Evaluasi Kesiapan Implementasi Sistem Informasi Pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Luar Negri Republik Indonesia (Studi Kasus: Implementasi Emloyee Self Service Sebagai Sistem Informasi Pada Modul Data Prestasi dan Kinerja Pegawai)

Abstract

Institusi pemerintah seperti Deplu telah melakukan berbagai upaya reformasi terhadap birokrasi internal maupun eksternalnya. Birokrasi internal berkaitan dengan pertukaran informasi dalam organisasi untuk mencapai keputusan-keputusan diantaranya yang berkaitan dengan kepegawaian. Ini memerlukan suatu sistem yang mampu mengelola informasi kepegawaian agar mendukung pembuatan keputusan yang cepat dan objektif. DPKP (Data Prestasi dan Kinerja Pegawai) adalah sub-sistem yang dapat mendukung keperluan yang bertugas mengelola data dan informasi kepegawaian tersebut. Dalam pengembangannya masih banyak yang dapat diperbaiki pada sub-sistem ini. Karena kebutuhan reformasi birokrasi dan potensi pengembangan yang dimilikinya, suatu konsep yang disebut Employee Self-Service atau ESS dapat memotong prosedur yang dibutuhkan dalam pengiriman data dan informasi kepegawaian, dan pada akhirnya pengambilan keputusan. Menerapkan ESS berarti menerapkan suatu perubahan organisasional yang berdampak terhadap cara kerja pegawai dalam bekerja dengan data dan informasi kepegawaian. Perubahan seperti ini membutuhkan persiapan terlebih dahulu yang dapat berupa evaluasi tingkat kesiapan implementasi perubahan Sistem Informasi (SI). Tujuan penelitian adalah menggunakan salah satu proses Cobit (Control Objectives for Information and Related Technologies) untuk melakukan penilaian tingkat kesiapan terhadap berbagai implementasi SI Deplu yang mendukung pengelola Si melaksanakan berbagai perubahan yang diperlukan sehingga sub-sistem DPKP dapat diakses oleh setiap pegawai. Tujuan kedua adalah melengkapi hasil penilaian Cobit pada tujuan pertama dengan melakukan penilaian tingkat kesiapan pegawai dalam menerima perubahan-perubahan yang dapat terjadi bila masing-masing pegawai nantinya diharuskan mengakses sub-sistem DPKP untuk memperoleh data dan layanan kepegawaian. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif. Data yang didapat dari wawancara dengan responden ahli mengenai tingkat kesiapan proses A16 adalah berupa daftar pilihan jawaban terhadap 68 pertanyaan mengenai kondisi proses pengelolaan perubahan SI berdasarkan proses A16 (Manage Change) milik Cobit. Pertanyaan-pertanyaan ini terbagi dalam 4 kelompok variabel dan memiliki nilai untuk jawaban yang diberikan. Nilai tiap jawaban kemudian dirata-ratakan menurut kelompok variabelnya untuk kemudian diberi bobot yang sesuai dengan nilai tersebut. Bila terdapat bobot rata-rata yang dibawah 3 untuk suatu variabel, maka variabel tersebut digolongkan sebagai salah satu variabel proses A16 yang cenderung tidak siap untuk mendukung perubahan. Data pengukuran persepsi berasal dari pemilihan jawaban menggunakan skala likert 1-6 mengenai 22 pertanyaan yang diambil dari OCRS (Organizational Change Resistance Scale). Tiap pertanyaan tersebut dijawab menggunakan pilihan ....dst.