Perancangan Sistem Perencanaan Sumber Daya Produksi Pada Pt. Fajar Taurus

Abstract

Perencanaan produksi adalah bagian sistem produksi dalam manufaktur. Dalam perencanaan produksi terdapat tiga kendala utama, yaitu bahan baku, modal dan tenaga kerja yang sering bermasalah. Tidak terkecuali di PT. Fajar Taurus yang menempatkan ketiga kendala sebagai bagian yang berdiri sendiri. Di mana masing-masing departemen menangani kendala secara sendiri-sendiri. Akibatnya perencanaan hingga penyelesaian produk akhir kurang sesuai harapan manajemen perusahaan. Penyelesaian secara menyeluruh merupakan solusi yang paling baik di gunakan. Hal ini disebabkan oleh ketiga kendala tersebut merupakan sistem yang berkaitan. Penyelesaian menyeluruh dapat dilakukan dengan cara mengembangkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang belum ada. Sistem yang memberikan informasi menyeluruh dan solusi yang cepat. Permasalahan yang terjadi pada PT. Fajar Taurus dalam menjalankan fungsi bisnisnya, diduga terletak pada perencanaan sumber daya produksi yang terdiri atas bahan baku, modal dan tenaga kerja. Di mana masing-masing kendala berdiri sendiri. Oleh karena itu diperlukan sistem yang menyatukan kendalanya. Tujuan yang ingin dicapai, sebagai berikut (1) Menganalisis dan memililih model-model terbaik yang digunakan dalam sistem perencanaan produksi, meliputi: peramalan, rencana produksi, kebutuhan tenaga kerja, jumlah produksi, perhitungan upah langsung, kebutuhan bahan baku, biaya pemakaian bahan baku, perhitungan Biaya Overhead Pabrik (BOP) dan perhitungan Harga Pokok produksi (HPP), (2) Merancang sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang melibatkan departemen pemasaran, produksi, bagian gudang, HRD dan finansial dan (3) Merumuskan strategi implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di PT. Fajar Taurus. Ruang lingkup penelitian ini, lokasi di PT. Fajar Taurus, Jalan Raya Bogor-Cijantung No. 40 Jakarta Timur. Penelitian dilakukan mengikuti pola magang selama dua bulan dari Maret sampai April 2006. Ruang lingkup pembahasan dibagi dua, yaitu pertama analisa dan memilih model perencanaan produksi pada produk Susu Coklat Plastik 175 ml (SCP 175 ml), kedua analisa pengembangan sistem informasi. Pendekatan penelitian menggunakan metode deskripsi dan pengembangan sistem ERP. Tujuannya memberikan gambaran secara sistematis, aktual dan akurat mengenai alur data yang terjadi di perusahaan dan menciptakan rancangan sistem ERP. Metode pengembangan sistem ini terdiri atas perencanaan, spesifikasi, analisis, desain dan implementasi. Pemodelan ERP memerlukan beberapa model sebagai rancangannya. Beberapa metode dipilih untuk menentukan model terbaik sebagai pemodelan sistem ERP. Data yang digunakan, yaitu SCP 175 ml. Masing-masing model yang dihasilkan selanjutnya dibandingkan dengan metode perusahaan. Model ramalan terpilih adalah Double exponential smoothing with linear trend karena diperoleh nilai MSE yang terkecil, sebesar 233 ×10 dan masih berada pada batas kendali tracking signal. Model ramalan memperoleh jumlah permintaan tahun 2006 sebanyak 338.481 kemasan, lebih sedikit dibandingkan metode perusahaan sebanyak 355 389 kemasan. Model selanjutnya adalah rencana produksi metode chase strategy, diperoleh jumlah produksi sebesar 59.278,63 liter dan persediaan. akhir sebesar 336,00 liter sesuai paraméternya sedangkan metode perusahaan berada diluar parameternya, sebesar 350,00 liter per bulan. Model selanjutnya jadwal produksi induk yang terbagi menjadi tiga analisa, menentukan kebutuhan tenaga kerja, upah langsung dan menentukan tingkat produksi. Metode yang digunakan adalah koefisien manajemen, di mana hasil yang diperoleh masing- masing perhitungan lebih sedikit dan efisien dibandingkan dengan metode perusahaan. Kebutuhan tenaga kerja yang diperoleh sebanyak 2.297 orang dengan tingkat produksi sebesar 59.315,00 liter. Upah langsung berdasarkan jam kerja, diperoleh biaya dalam satu tahun sebesar Rp. 9.972.278,00 lebih kecil dibandingkan metode perusahaan. Model selanjutnya menghitung kebutuhan bahan baku yang direncanakan dan menghitung biaya pemakaiannya. Model perencanaan bahan berdasarkan struktur produknya diperoleh jumlah pemakaian masing-masing bahan, yaitu: 53,822,54 liter susu segar, 605,01 kg coklat powder, 4,15 kg recodan, 4.235, 10 kg gula pasir, 29,66 kg garam, 593,15 kg plastik kemasan polos dan 23,73 kg lebel tawar 175 ml dengan total biaya pemakaian Rp. 141.547.536,55. Masing-masing pemakaian bahan dan hiaya produksi setelah dibandingkan ternyata lebih rendah daripada metode perusahaan. Perhitungan BOP diperlukan sebagai masukkan dalam perhitungan HPP. Biaya overhead yang diperoleh sebesar Rp. 44.989.560,83 lebih rendah dibandingkan BOP metode perusahaan mericapai Rp. 54.608.765,51 Model terakhir yang dikembangkan adalah HPP SCP 175 ml. Hasil yang diperoleh Rp. 580,84 per kemasan lebih rendah dari HPP metode perusahaan sebesar Rp. 621,03 per kemasar. Perancangan sistem ERP