lingkup bisnis, visi, misi dan strategi bisnis PT PMS ke depan; b) Mengumpulkan data dan informasi lebih jauh melalui pengisian kuesioner mengenai lingkup tugas, karakteristik, beban kerja dan pemakaian waktu kerja; c) Memvalidasi data melalui proses wawancara dengan Kepala Divisi, Kepala Bagian dan Kepala Seksi; d) Mengolah data primer dan data sekunder untuk menentukan jumlah karyawan optimal yang diperlukan oleh PT PMS; f) Memvalidasi temuan bersama jajaran pimpinan PT PMS – Dewan Komisaris, Direksi dan Kepala Divisi g) Memfinalisasi laporan penelitian. Analisis kebutuhan SDM di masa yang akan datang dilakukan dengan menggunakan a) analisis SDM ketersediaan SDM; b) analisis jumlah SDM yang tinggal; c) alisis tingkat perputaran SDM dan d) analisis ketidak hadiran SDM e) analisis beban kerja dan f) analisis pengukuran tingkat kemampuan kerja. Analisis ketersediaan SDM dari sisi status kekaryawanan adalah 64% karyawan tetap, 18% karyawan kontrak dan 18% karyawan outsource. Dari segi pendidikan 75% karyawan berpendidikan SLTA ke bawah, 7% berpendidikan diploma dan 18% berpendidikan universitas. Dari segi masa kerja, 36% memiliki masa kerja kurang dari 5 tahun, 23% antara 5 hingga 10 tahun dan 41% diatas 10 tahun. Dari segi usia, 95% berusia di bawah 50 tahun dan 5% berusia 50 tahun ke atas. Analisis perputaran SDM menunjukkan bahwa tingkat pengunduran diri (karyawan keluar) relatif kecil yaitu kurang dari 3% per tahun. Analisis tingkat ketidakhadiran menunjukkan bahwa 4,5% untuk Divisi Keuangan & Administrasi dan 2,9% untuk Divisi Usaha. Total presentase ketidakhadiran seluruh karyawan PT PMS adalah sebesar 3,3%. Analisis beban kerja menghasilkan data kebutuhan SDM di Divisi Keuangan dan Administrasi sebagai berikut; a) bagian SDM 3 orang; b) bagian keuangan 4 orang; c) bagian Akuntansi 6 orang; d) bagian Hukum dan Humas 2 orang; e) bagian Perbendaharaan dan Rumah Tangga 7 orang; f) jabatan fungsional 3 orang; g) Kepala Divisi dan Kepala Bagian 3 orang. Analisis beban kerja menghasilkan data kebutuhan SDM di Divisi Usaha sebagai berikut; a) bagian penjualan 10 orang; b) bagian gedung perkantoran Kuningan 8 orang; c) bagian gedung perkantoran RS - WH 8 orang; d) bagian keamanan 47 orang; e) Kepala Divisi dan Kepala Bagian dan staf 5 orang. Proyeksi kebutuhan jumlah SDM untuk periode 2003 – 2008 adalah konstan berkisar antara 106 hingga 111 karyawan. Proyeksi penambahan karyawan hanya terjadi pada bagian Jasa Kendaraan. Berdasarkan proyeksi kebutuhan SDM, PT PMS perlu mengurangi jumlah karyawannya sekitar 25%. Kompetensi yang dibutuhkan karyawan PT PMS adalah a) ketrampilan interpersonal; b) ketrampilan memimpin; c) ketrampilan manajemen; d) atribut interpersonal. Strategi perencanaan SDM ke depan adalah a) meningkatkan produktifitas SDM, b) pemenuhan kebutuhan SDM untuk jabatan yang lebih tinggi dari karyawan di bawahnya (internal vacancy), c) penerapan strategi outsourcing untuk pekerjaan pendukung (non core bisnis). Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat Kepala Bagian di Divisi Keuangan dan Administrasi adalah komunikasi yang efektif, orientasi pada pelanggan, pengambilan keputusan, berpikir analitis, wawasan binis, kualitas kepemimpinan, membangun hubungan strategis Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat Kepala Seksi di Divisi Keuangan dan Administrasi adalah komunikasi yang efektif, orientasi pada hasil, dan peningkatan ketrampilan dan pengetahuan teknis.

Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat staf di Divisi Keuangan dan Administrasi adalah komunikasi yang efektif, peningkatan ketrampilan dan pengetahuan teknis, dan mengelola pekerjaan. Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat Kepala Bagian di Divisi Usaha adalah komunikasi yang efektif, kualitas kepemimpinan, wawasan bisnis, sikap Kerja, membangun hubungan strategis, pengambilan keputusan, orientasi pada hasil, mengelola pekerjaan, dan berpikir analitis. Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat Kepala Seksi di Divisi Usaha adalah komunikasi yang efektif, mengelola pekerjaan, dan membangun hubungan strategis Kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil perbandingan Kemampuan Kerja Jabatan (KKJ) dan Kemampuan Kerja Pribadi (KKP) di tingkat staf di Divisi Usaha adalah ketrampilan dan pengetahuan teknis, orientasi pada pelanggan, dan komunikasi yang efektif.