| dc.description.abstract | Unit Arsip IPB pada awalnya merupakan bagian dari Perpustakaan IPB
yang mengelola dokumen dan arsip IPB. Bidang yang menangani pengelolaan dan
layanan arsip statis IPB merupakan kajian dari Tim ANRI untuk membentuk unit
Arsip Universitas di IPB pada tahun 2008, dan pada tahun 2011 dilakukan MoU
antara ANRI dan IPB tentang pengembangan arsip Perguruan Tinggi di IPB. Saat
ini Unit Arsip IPB telah berdiri sendiri pada tanggal 10 Februari 2014 oleh Rektor
IPB dengan Keputusan Rektor No.36/IT3/KP/2014 tentang pengangkatan Kepala
Unit Arsip IPB. Dalam melayani proses tata kelola arsip di lingkungan civitas IPB,
saat ini Unit Arsip IPB membidangi dua bidang yaitu bidang akuisisi dan
pengolahan arsip dan bidang layanan arsip dan pembinaan kearsipan.
Unit Arsip IPB telah menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
(SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) untuk melayani
pengelolaan tata kelola kearsipan. Proses pengelolaan kearsipan ini membutuhkan
pemanfaatan TI yg efektif dan efisien.
Dengan melihat visi misi Unit Arsip IPB dan kegiatan pengelolaan
manajemen arsip pada Unit Arsip IPB yang saat ini telah berjalan. Pengukuran
perlu dilakukan karena setelah Unit Arsip IPB melepaskan diri dari Unit
Perpustakaan dan memiliki manajemen, struktur organisasi serta proses
pengelolaan arsip belum pernah dilakukan pengukuran untuk mengetahui tingkat
capability dari sumber daya yang dimiliki. Oleh karena itu perlu dilakukan
evaluasi untuk mengetahui tingkat capability dari kegiatan pengelolaan
manajemen arsip.
Untuk dapat mengetahui tingkat kapabilitas dari Unit Arsip IPB dipilih
framework Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)
karena memiliki kelebihan yang dapat menghasilkan keuntungan dari
pemanfaatan IT untuk mencapai tujuan organisasi dan strategis bisnis serta
mendukung pengambilan keputusan dari pihak manajemen dan juga sangat
relevan dengan alat kontrol lainnya. COBIT juga dapat memperkecil jarak antara
resiko bisnis, kontrol dan masalah yang terjadi pada proses TI serta memberikan
saran perbaikan untuk meningkatkan pelayanan manajemen. Diharapkan dengan
dilakukannya evaluasi ini Unit Arsip IPB dapat meningkatkan pelayanan kepada
pengguna serta pengelolaan manajemen arsip.
Untuk memperoleh proses yang akan dievaluasi pada Unit Arsip IPB
dilakukan pemetaan antara visi dan misi dari Unit Arsip IPB dengan proses
domain dari framework COBIT. Hasil dari pemetaan tersebut dibuat kuesioner.
Kuesioner diberikan kepada responden yang mengelola proses pengarsipan pada
Unit Arsip IPB. Data yang diperoleh diolah untuk menentukan capability level
dari Unit Arsip IPB. Hasil dari evaluasi tersebut menghasilkan rekomendasi untuk
perbaikan tata kelola manajemen TI pada Unit Arsip IPB. | id |
