Evaluasi Tingkat Capability Manajemen Teknologi Informasi Unit Arsip Ipb Menggunakan Cobit

Abstract

Unit Arsip IPB pada awalnya merupakan bagian dari Perpustakaan IPB yang mengelola dokumen dan arsip IPB. Bidang yang menangani pengelolaan dan layanan arsip statis IPB merupakan kajian dari Tim ANRI untuk membentuk unit Arsip Universitas di IPB pada tahun 2008, dan pada tahun 2011 dilakukan MoU antara ANRI dan IPB tentang pengembangan arsip Perguruan Tinggi di IPB. Saat ini Unit Arsip IPB telah berdiri sendiri pada tanggal 10 Februari 2014 oleh Rektor IPB dengan Keputusan Rektor No.36/IT3/KP/2014 tentang pengangkatan Kepala Unit Arsip IPB. Dalam melayani proses tata kelola arsip di lingkungan civitas IPB, saat ini Unit Arsip IPB membidangi dua bidang yaitu bidang akuisisi dan pengolahan arsip dan bidang layanan arsip dan pembinaan kearsipan. Unit Arsip IPB telah menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) untuk melayani pengelolaan tata kelola kearsipan. Proses pengelolaan kearsipan ini membutuhkan pemanfaatan TI yg efektif dan efisien. Dengan melihat visi misi Unit Arsip IPB dan kegiatan pengelolaan manajemen arsip pada Unit Arsip IPB yang saat ini telah berjalan. Pengukuran perlu dilakukan karena setelah Unit Arsip IPB melepaskan diri dari Unit Perpustakaan dan memiliki manajemen, struktur organisasi serta proses pengelolaan arsip belum pernah dilakukan pengukuran untuk mengetahui tingkat capability dari sumber daya yang dimiliki. Oleh karena itu perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui tingkat capability dari kegiatan pengelolaan manajemen arsip. Untuk dapat mengetahui tingkat kapabilitas dari Unit Arsip IPB dipilih framework Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) karena memiliki kelebihan yang dapat menghasilkan keuntungan dari pemanfaatan IT untuk mencapai tujuan organisasi dan strategis bisnis serta mendukung pengambilan keputusan dari pihak manajemen dan juga sangat relevan dengan alat kontrol lainnya. COBIT juga dapat memperkecil jarak antara resiko bisnis, kontrol dan masalah yang terjadi pada proses TI serta memberikan saran perbaikan untuk meningkatkan pelayanan manajemen. Diharapkan dengan dilakukannya evaluasi ini Unit Arsip IPB dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna serta pengelolaan manajemen arsip. Untuk memperoleh proses yang akan dievaluasi pada Unit Arsip IPB dilakukan pemetaan antara visi dan misi dari Unit Arsip IPB dengan proses domain dari framework COBIT. Hasil dari pemetaan tersebut dibuat kuesioner. Kuesioner diberikan kepada responden yang mengelola proses pengarsipan pada Unit Arsip IPB. Data yang diperoleh diolah untuk menentukan capability level dari Unit Arsip IPB. Hasil dari evaluasi tersebut menghasilkan rekomendasi untuk perbaikan tata kelola manajemen TI pada Unit Arsip IPB.