Stategi Pengembangan Sistem Pendaftaran Penduduk Di Kab./Kota

Abstract

Sedikitnya ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan oleh pemerintah dalam fungsi pelayanan publik, yaitu fungsi pelayanan masyarakat (public service function], fungsi pembangunan (development function) dan fungsi perlindungan (protection function). Fungsi pelayanan masyarakat berkaitan erat dengan pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan dan salah satunya adalah administrasi kependudukan. Setiap penduduk yang mengalami peristiwa penting dan peristiwa kependudukan harus melakukan pendaftaran kepada petugas negara. Pendaftaran tersebut merupakan sarana untuk pelayanan publik guna menetapkan status secara legal melalui penerbitan dokumen kependudukan. Sesuai semangat otonomi daerah, dengan dikeluarkannya Undang-undang No. 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, penyelenggaraan administrasi kependudukan telah diserahkan kepada pemerintah kabupaten/kota. Namun dalam hal merumuskan pedoman, standar, spesifikasi teknis, bimbingan, pelatihan, arahan, dan supervisi di bidang administrasi kependudukan masih menjadi tanggung jawab Pemerintah Pusat dalam hal ini Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, Departemen Dalam Negeri. Dalam kaitan tersebut, perlu menyusun strategi pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota. Masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: (1) Bagaimana mengidentifikasi faktor internal dan lingkungan eksternal pada Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan dalam rangka pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota dan (2) Bagaimana strategi yang sesuai untuk diterapkan dalam rangka pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota. Berdasarkan perumusan masalah tentang sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota, maka tujuan penelitian ini adalah: (1) Melakukan identifikasi terhadap faktor lingkungan eksternal dan faktor internal pada Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan dalam rangka pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota dan (2) Memformulasikan strategi pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota. Kegunaan dari penelitian adalah : (1) bahan masukan bagi pimpinan Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, Departemen Dalam Negeri sebagai dasar penentuan strategi dan rencana pengembangan selanjutnya, (2) bahan masukan bagi pemerintah Kabupaten/Kota sebagai dasar penentuan kebijakan dan pelaksanaan selanjutnya, (3) sarana untuk berlatih melakukan evaluasi dan analisis strategi pada instansi pemerintah, (4) memperluas wawasan penerapan manajemen strategi dalam tugas dan fungsi pemerintah, dan (5) sarana berlatih penerapan ilmu-ilmu manajemen yang diperoleh di bangku kuliah. Penelitian dilaksanakan pada Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, Departemen Dalam Negeri dari bulan Januari 2004 sampai dengan Maret 2004. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari hasil wawancara langsung dan melalui kuesioner. Wawancara langsung dilaksanakan dengan pimpinan Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, pejabat di luar maupun di dalam Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan. Sedangkan data sekunder diperoleh dari internal Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan dan pihak eksternal. Data dari internal berupa laporan pelaksanaan program rutin dan pembangunan, sedangkan dari eksternal berupa laporan perkembangan pendaftaran penduduk di Indonesia. Metode pengambilan contoh yang digunakan adalah pengambilan contoh secara sengaja (purposive sampling), yaitu dengan cara ditentukan terlebih dahulu responden yang akan diwawancarai maupun diberikan kuesioner. Kriteria penentuan responden adalah para pejabat yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sistem pendaftaran penduduk. Analisa data yang dilakukan pada penelitian ini adalah : (1) Analisa deskriptif yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem penyelenggaraan pendaftaran penduduk yang didapatkan melalui data primer dan sekunder. Hasil analisa deskriptif disajikan dalam bentuk gambar-gambar, tulisan dan tabel-tabel. (2) Analisa tabulasi dilakukan pada tiga tahapan (three stages) dengan menggunakan alat analisa berupa Matriks EFE, Matriks IFE, Matriks SWOT dan Analisa Faktor Kunci Keberhasilan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dari analisis lingkungan ekternal terdapat beberapa peluang untuk pengembangan sistem pendaftaran penduduk kabupaten/kota beserta bobotnya sebagaimana hasil identifikasi sebagai