Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan di Organisasi Asosiasi Alumni Program Beasiswa Amerika - Indonesia (ALPHAI)

Abstract

Alumni merupakan orang-orang yang menyelesaikan pendidikan dari sekolah, akademi, perguruan tinggi atau universitas. Alumni berperan penting dalam mendorong sistem pendidikan yang lebih baik, karena pengetahuan dan pengalaman yang sudah didapatkan. Salah satu asosiasi alumni dalam mendorong sistem pendidikan yang lebih baik di Indonesia adalah Asosiasi Alumni Program Beasiswa Amerika – Indonesia (ALPHA-I). ALPHA-I merupakan organisasi penerima beasiswa pendidikan dari United States Agency for International Development (USAID). Organisasi ALPHA-I memiliki anggota lebih dari 400 orang yang tersebar di sepuluh daerah (chapters) di Indonesia, dari Sumatera sampai Papua. Jumlah alumni penerima beasiswa pendidikan dari USAID akan bertambah setiap tahun dan akan tergabung di organisasi ini. Hasil observasi menunjukkan bahwa organisasi ALPHAI memiliki dua masalah utama. Permasalahan pertama adalah ALPHA-I belum menyediakan sarana berbagi pengetahuan tacit terhadap lima fokus bidang beasiswa USAID. Permasalahan kedua adalah pengetahuan explicit karyawan seperti Standar Operasional Prosedur (SOP), laporan kegiatan, laporan hasil rapat, daftar mitra, dan dokumen penting lainnya yang masih dibukukan secara manual. Manajemen pengetahuan dianggap sebagai ilmu yang semakin penting untuk mempromosikan penciptaan pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan yang baik untuk organisasi. Oleh sebab itu, diperlukan suatu sarana untuk memudahkan proses berbagi pengetahuan tacit alumni dan explicit karyawan. Salah satu solusinya adalah mengembangkan sistem manajemen pengetahuan untuk menyelesaikan kedua masalah di organisasi ALPHA-I. Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sistem manajemen pengetahuan untuk memudahkan dalam proses menangkap, mengembangkan, membagikan, dan memanfaatkan pengetahuan dari pengetahuan tacit alumni dan pengetahuan explicit karyawan di organisasi ALPHA-I. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) yang dikembangkan oleh Awad dan Ghaziri dengan pendekatan berorientasi objek. Penelitian ini melibatkan lima langkah meliputi: (1) mengevaluasi infrastruktur yang tersedia; (2) membentuk tim manajemen pengetahuan; (3) menangkap pengetahuan; (4) mendesain cetak biru manajemen pengetahuan; (5) verifikasi dan validasi sistem manajemen pengetahuan. Pengembangan sistem manajemen pengetahuan dibuat berbasis web. Sistem yang dikembangkan memiliki fitur-fitur untuk mendukung proses manajemen pengetahuan yang terdiri atas pengetahuan, dokumen, validasi pengetahuan, konsultasi, agenda kegiatan, agenda rapat, mitra, dan kontak. Pengetahuan yang sudah terkumpul dimasukkan dalam sistem manajemen pengetahuan berbentuk repositori. Pengetahuan disimpan ke dalam repositori dengan pembobotan Term Frequency (TF) dan Inverse Document Frequency (IDF). Keseluruhan proses pembobotan pengetahuan yang direpresentasikan dengan dokumen dan memuat kembali pengetahuan dilakukan dengan menggunakan Library Zend Lucene. Pengguna dari sistem ini terbagi atas empat meliputi: (1) alumni; (2) karyawan; (3) pakar; (4) admin. Setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda pada sistem. Hasil dari penelitian ini adalah sistem manajemen pengetahuan yang dibangun dengan framework PHP dan MySQL sebagai Relational Database Management System (RDMS). Hasil pengujian Black box dari 38 kasus uji yang telah dilakukan menyatakan bahwa semua fungsi pada sistem berjalan sesuai dengan perintah yang diberikan.