Sistem Informasi Manajemen Arsip Rapat (SIMARA) Berbasis Web Menggunakan Metode Prototyping

Abstract

Pengelolaan arsip rapat di Pusdatin Kementerian Kehutanan saat ini masih manual, terfragmentasi, dan rawan kehilangan berkas. Penelitian ini bertujuan membangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Rapat (SIMARA) berbasis web untuk mengintegrasikan seluruh dokumen rapat dalam satu platform terpusat menggunakan metode Throwaway Prototyping. SIMARA sukses mengintegrasikan modul agenda rapat, formulir presensi kustom berbasis JSON dengan tanda tangan digital, repositori arsip terstruktur, dan pembuatan sertifikat massal otomatis. Hasil pengujian fungsional menggunakan Black Box Testing pada seluruh 60 skenario berjalan sukses 100%. Sementara itu, pengujian System Usability Scale (SUS) menghasilkan skor rata-rata akhir 85 (kategori Excellent), meningkat dari evaluasi prototipe awal yang memperoleh skor 79. Sistem ini berkontribusi nyata mempercepat administrasi, mengamankan informasi, dan mendukung digitalisasi tata kelola kearsipan lembaga yang transparan serta akuntabel.

Meeting archive management at the Data and Information Center (Pusdatin) of the Ministry of Forestry is currently performed manually and in a fragmented manner, increasing the risk of document loss and administrative inefficiency. This study aims to develop a web-based Meeting Archive Management Information System (SIMARA) using the Throwaway Prototyping method. The system integrates meeting agenda management, customizable JSON-based attendance forms with digital signatures, a structured archive repository, and automated bulk certificate generation. Black Box Testing achieved a 100% success rate across all 60 test scenarios, while the System Usability Scale (SUS) yielded a score of 85 (Excellent), indicating high system usability and effectiveness.