Pengukuran Kinerja Menggunakan Balanced Scorecard : Studi Kasus Pt. Yummy Food Utama

Abstract

Pada umumnya keberhasilan perusahaan diukur melalui ukuran kinerja keuangan. Namam disadari kemudian keberhasilan yang dilihat dari kinerja keuangan tidaklah memberikan gambaran utuh mengenai kemampuan perusahaan dalam bersaing dan terus menghasilkan profit baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini disebabkan karena keberhasilan kinerja keuangan merupakan hasil dari kinerja berbagai elemen lain dalam perusahaan yang seringkali lebih sulit diukur atau intangible. PT. Yummy Food Utama sebagai salah satu perusahaan perintis yang memproduksi produk turunan susu berupa soft fresh cheese, yaitu keju, krim dan yoghurt, akan menghadapi persaingan yang semakin ketat dimasa depan. Selain bersaing dengan produk-produk import sejenis, PT. Yummy Food Utama juga akan bersaing dengan produk-produk lokal seiring tumbuhnya berbagai produk turunan susu didalam negeri. Kesadaran akan kompetisi bisnis yang semakin ketat ini membuat PT. Yummy Food Utama perlu menyiapkan diri dan memperbaiki kinerja manajemen di berbagai bidang terutama dalam menghadapi era perdagangan bebas dimana produk-produk import akan lebih leluasa membanjiri pasaran dalam negeri dengan harga yang lebih murah. Permasalahan awal yang dihadapi pada PT. Yummy Food Utama adalah belum adanya suatu pemetaan kondisi berupa analisa kinerja perusahaan selain kinerja keuangan yang ada sekarang dalam menunjang pencapaian visi, misi perusahaan ataupun target bisnis yang ditentukan. Permasalahan berikutnya adalah pada sulitnya mengukur kontribusi dari suatu kinerja yang telah dirumuskan terhadap keberhasilan perusahaan. Perumusan manajemen stratejik maupun strategi marketing perusahaan sebelum dapat diimplemantasikan membutuhkan pendukung sistem informasi sebagai alat manajemen sehingga usulan strategi dapat diimplementasikan dalam suatu action plan yang terukur dan dapat dikelola secara baik. Berdasarkan hal tersebut, PT. Yummy Food Utama rumusan masalah yang dihadapi dalam merancang alternatif penilaian kinerja sebagai bagian dari manajemen stratejik perusahaan, adalah 1) Bagaimana strategi bisnis perusahaan dipahami dan diterjemahkan dalam sistem penilaian kinerja perusahaan?; 2) Apa saja Key Performance Indicator (KPI) dan Scorecard sebagai ukuran kinerja yang tepat dalam mendorong kinerja perusahaan keseluruhan?; dan 3) Bagaimana rumusan sistem penilaian kinerja yang efektif yang dapat memotivasi pencapaian tujuan stratejik perusahaan?. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka tujuan dari geldikarya ini adalah 1) Mengkaji sistem penilaian kinerja yang telah dilakukan oleh PT. Yummy Food Utama untuk mendukung strategi bisnis perusahaan, 2) Merumuskan Key Performance Indicator (KPI) dalam Peta Strategi (Strategy Map) perusahaan sebagai Scorecard yang efektif dalam mendorong pencapaian kinerja perusahaan keseluruhan, dan 3) Merekomendasikan sistem penilaian kinerja perusahaan yang efektif sebagai bagian dari rumusan manajemen stratejik perusahaan Metode yang digunakan dalam geladikarya ini adalah dengan metode Balanced scorecard dengan pendekatan studi kasus. Pendekatan tersebut bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan sehingga memperoleh gambaran kinerja PT Yummy Food Utama dalam penetapan sistem penilaian kinerja secara luas guna menunjang strategi bisnis perusahaan. Data yang digunakan berupa data primer dan sekunder. Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara observasi, wawancara dengan bagian-bagian fungsi manajerial dan operasi, dan menyebarkan kuesioner kepada pihak internal perusahaan PT. Yummy Food Utama. Pengambilan sampel menggunakan teknik purposive stratified sampling melalui pendekatan langsung kepada pihak internal perusahaan atas dasar sukarela. Pengumpulan data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan dan studi geladikarya di PT. Yummy Food Utama sebelumnya, sebagai data pendukung dan dasar analisis dan pemberian rekomendasi kepada sperusahaan berdasarkan strategi bisnis kedepan. Analisis kuantitatif dilakukan dengan merumuskan data internal dan eksternal perusahaan, faktor-faktor penting pada aspek pengukuran kinerja yang mengacu pada kompetensi inti dari perusahaan. Pengolahan data ini dilakukan dengan teknik Paired Comparison menjadi rumusan sistem penilaian kinerja menggunakan Balance Scorecard. Pembobotan dilakukan oleh pihak top manajemen atau masyarakat yang dianggap sebagai pakar dengan memberikan persepsi masing-masing terhadap seluruh aspek penilaian melalui kuisioner. Penelitian menunjukkan, berdasarkan hasil kuesioner yang disebarkan kepada 45 orang karyawan PT. Yummy Food Utama, ditidentifikasi baliwa sebanyak 6 orang (13 persen) mengetahui visi dan misi perusahaan, sedangkan sebagian besar yang berjumlah 39 orang (87 persen) tidak mengetahui visi dan misi perusahaan. Kondisi ini menggambarkan bahwa visi dan misi perusahaan belum dikomunikasikan secora baik kepada seluruh karyawan. Strategi bisnis PT Yummy Food Utarna selanjutnya dijabarkan sebagai tujuan-tujuan strategis yang ingin dicapai dalam kerangka empat perspektif balanced scorecard, yaitu perspektif finansial (meningkatkan laba operasional dan meningkatkan cashflow), perspektif pelanggan (mempertahankan loyalitas pelanggan dan kepuasan pelanggan yang tinggi), perspektif bisnis bisnis internal (meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasi, serta meningkatkan keunggulan operasional), dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (meningkatkan kompetensi karyawan, komitmen dan kepuasan karyawan yang tinggi, serta pengembangan produk yang kuat). Penentuan norma indeks kinerja menghasilkan angka sebagai berikut: a) <75%, yang berarti bahwa kinerja tidak baik/buruk, b) 75%-99%, mengindikasikan bahwa kinerja kurang baik, c) 100%-149%, mengindikasikan bahwa kinerja baik, dan d) 150%, yang berarti bahwa kinerja sangat baik. Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh perspektif keuangan (29%) sebagai perspektif yang paling menentukan kinerja PT Yummy Food Utama, selanjutnya perspektif pelanggan (27%), proses bisnis internal (24%) dan pertumbuhan dan pembelajaran (20%). Hasil pembobotan yang dilakukan untuk setiap KPI dalam perspektif keuangan adalah laba/rugi operasional (20%), biaya operasional (18,5%), volume penjualan (21%), A/R (20,5%), COGS (20%). Pembobotan perspektif pelanggan yang dilakukan PT. YFU menghasilkan KPI dengan bobot masing-masing sebesar 23 persen untuk kepuasan pelanggan; sebesar 22 persen untuk jumlah keluhan, sebesar 21 persen untuk jumlah pelanggan baru, sebesar 20,5 untuk jumlah pelanggan hilang, dan sebesar 13,5 persen untuk retur. Hasil pembobotan yang dilakukan terhadap KPI perspektif bisnis internal menghasilkan bobot sebesar 23 persen untuk proses layanan pelanggan, selanjutnya diikuti dengan produktivitas proses produksi (22.5%), standardisasi dan sertifikasi (21%), kemampuan sistem informasi (17.5%) dan production and product losses (16%). Sedangkan untuk perspektif pertumbuhan dan pombelajaran, KPI performance appraisal menghasilkan bobot sebesar 20.5 persen, selanjutnya disusul KPI kepuasan karyawan, training mandaya dan new product masing-masing sebesar 17.5 persen, kemudian training cost sebesar 15.5 persen dan tingkat keterlambatan sebesar 11.5 persen. Berdasarkan hasil penetapan norma indeks kinerja, diperoleh bahwa fokus utama perusahaan pada norma indeks yang menghasilkan kinerja buruk, yaitu KPI kenaikan volume penjualan, jumlah pelanggan hilang, standardisasi dan sertifikasi, training mandays dan KPI training cost. Selanjutnya, prioritas kedua difokuskan pada KPI yang berkinerja kurang baik, yaitu kenaikan laba operasional, persentase biaya operasional, A/R turnover, persentase COGS, jumlah keluhan, produktivitas dan tingkat keterlambatan.