Perancangan Digitalisasi Sistem Dokumentasi Checksheet Preventive Maintenance dengan Metode DMAIC dan FMEA di PT XYZ

Abstract

PT XYZ merupakan perusahaan yang menerapkan kegiatan preventive maintenance untuk menjaga kinerja mesin. Namun, dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala pada proses dokumentasi checksheet yang dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan waktu pencarian dokumen menjadi lama, risiko kehilangan data, serta keterlambatan pelaksanaan preventive maintenance. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab utama permasalahan serta memberikan usulan perbaikan. Metode yang digunakan adalah Six Sigma dengan pendekatan DMAIC. Hasil analisis menunjukkan bahwa permasalahan utama terletak pada lamanya waktu pencarian dokumen dan risiko kehilangan checksheet dengan nilai RPN tertinggi sebesar 378. Usulan perbaikan yang diberikan yaitu penerapan sistem checksheet digital berbasis QR Code yang terintegrasi dengan Microsoft 365. Implementasi perbaikan menunjukkan adanya peningkatan kinerja dengan hilangnya waktu pencarian dokumen serta pencapaian preventive maintenance hingga 100%. Selain itu, disusun instruksi kerja sebagai bentuk pengendalian agar perbaikan dapat berjalan secara konsisten.

PT XYZ is a company that implements preventive maintenance activities to maintain machine performance. However, in its implementation, there are still problems in the checksheet documentation process which is carried out manually, resulting in longer document retrieval time, risk of data loss, and delays in preventive maintenance activities. This study aims to identify the main causes of the problems and propose appropriate improvement solutions. The method used is Six Sigma with the DMAIC approach. The analysis results show that the main problems lie in the long document retrieval time and the risk of checksheet loss, with the highest Risk Priority Number (RPN) value of 378. The proposed improvement is the implementation of a digital checksheet system based on QR Code integrated with Microsoft 365. The implementation of this improvement shows an increase in performance, marked by the elimination of document retrieval time and the achievement of 100% preventive maintenance targets. In addition, work instructions are developed as a control measure to ensure the sustainability of the improvements.