Analisis dan Perancangan Arsitektur Sistem Informasi Internal pada Sekolah Bisnis – Institut Pertanian Bogor dengan metode TOGAF-ADM

Abstract

Sistem Informasi telah menjadi aset yang berharga bagi keberlangsungan sebuah organisasi karena mampu meningkatkan kinerja, efisiensi, dan memberikan competitive advantage bagi organisasi itu sendiri. Insitut Pertanian Bogor secara bertahap telah melakukan perubahan sistem informasinya secara global dengan mengintegrasikan dan memusatkan data seluruh unit dan juga secara bertahap mendigitalisasi proses bisnisnya, Sekolah Bisnis IPB (SB-IPB), sebagai salah satu unit IPB, juga secara bertahap mengikuti regulasi IPB untuk memusatkan datanya pada Sistem Informasi Terintegrasi IPB (SITI). Namun demikian, SB-IPB merasa tetap memerlukan sebuah sistem informasi internal yang dapat menjawab kebutuhan stakeholders akan pelayanan dan data-data internal di Sekolah Bisnis IPB khususnya dalam ruang lingkup dan kebutuhan monitoring dan evaluasi proses bisnis di SB-IPB . Untuk dapat membangun sebuah sistem yang dapat mendukung proses bisnis dan kebutuan suatu organisasi, perlu adanya perencanaan arsitektur (enterprise architecture) sistem informasi yang kemudian dapat menghasilkan sebuah logical blueprint. Terdapat beberapa enterprise architecture framework yang dapat membantu merancang suatu sistem, namun dalam penelitian ini akan digunakan The Open Group Architecture Framework (TOGAF) karena berorientasi pada Process. TOGAF, dengan Architecture Development Method-nya, akan menjadi landasan metode penelitian dengan menggunakan 4 metode arsitektur TOGAF-ADM, yaitu Fase Preliminary, Architecture Vision, Business Architecture, dan Information System Architecture. Perancangan sistem informasi internal juga dibantu menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang merupakan metode perancangan sistem informasi dengan menggunakan model-model berupa use case diagram, activity diagram, dan class diagram. Penelitian diawali dengan perumusan masalah dan tujuan penelitian, yang kemudian dilanjutkan dengan studi pustaka, wawancara, dan observasi sebagai bagian dari fase Preliminary pada TOGAF-ADM. Penelitian kemudian akan dilanjutkan dengan tiga fase TOGAF-ADM selanjutnya yaitu 1) fase Architecture Vision yang akan mendapatkan informasi organisasi yang dirumuskan dalam bentuk visi, misi, dan tujuan serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan; 2) fase Business Architecture yang bertujuan untuk mendeskripsikan arsitektur bisnis saat ini, sasaran, dan menentukan kesenjangan (gap); dan 3) Information System Architecture yang bertujuan untuk menyusun bagaimana arsitektur sistem informasi dibangun dan digunakan oleh organisasi pada Application Architecture dan Data Architecture. Pada fase preliminary didapatkan bahwa terdapat 12 fungsi administrasi bisnis internal di SB-IPB yang menjalankan proses bisnis sesuai sasarannya. Selain itu, dikarenakan SB-IPB merupakan salah satu unit dibawah IPB, sebagian proses bisnisnya menggunakan Sistem Informasi Terintegrasi IPB (SITI). Namun demikian, tetap diperlukan akan sistem informasi internal sebagai pelengkap dari SITI. Pada fase architecture vision didapatkan 1) daftar pemangku kepentingan (stakeholders) yang berkaitan dengan sistem informasi internal seperti pimpinan, dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa di SB-IPB; dan 2) opsi-opsi yang diperlukan dalam business capability assessment untuk mencapai sasaran setiap fungsi bisnis. Pada fase business architecture didapatkan gap analysis yang dilakukan dengan melihat kekurangan yang terdapat pada proses bisnis yang saat ini berjalan pada setiap fungsinya dengan yang diharapkan. Pada fase information system architecture didapatkan 1) target aplikasi dengan menganalisis baseline aplikasi yang ditentukan dalam arsiktektur aplikasi; dan 2) kebutuhan fungsional dan usulan entitas data dalam arsitektur data. Berdasarkan hasil penelitian, 1) sistem informasi internal SB-IPB sangat diperlukan dikarenakan, terlepas dari SITI, belum adanya sistem pencatatan dan pengumpulan data terintegrasi untuk membantu pencapaian sasaran; 2) kebutuhan stakeholders mengharapkan adanya ketersediaan data yang cepat dan proses bisnis yang terintegrasi dalam sistem guna monitoring dan evaluasi; 3) arsitektur sistem informasi internal. Adapun rancangan logic sistem informasi sebagai exercise dari arsitektur yang dibangun telah dibuat menggunakan UML: use case diagram, activity diagram, dan class diagram.