Tingkat Kematangan Sistem Informasi Manajemen Aset (Sima) Institut Pertanian Bogor Versi Beta Menggunakan Cobit 4.1

Abstract

Pengelolaan aset mempunyai peran strategis pada peningkatan pendapatan dan daya saing organisasi aset, jika dikelola secara profesional dan berbasis Teknologi Informasi (TI) akan berpengaruh langsung terhadap reputasi suatu organisasi, termasuk pengelolaan aset pada Perguruan Tinggi (PT) sebagai organisasi nirlaba. Siregar (2004) menyatakan pemanfaatan dan pengelolaan aset yang tidak optimal akan berdampak negatif terhadap nilai kemanfaatan potensial yang dapat diperoleh aset itu sendiri. Pengelolaan aset memiliki tahapan-tahapan dalam pelaksanaannya, salah satu tahapan pentingnya adalah penginventarisasian aset yang baik. Proses pemisahan aset dari yang semula dikelola oleh Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) menjadi Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) IPB Versi Beta yang dibuat oleh manajemen IPB. Menururt Quertani et al. (2008), manajemen aset merupakan proses pengorganisasian, perencanaan dan pengawasan terhadap pengelolaan aset untuk mengoptimalkan potensi service delivery dan meminimalkan resiko atau cost yang berkaitan dengan usia hidup aset dengan menggunakan aset-aset intangible seperti aplikasi pengambilan keputusan berbasis knowledge dan proses bisnis, dan dinyatakan juga oleh O'Brien (2008). yang menjelaskan Sistem informasi manajemen adalah suatu kombinasi teratur yang terdiri dari brainware, hardware, software, netware, dan dataware yang mengelola informasi dalam sebuah organisasi. Pemisahan aset ini merupakan sebuah wujud kemandirian IPB sebagai PTNbh yang memiliki kewenangan otonomi dalam pengelolaan aset yang sudah dipisahkan dari kekayaan negara berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 66 Tahun 2013 Tentang Statuta IPB sebagai PTNbh dan Peraturan Pemerintah nomor 26 Tahun 2015 Tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan PTNbh. Berubahnya status IPB dari PT Badan Layanan Umum (BLU) menjadi Perguruan Tinggi Negeri badan hukum (PTNbh), maka pengelolaan aset pun berubah menjadi kekayaan negara yang dipisahkan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) nomor 178/KMK.06/2016 dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 070/M/2016. Aplikasi SIMA IPB Versi Beta adalah suatu program aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses pengelolaan aset di lingkungan IPB berbasis web yang bertujuan untuk menyelaraskan penerapan kebijakan pengelolaan aset sesuai dengan ketentuan yang berlaku. SIMA Versi Beta ini perbaikkan dari versi sebelumnya, tetapi masih terdapat kesalahan (bug). SIMA Versi Beta ini diuji coba kepada unit kerja dilingkungan IPB untuk mendapatkan feedback agar bisa diketahui kesalahan (bug) yang ada di SIMA tersebut, dan diperbaiki lagi untuk pengembangan kedepannya. Penerapan TI dalam pengelolaan aset harus disesuaikan dengan kebutuhan institusi untuk mencapai tujuan tersebut, dimana diperlukan suatu perencanaan dan implementasi teknologi informasi yang selaras dengan perencanaan dan strategi bisnis organisasi yang telah didefinisikan. Penerapan TI yang selaras dengan tujuan institusi tersebut tercapai apabila didukung oleh sistem tata kelola yang baik (IT Governance) yang dimulai dari tahap perencanaan, implementasi dan evaluasi. Agar layanan TI berjalan sesuai dengan yang diharapkan, perlu ditunjang dengan tata kelola TI. Salah satu standar untuk mendukung tata kelola TI adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) yang dibuat oleh Information Systems Audit and Control Association (ISACA), dan IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1992, ITGI (2007). Penelitian ini menggunakan data primer berasal dari kuesioner tentang penerapan teknologi informasi pada uji coba SIMA IPB yang diperoleh dari responden sebagai pengelola aset di IPB dan data sekunder yang digunakan sebagai pelengkap analisis berupa dokumen terkait pengelolaan aset IPB. Pengolahan data menggunakan MS. Excel dengan menggunakan skala Guttman dikonversi dari nilai 0 sampai dengan 5, dan disimpulkan berdasarkan spider chart. Metode penarikan sampel menggunakan teknik purposive sampling dan wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang ada didalam kuesioner, serta observasi untuk memperkuat hasil. Hasil penelitian menunjukkan tingkat kematangan TI SIMA IPB Versi Beta berada pada level 4 (Managed) dengan nilai indeks kematangan rata-rata 3.55 dan nilai kesenjangan/Gap 0.84, untuk domain PO pada level 4 (Managed), domain Al pada level 3 (Defined), domain DS pada level 4 (Managed) dan domain ME pada level 4 (Managed). Hal ini berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung dengan rekomendasi perbaikannya ditekankan pada peningkatan implementasi SIMA IPB Versi Beta harus available oleh manajemen IPB dan pengelola aset di lingkungan IPB, perlu dipertahankan dan ditingkatkan hingga bisa mencapai pada level 5 (optimised) yaitu dengan menjalankan dan menerapkan Best practices untuk proses pengelolaan SIMA IPB Versi Beta.