Meningkatkan Pelayanan Publik Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil melalui Pengembangan Repositori Arsip

Abstract

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) mempunyai bagian Unit Pengelola Dokumen Administrasi Kependudukan (UPDAK) yang menjalankan tugas pengarsipan dokumen kependudukan sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2012 mengelola sebanyak 117 jenis dokumen pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2010 dokumen pendaftaran penduduk meliputi pendaftaran biodata penduduk, kartu keluarga, kartu tanda penduduk, pindah datang, dan pelintas batas. Dokumen pencatatan sipil meliputi pencatatan kutipan akta kelahiran, lahir mati, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak, pengangkatan anak, pengesahan anak, status kewarganegaraan, dan akta pencatatan sipil. Dalam upaya mengikuti perkembangan teknologi informasi, Disdukcapil mengembangkan sistem informasi berupa sistem informasi administrasi kependudukan yang berfungsi untuk pengelolaan informasi administrasi kependudukan yang mencatat data-data pendaftaran penduduk dan pecatatan sipil sebagaimana terdapat pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2011, tetapi belum ada kemampuan untuk mengarsipkan. Kegiatan pengelolaan arsip pada Disdukcapil masih konvensional meliputi belum adanya alih media arsip, pencarian arsip belum menerapkan teknologi informasi, penataan arsip belum menggunakan klasifikasi arsip, penyimpanan arsip belum tertata dengan rapi, penyusutan dan pelaporan arsip membutuhkan waktu lama. Pengelolaan arsip tersebut mengalami kendala dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan. Apabila pengelolaan arsip dibiarkan terus menerus, maka akan terjadi penumpukkan arsip dan sulit dalam temu kembali arsip secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem arsip yang dapat melakukan pengelolaan dan pelayanan arsip secara elektronik yakni berupa sistem repositori arsip digital. Adanya sistem repositori arsip digital ini merupakan salah satu keikutsertaan Jakarta dalam mendukung perencanaan smart city pada pilar smart governance yang memberikan kemudahan di instansi pemerintah terutama memberikan pelayanan publik yang dilakukan secara terpusat dengan sistem pelayanan yang sudah terintegrasi. Penelitian ini bertujuan menganalisis proses bisnis kearsipan pada Disdukcapil di Indonesia dan membangun sistem repositori arsip digital yang akan mempermudah dalam proses temu kembali arsip di Disdukcapil Jakarta. Manfaat penelitian yakni untuk mengetahui proses bisnis kearsipan Disdukcapil di Indonesia, mempermudah pengelolaan arsip dan mendukung pelayanan publik di Disdukcapil Jakarta. Sampel yang digunkanan untuk analisis proses bisnis kearsipan di Indonesia yakni 5 kabupaten/kota yang meraih penghargaan sebagai Disdukcapil terbaik 2018 berdasarkan hasil evaluasi Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KepMenPANRB) Tahun 2017. Pengumpulan data dilakukan menggunakan kuesioner melalui via telepon. Metode yang digunakan dalam merancang sistem adalah model prototyping yang terdiri dari tahap komunikasi, perencanaan cepat, pemodelan perancangan cepat, pembangunan prototipe, serta penyebaran, pengiriman, dan umpan balik. Tahap komunikasi dilakukan wawancara dengan stakeholder Disdukcapil Jakarta yakni kepala UPDAK. Hasil wawancara berupa proses bisnis kearsipan akan dilakukan analisis yang bertujuan untuk menghasilkan skema kegiatan pengelolaan arsip dan skema klasifikasi arsip yang berfungsi sebagai pedoman penataan arsip agar arsip dapat tersimpan secara terstruktur dan mudah dalam temu kembali arsip. Tahap pengujian pada iterasi I menggunakan pengujian black-box, sedangkan pada tahap pengujian iterasi II menggunakan kuesioner. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses bisnis kearsipan di Disdukcapil Indonesia yang meliputi penciptaan, pelayanan, penataan, penyimpanan, penyusutan dan pelaporan perlu ditingkatkan lagi. Upaya peningkatan pelayanan publik dapat dilakukan dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi khususnya pada Disdukcapil. Pengembangan sistem repositori arsip digital di Disdukcapil Jakarta dilakukan dengan metode prototyping sebanyak dua kali iterasi. Fungsi utama dari sistem ini adalah pengolahan arsip digital, eksport/import data arsip, peminjaman arsip, pencarian arsip serta pelaporan data arsip. Sistem ini merubah proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi digital. Hasil pengujian sistem dengan karakteristik responden menurut jenis kelamin yang didominasi oleh laki-laki sebesar 60% dan menurut usia paling banyak adalah rentang usia 21-30 tahun yaitu 60%. Lama bekerja responden antara 1-10 tahun atau sebanyak 70% dan 21-30 tahun sebanyak 30%. Sedangakan latar belakang pendidikan formal 50% dari responden adalah lulusan strata satu. Hasil pengujian menggunakan mean opinion score (MOS) menunjukkan hasil tampilan sistem (4.5), kelengkapan menu sistem (4.3), kemudahan menggunakan sistem (4.5), keamanan sistem (4.1), kecepatan akses (4.4), manfaat sistem (4.9) dan ketertarikan menggunakan sistem sebesar 4.4. Hasil itu menunjukan bahwa sistem yang dibuat sudah baik dan bermanfaat bagi pengguna.