Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi di Dinas Pertanian Gianyar Menggunakan COBIT 2019

Abstract

E-government adalah penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan ketatanegaraan untuk mempercepat dan mengintegrasikan alur dan proses kerja, mengelola data dan informasi secara efektif, dan meningkatkan pelayanan publik. Dinas Pertanian Gianyar memiliki tugas pokok untuk membantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang pertanian. Salah satu tujuan Dinas Pertanian Gianyar adalah untuk meningkatkan pelayanan di bidang pertanian. Salah satu sasaran yang ingin dicapai adalah meningkatkan kapasitas kinerja dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Tata kelola yang baik dalam penggunaan layanan TI akan memberikan peningkatan kemampuan dalam memproses pengelolaan informasi dan pelayanan kepada publik, peningkatan efisiensi, dan akuntabilitas serta dipercaya dapat mempengaruhi seluruh kinerja organisasi. Penerapan TI pada suatu organisasi tidak selalu berjalan sesuai yang diharapkan. Penerapan TI di satu sisi memberikan manfaat serta keuntungan yang luar biasa bagi organisasi namun di sisi lain, penerapan TI juga dapat menimbulkan risikorisiko yang dapat merugikan organisasi. Jika risiko TI tidak dikelola dengan baik, TI dapat mengakibatkan terganggunya operasional organisasi menjadi tidak optimal dan dapat mengakibatkan penurunan kualitas organisasi. Evaluasi tata kelola TI bertujuan untuk meningkatkan keuntungan penggunaan teknologi informasi secara optimal dan dapat mampu mengelola resikonya. COBIT 2019 merupakan standar framework yang dinilai lengkap dan komprehensif dalam melakukan evaluasi tata kelola TI suatu organisasi. Terdapat lima tahapan pada penelitian ini, yaitu menentukan lingkup awal tata kelola dan manajemen (initial scope), penyempurnaan lingkup tata kelola dan manajemen (refined scope), penilaian tingkat kapabilitas proses, penentuan nilai gap, dan pembuatan rekomendasi. Pada tahapan menentukan lingkup awal tata kelola dan manajemen (initial scope) menggunakan faktor desain 1 sampai 4 yaitu strategi organisasi, tujuan organisasi, profil risiko TI, dan permasalahan terkait TI, didapatkan satu proses yang menjadi prioritas tertinggi atau memiliki skor ≥ 75 yaitu MEA03 (Managed Compliance with External Requirements). Pada tahapan penyempurnaan lingkup tata kelola dan manajemen (refined scope) menggunakan seluruh faktor desain yaitu tujuan organisasi, profil risiko TI, permasalahan terkait TI, lanskap ancaman TI, persyaratan kepatuhan, peran TI, model sumber daya TI, metode implementasi TI, strategi adopsi TI, dan ukuran organisasi. Tahapan penyempurnaan lingkup tata kelola dan manajemen (refined scope) mendapatkan tiga proses yang menjadi prioritas tertinggi atau memiliki skor ≥ 75 adalah MEA03 (Managed Compliance with External Requirements), BAI04 (Managed Availability & Capacity), dan EDM03 (Ensured Risk Optimization). Hasil penilaian tingkat kapabilitas pada proses MEA03, BAI04, dan EDM03 baru mencapai tingkat kapabilitas level 1. Dinas Pertanian Gianyar mengharapkan dapat tercapainya tingkat kapabilitas level 2 pada setiap proses yang dievaluasi. Hal ini menyebabkan terdapat nilai gap sebesar 1 yang artinya Dinas Pertanian Gianyar masih perlu melakukan serangkaian aktivitas dasar pada proses yang diukur agar dapat tercapainya tujuan dari proses tersebut karena terdapat aktivitas dasar yang masih belum lengkap dilakukan. Untuk menghilangkan gap tersebut, maka diperlukan adanya rekomendasi agar dapat dimanfaatkan oleh Dinas Pertanian Gianyar sebagai panduan untuk mencapai level yang diinginkan sekaligus untuk menghilangkan gap tersebut. Rekomendasi telah dibuat berdasarkan aktivitas-aktivitas yang belum dilakukan oleh Dinas Pertanian Gianyar. Setelah rekomendasi diterapkan, tingkat kapabilitas pada setiap proses yang dievaluasi diharapkan dapat meningkat menjadi level 2 dan menghilangkan gap tersebut.

E-government is the use and utilization of information technology in state administrative management to accelerate and integrate workflows and processes, manage data and information effectively, and improve public services. The Gianyar Agriculture Office has the main task of assisting regional heads in administering government in the agricultural sector. One of the goals of the Gianyar Agriculture Office is to improve services in the agricultural sector. One of the targets to be achieved is to increase performance capacity and accountability for bureaucratic performance. Good governance in the use of IT services will provide increased capability in processing information management and services to the public, increasing efficiency, and accountability, and is believed to affect all organizational performance. The application of IT in an organization does not always go as expected. The application of IT on the one hand provides extraordinary benefits and advantages for the organization but on the other hand, the application of IT can also pose risks that can be detrimental to the organization. If IT risks are not managed properly, IT can result in disrupted organizational operations that are not optimal and can result in a decrease in organizational quality. Evaluation of IT governance aims to increase the benefits of optimal use of information technology and be able to manage the risks. COBIT 2019 is a standard framework that is considered complete and comprehensive in evaluating an organization's IT governance. There are five stages in this study, are determining the initial scope of governance and management (initial scope), refinement the scope of governance and management (refined scope), assessing the level of process capability, determining gap values, and making recommendations. At the stage of determining the initial scope of governance and management (initial scope) using design factors 1 to 4, are organizational strategy, organizational goals, IT risk profile, and IT-related issues, one process is obtained which is the highest priority or has a score ≥ 75, is MEA03 (Managed Compliance with External Requirements). The refinement scope of governance and management (refined scope) uses all design factors, are organizational goals, IT risk profile, IT-related issues, IT threat landscape, compliance requirements, the role of IT, model of IT resources, methods of IT implementation, IT adoption strategy, and organizational size. The refinement of governance and management scope (refined scope) get three processes that are the highest priority or have a score ≥ 75 are MEA03 (Managed Compliance with External Requirements), BAI04 (Managed Availability & Capacity), and EDM03 (Ensured Risk Optimization). The results of the capability level assessment in the MEA03, BAI04, and EDM03 processes have only reached level 1 capability. The Gianyar Agriculture Office expects level 2 capability to be achieved in each process evaluated. This causes a gap value of 1, which means that the Gianyar Agricultural Office still needs to carry out a series of basic activities in the process being measured so that the goals of the process can be achieved because there are basic activities that are still incomplete. To eliminate this gap, a recommendation is needed so that it can be utilized by the Gianyar Agriculture Office as a guide to reach the desired level as well as to eliminate this gap. Recommendations have been made based on activities that have not been carried out by the Gianyar Agriculture Office. After the recommendations are implemented, the capability level in each evaluated process is expected to increase to level 2 and eliminate the gap.