Analisis Tingkat Kematangan Proses Digitalisasi Koleksi Buku Langka Perpustakaan Nasional RI Menggunakan COBIT 4.1

Abstract

Digitalisasi yang dilakukan di perpustakaan adalah bukti bahwa penyebaran dan penerapan teknologi informasi (TI) sudah menyebar ke berbagai bidang. Perpustakaan Nasional RI (Perpusnas RI) juga melakukan digitalisasi koleksinya, terutama terhadap koleksi langka. Digitalisasi di Perpusnas RI merupakan proses yang panjang, mulai dari proses seleksi koleksi, klarifikasi hak cipta, pemeriksaan kondisi fisik koleksi, pembuatan data dokumen bibliografi, proses scanning/alih media, konversi file, editing dan pemberian watermark, kompilasi file, input metadata, sampai upload file digital. Sejak tahun 2001, belum pernah dilakukan evaluasi terhadap proses digitalisasi tersebut, sementara evaluasi penting karena Perpusnas RI aktif dalam melakukan digitalisasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja proses digitalisasi dan menganalisis tingkat kematangannya menggunakan Control Objectives for Information and Related Technology 4.1 (COBIT 4.1.) yang menyediakan pedoman dan arahan yang lengkap. Obyek dalam penelitian ini adalah proses digitalisasi, khususnya digitalisasi koleksi buku langka. Data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh melalui metode wawancara dengan 3 responden dan kuesioner dari 8 responden yang merupakan pihak-pihak yang memiliki wewenang dalam hal kebijakan dan mereka yang terlibat langsung atau bertanggung jawab dalam proses digitalisasi. Selain itu digunakan juga data sekunder berupa jurnal lokal dan internasional terkait proses digitalisasi dan COBIT 4.1., dokumen perencanaan, petunjuk teknis/pedoman teknis, laporan-laporan, dan dokumen lain yang merupakan produk kerja Perpusnas RI. Tingkat kematangan diperoleh dengan melakukan pemetaan, mulai dari pemetaan Tujuan Perpusnas RI terhadap Tujuan COBIT 4.1., sampai pemetaan terhadap Proses TI COBIT 4.1. Pemetaan menghasilkan sembilan dari 34 proses TI dalam COBIT 4.1 yang selanjutnya dibuat kuesioner. Pembuatan kuesioner dan penghitungannya menggunakan Maturity Model COBIT 4.1 dan model Pederiva (2003). Hasil penelitian menunjukkan nilai rata-rata tingkat kematangan sembilan proses TI adalah 2.89 dari indeks kematangan 0-5. Nilai tersebut menunjukkan bahwa proses digitalisasi ada di level 3, yaitu defined, artinya proses digitalisasi sudah dilakukan dengan cukup baik dan prosesnya sudah baku, hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang menyatakan bahwa kontrol terhadap proses digitalisasi sudah dilakukan, sudah ada pengawasan dan evaluasi meskipun belum maksimal. Namun pengelolaan kualitas dan proses pengawasan serta evaluasi kinerja TI yang memiliki nilai terendah 2.73 perlu ditingkatkan dengan melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja yang terjadwal dengan baik dan dengan SDM yang memadai dalam pelaksanaan kegiatan proses digitalisasi, sehingga tercapai peningkatan kualitas proses digitalisasi dan kualitas SDM. Berdasarkan hasil penelitian dapat dikatakan bahwa secara umum kinerja proses digitalisasi sudah dapat memenuhi tujuan dan sasaran Perpusnas RI, sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Transformasi Digital Perpusnas RI.