Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan di Organisasi Asosiasi Alumni Program Beasiswa Amerika - Indonesia (ALPHAI)
View/ Open
Date
2019Author
Nurwegiono, Muhammad
Nurdiati, Sri
Wijaya, Sony Hartono
Metadata
Show full item recordAbstract
Alumni merupakan orang-orang yang menyelesaikan pendidikan dari
sekolah, akademi, perguruan tinggi atau universitas. Alumni berperan penting
dalam mendorong sistem pendidikan yang lebih baik, karena pengetahuan dan
pengalaman yang sudah didapatkan. Salah satu asosiasi alumni dalam mendorong
sistem pendidikan yang lebih baik di Indonesia adalah Asosiasi Alumni Program
Beasiswa Amerika – Indonesia (ALPHA-I). ALPHA-I merupakan organisasi
penerima beasiswa pendidikan dari United States Agency for International
Development (USAID).
Organisasi ALPHA-I memiliki anggota lebih dari 400 orang yang tersebar di
sepuluh daerah (chapters) di Indonesia, dari Sumatera sampai Papua. Jumlah alumni
penerima beasiswa pendidikan dari USAID akan bertambah setiap tahun dan akan
tergabung di organisasi ini. Hasil observasi menunjukkan bahwa organisasi ALPHAI
memiliki dua masalah utama. Permasalahan pertama adalah ALPHA-I belum
menyediakan sarana berbagi pengetahuan tacit terhadap lima fokus bidang beasiswa
USAID. Permasalahan kedua adalah pengetahuan explicit karyawan seperti Standar
Operasional Prosedur (SOP), laporan kegiatan, laporan hasil rapat, daftar mitra, dan
dokumen penting lainnya yang masih dibukukan secara manual. Manajemen
pengetahuan dianggap sebagai ilmu yang semakin penting untuk mempromosikan
penciptaan pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan yang
baik untuk organisasi. Oleh sebab itu, diperlukan suatu sarana untuk memudahkan
proses berbagi pengetahuan tacit alumni dan explicit karyawan. Salah satu solusinya
adalah mengembangkan sistem manajemen pengetahuan untuk menyelesaikan kedua
masalah di organisasi ALPHA-I.
Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem manajemen pengetahuan
untuk memudahkan dalam proses menangkap, mengembangkan, membagikan, dan
memanfaatkan pengetahuan dari pengetahuan tacit alumni dan pengetahuan explicit
karyawan di organisasi ALPHA-I. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan
metode Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) yang dikembangkan
oleh Awad dan Ghaziri dengan pendekatan berorientasi objek. Penelitian ini
melibatkan lima langkah meliputi: (1) mengevaluasi infrastruktur yang tersedia; (2)
membentuk tim manajemen pengetahuan; (3) menangkap pengetahuan; (4)
mendesain cetak biru manajemen pengetahuan; (5) verifikasi dan validasi sistem
manajemen pengetahuan. Pengembangan sistem manajemen pengetahuan dibuat
berbasis web.
Sistem yang dikembangkan memiliki fitur-fitur untuk mendukung proses
manajemen pengetahuan yang terdiri atas pengetahuan, dokumen, validasi
pengetahuan, konsultasi, agenda kegiatan, agenda rapat, mitra, dan kontak.
Pengetahuan yang sudah terkumpul dimasukkan dalam sistem manajemen
pengetahuan berbentuk repositori. Pengetahuan disimpan ke dalam repositori dengan
pembobotan Term Frequency (TF) dan Inverse Document Frequency (IDF).
Keseluruhan proses pembobotan pengetahuan yang direpresentasikan dengan
dokumen dan memuat kembali pengetahuan dilakukan dengan menggunakan Library
Zend Lucene. Pengguna dari sistem ini terbagi atas empat meliputi: (1) alumni; (2)
karyawan; (3) pakar; (4) admin. Setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda
pada sistem. Hasil dari penelitian ini adalah sistem manajemen pengetahuan yang
dibangun dengan framework PHP dan MySQL sebagai Relational Database
Management System (RDMS). Hasil pengujian Black box dari 38 kasus uji yang telah
dilakukan menyatakan bahwa semua fungsi pada sistem berjalan sesuai dengan
perintah yang diberikan.