dikembangkan dalam suatu paket program komputer. Untuk basis model digunakan Microsoft Excel dan QSB, sedangkan untuk basis cata digunakan Microsoft Access 2003. Konfigurasi model pada sistem yang dibuat dan dirancang sesuai dengan struktur sistem yang ada pada PT Fajar Taurus, sedangkan untuk rancang model dirumuskan formulasi matematis. Rancangan program ERP, terdiri atas empat bagian sistem utama pengolahan terpusat, basis data, manajemen dialog dari manajemen basis model. Pengernbangan sistem informasi perusahaan terbagi menjadi dua strategi. yaitu implementasi dan verifikasi. Strategi implementasi terbagi menjadi: integrasi sistem, sosialisasi sistem dan membangun komunitas. Integrasi sistem berdasarkan hasil penelitian belum terdapat hubungan dari masing-masing departemen. Sosialisasi sistem, yaitu menyosialisasikan sistem yang telah dibuat kepada para pengguna. Membangun komunitas dengan mengkoordinasi masing- masing departemen sehingga tercipta kerjasama untuk memberikan informasi. Strategi verificasi terbagi atas tiga, yaitu data, model dan komunikasi. Verifikasi data dilakukan dengan cara kemudahan mengubah basis data. Verifikasi model, memastikan model dapat berjalan dalam sistem dan verifikasi komunikasi, kemudahan menggunakan sistem serta tampilan yang menarik pengguna. Tindak-lanjut hasil penelitian, terdapat implikasi manajerial yang dapat disampaikan. Pertama, metode peramalan yang digunakan perusahaan kurang tepat. Upaya yang perlukan, analisa lebih lanjut menggunakan model peramalan Double exponential smoothing with linear trend. Kedua, perhitungan kebutuhan tenaga kerja perusahaan melebihi parameter. Upaya yang diperlukan, mengurangi jumlah tenaga kerja sesuai dengan tingkat produksi yang direncanakan menggunakan metode koefisien manajemen. Ketiga, perhitungan tingkat produksi perlu dipertirabangkan karena terdapat sisa produksi pada bulan pertama dan kedua. Upaya yang diperlukan, perusahaan harus menambah jam produksinya. Upaya lainnya, menambahkan sisa produksi mencapai batas minimum mesin berproduksi serta mencari konsumen yang membeli kelebihan produksi. Keempat, metode perusahaan memperoleh Harga Pokok Produksi (HPP) lebih tinggi. Upaya yang diperlukan, perbaikan menyeluruh pada perencanaannya mulai ramalan sampai dengan biaya produksi. Kelima, perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan. Lipaya yang diperlukan mengganti perangkat lunak dengan program yang sesuai dengan kebutuhan. Upaya lainnya, membangun sistem yang sesuai dengan software yang ada. Keenam, perangkat keras yang digunakan. Upaya yang dilakukan, sementara menggunakan perangkat keras lama, dalam pelaporan informasinya menggunakan hasil cetakan masing-masing departemen. Ketujuh, manusia yang kurang terampil memerlukan pelatihan. Kedelapan, basis data belum terorganisasi dengan baik. Upaya yang dilakukan mengorganisir kembali datanya ke dalam sebuah basis data yang teratur. Berdasarkan analisa di atas, dapat ditarik beberapa kesimpulan. Pertama, pemodelan ERP menghasilkan beberapa model untuk menganalisis rencana produksi diantaranya a. Model ramalan adalah Double exponential smoothing with linear trend, b. Model chase strategy merupakan model paling tepat digunakan karena sesuai parameter, e. Pendekatan koefisien manajemen menganalisis kebutuhan tenaga kerja dan jumlah produksinya, masing-masing perhitungan menunjukkan kebutuhan tenaga kerja dan jumlah produksi lebih sedikit dan erisien dibandingkan dengan metode perusahaan, d. Model rencana kebutuhan bahan menghasilkan kebutuhan yang lebih sedikit dibanding metode perusahaan, begitu pula BOP metode perusahaan lebih tinggi dibandingkan hasil perhitungan dan e. HPP berdasarkan perhitungan menghasilkan harga produk lebih rendah bila dibandingkan dengan metode perusahaan. Kedua, rancangan sistem ERP, terbagi atas empat bagian utama, yaitu a. Pengolahan terpusat berfungsi untuk mengatur interaksi antara sistem manajemen basis data, manajemen cialog dan manajemen basis model, b. Basis data, merupakan kumpulan data dan informasi, c. Dialog, sebagai fasilitas penghubung pengguna dengan sistern dan d. Basis model, dirancang dari beberapa model yang terintegrasi. Ketiga, Sistem informasi di PT. Fajar Taurus belum terintegrasikan antar departernen. Oleh karena itu, diperlukan strategi dalam pengembangannya yaitu strategi implementasi dan verifikasi. Saran atas penelitian, sebagai berikut: 1) Kebutuhar informasi dalam kegiatan produksi yang mudah dipahami dari masing-masing departemen, saat ini sangat diperlukan. 2) Sistem ini memerlukan pengkajian lebih mendalam dengan melengkapi analisanya. 3) Untuk menjaga kelangsungan hidup sistem, peran aktif pengguna mutlak diperlukan. 4) Dibutuhkan pelatihan, agar memahami penggunaan sistemnya. 5) Implementasi dan verifikasi perangkat lunak perlu dilakukan secara berkesinambungan. 6) Sistem yang dirancang hanya dapat digunakan untuk produk SCP 175 ml. Dan 7) Peramalan sebaiknya menggunakan data lebih dari 12 bulan.