Perancangan dan Pengelolaan Event& Pada "A Moment of J" Event

Abstract

Industri event berkembang sebagai media komunikasi pemasaran yang tidak hanya berfungsi sebagai hiburan, tetapi juga mampu membangun pengalaman langsung antara merek dan audiens melalui pendekatan experiential marketing. Komunitas penggemar K-Pop merupakan salah satu kelompok yang aktif berinteraksi di media sosial, namun masih memiliki keterbatasan dalam memperoleh pengalaman partisipatif secara langsung. Kondisi tersebut mendorong penyelenggaraan event "A Moment of J" (AMOJ) sebagai kegiatan berbasis fandom yang mengintegrasikan workshop kreatif, permainan interaktif, dan aktivitas komunitas untuk membangun pengalaman yang lebih bermakna bagi peserta. Proyek akhir ini bertujuan merancang event "A Moment of J" sebagai strategi marketing event yang dikelola oleh event organizer serta mengelola seluruh tahapan penyelenggaraan acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Proyek menggunakan pendekatan project-based dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, dokumentasi, dan feedback form peserta. Proses penyelenggaraan mengacu pada framework event management Goldblatt (2002) yang meliputi tahapan research, design, planning, coordination, dan evaluation. Evaluasi pengalaman peserta dilakukan menggunakan teori experiential marketing Schmitt (1999) melalui lima dimensi, yaitu sense, feel, think, act, dan relate. Hasil proyek menunjukkan bahwa seluruh tahapan event management berhasil diimplementasikan dalam penyelenggaraan event "A Moment of J". Workshop DIY bag charm, permainan interaktif, dekorasi bertema Jaehyun, serta suasana intimate gathering mampu menciptakan pengalaman sensorik, emosional, kognitif, partisipatif, dan sosial bagi peserta. Hasil observasi dan feedback form menunjukkan bahwa peserta memperoleh pengalaman yang positif, terlibat secara aktif selama kegiatan, serta membangun interaksi dengan sesama penggemar. Pelaksanaan proyek ini menunjukkan bahwa penerapan framework event management yang terstruktur mampu mendukung penyelenggaraan event berbasis pengalaman dan menciptakan keterlibatan peserta melalui pendekatan experiential marketing.

The event industry has evolved into a marketing communication medium that not only provides entertainment but also creates meaningful experiences between brands and audiences through an experiential marketing approach. K-Pop fan communities are highly active on social media but have limited opportunities to engage in direct and participatory experiences. This condition encouraged the implementation of "A Moment of J" (AMOJ), a fandom-based event that combined creative workshops, interactive games, and community activities to create meaningful experiences for participants. This final project aimed to design "A Moment of J" as a marketing event strategy managed by an event organizer and to manage the entire event process from planning, implementation, to evaluation. The project adopted a project-based approach using observation, documentation, and participant feedback forms as data collection techniques. The event implementation referred to Goldblatt's (2002) event management framework consisting of the research, design, planning, coordination, and evaluation stages. Participant experiences were evaluated using Schmitt's (1999) experiential marketing theory through the five dimensions of sense, feel, think, act, and relate. The results showed that all stages of the event management framework were successfully implemented throughout the event. The DIY bag charm workshop, interactive games, Jaehyun-themed decorations, and intimate gathering concept created sensory, emotional, cognitive, behavioral, and social experiences for participants. Observation results and participant feedback indicated positive experiences, active participation, and stronger social interaction among fandom members. The project demonstrates that a structured event management framework can effectively support the implementation of experience-based events and enhance participant engagement through an experiential marketing approach.