Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Bahan Perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University

Abstract

Proses pengadaan bahan perpustakaan merupakan langkah awal dalam kegiatan perpustakaan. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan cepat dan tepat maka akan berpengaruh terhadap proses selanjutnya sehingga proses alih pengetahuan dari perpustakaan kepada pemustaka akan berjalan dengan lambat. Campur tangan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan perguruan tinggi. Saat ini di Indonesia, khususnya di daerah Jakarta dan sekitarnya, sistem informasi untuk perpustakaan semakin banyak dikembangkan, namun sayangnya pengembangan sistem informasi ini hanya diperuntukkan bagi proses katalogisasi dan sirkulasi bahan perpustakaan, sedangkan proses pengadaan bahan perpustakaan belum dikembangkan secara maksimal. Menurut pengamatan, hanya terdapat tiga perpustakaan perguruan tinggi swasta yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Pelita Harapan, Perpustakaan Universitas Atma Jaya dan Perpustakaan Universitas Bina Nusantara. Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu prototipe sistem informasi berbasis web guna menunjang proses pengadaan bahan perpustakaan di Perpustakaan Swiss German University. Penelitian ini terdiri dari empat tahapan yaitu wawancara dengan tiga kepala perpustakaan perguruan tinggi yang telah menerapkan sistem informasi pengadaan, wawancara dengan semua unit yang terlibat guna menganalisis kebutuhan staf, perancangan prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan dan pengujian prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan. Wawancara internal menunjukkan bahwa hampir seluruh unit yang terlibat merasakan bahwa proses pengadaan bahan perpustakaan memakan waktu lama dan minimnya informasi mengenai status pemesanan bahan perpustakaan tersebut. Berdasarkan kebutuhan semua unit yang terlibat dirancang sebuah prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan yang tidak membutuhkan proses yang lama dalam mengajukan order, menyetujui order dan mengetahui status pemesanan bahan perpustakaan. Hasil pengujian prototipe yang dilakukan oleh semua unit yang terlibat menunjukkan bahwa prototipe sistem informasi pengadaan yang diusulkan lebih baik daripada proses pengadaan dengan cara konvensional karena dapat menghemat waktu dan proses persetujuan pengadaan bahan perpustakaan dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak menghambat proses bisnis. Prototipe sistem informasi pengadaan bahan perpustakaan ini dapat digunakan di unit lain di Swiss German University dan perpustakaan perguruan tinggi swasta yang lain sesuai dengan kebutuhan