berikut : (a) adanya kesempatan pengembangan sistem pendaftaran penduduk dengan teknologi informasi (0,12); (b) Tersedia RUU dan rancangan KEPPRES (0,08); (c) Tersedia lembaga di daerah (0,11); (d) Tersedia SDM di daerah (0,09), (e) Tersedia dukungan pembiayaan di daerah (0,04); (f) Adanya dukungan Organisasi Kemasyarakatan/LSM/Pakar/Akademisi (0,03), dan (g) Adanya dukungan dari Lembaga-lembaga Intemasional (0,03). Sedangkan ancaman yang dihadapi adalah sebagai berikut: (a) Adanya kemudahan keluar masuk Indonesia dengan berlakunya pasar bebas ASEAN (0,01); (b) Berkembangnya kejahatan yang berskala internasional (0,01); (c) Berkembangnya sengketa masalah perbatasan (0,01); (d) Masing-masing daerah dengan dukungan swasta mengembangkan sendiri sistem pendaftaran penduduk (0,08); (e) Kesadaran masyarakat rendah (0,04); (f) Profesionalitas SDM aparatur di daerah rendah (0,07); (g) Belum jelasnya sistem insentif (0,06); (h) Resistensi daerah terhadap sistem yang dikembangkan oleh pemerintah pusat (0,04); (i) Database penduduk di daerah belum tersedia (0,07); (j) Topologi daerah beragam (0,04); (k) Lemahnya penegakan hukum (0,04); dan (1) Jumlah penduduk besar (0,04). Direktorat Jenderal Adminitrasi Kependudukan telah mampu memanfaatkan peluang yang ada saat ini dan mencegah serta mengatasi ancaman dari luar yang diidentifikasi dengan bobot tertimbang matriks EFE sebesar 3,08 masuk dalam skor tinggi 3,00-4,00. Analisis Internal memperlihatkan adanya faktor-faktor yang menjadi kekuatan antara lain : (a) Tersedia lembaga yang memiliki kewenangan (0,13),(b) Tersedia Kepmendagri No. 94 Tahun 2003 (0,10), (c) Adanya kebijakan penyertaan swasta (0,11), (d) Tersedia SDM di Pusat (0,03), (e) Tersedia APBN (0,03), (e) Jejaring Kerjasama lintas sektor (0,03), dan (f) Tersedia data penduduk hasil P4B (0,07). Sedangkan kelemahan yang teridentifikasi adalah: (a) Peraturan Perundang-undangan belum memadai (0,14), (b) Belum tersedia prosedur dan standar secara nasional (0,13), (c) Sistem belum terpadu (0,11), (d) Profesionalitas SDM aparatur di Pusat masih rendah (0,07), (e) Infrastruktur kelembagaan belum lengkap (0,03), dan (f) Pembangunan sistem pendaftaran penduduk berbasis teknologi informasi butuh biaya besar (0,02). Direktorat Jendral Administrasi Kependudukan telah mampu mengoptimalkan kekuatan untuk mengatasi kelemahan yang diidentifikasi dengan bobot tertimbang matriks EFI sebesar 2,76 masuk dalam skor rata-rata 2,00-2,99. Alternatif strategi yang dapat digunakan adalah : Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang (Strategi SO) : (1) Melaksanakan pengembangan sistem pendaftaran penduduk berbasis teknologi informasi yang terpadu dengan menglkutsertakan pihak swasta dan memberdayakan lembaga dan SDM yang ada di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan dan (2) Mendorong peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan dengan memberlakukan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 94 Tahun 2003. Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi ancaman (Strategi ST) : (1) Memperjelas dan mendorong pengembangan insentif bagi masyarakat terhadap penyelenggaraan pendaftaran penduduk, (2) Mendorong meningkatkan kompetensi SDM aparatur di daerah dalam penyelenggaraan pendaftaran penduduk. dan (3) Memutakhirkan data penduduk hasil P4B setelah dikonversi oleh Pemerintah Pusat (Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan) sehingga dapat menjadi database kependudukan baik untuk keperluan nasional, regional dan sektoral. Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang (Strategi WO): (1) Mewujudkan Undang-undang tentang Administrasi Kependudukan dan Keputusan Presiden tentang Pengelolaan Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil serta menyediakan prosedur dan standar yang dapat digunakan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota sebagai dasar pelaksanaan dan (2) Meningkatkan kompetensi SDM aparatur dalam pengembangan sistem pendaftaran penduduk. Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi ancaman (Strategi WT) : (1) Menempatkan SDM sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan baik di Pusat maupun di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan sehingga pelayanan di bidang pendaftaran penduduk tetap bisa dilaksanakan, (2) Menyelenggarakan forum komunikasi di bidang pendaftaran penduduk, dan (3) Melakukan sosialisasi, advokasi dan evaluasi terhadap seluruh aspek penyelenggaraan pendaftaran penduduk. Faktor kunci keberhasilan (FKK) yang dihasilkan adalah sebagai berikut : (a) Melaksanakan pengembangan sistem pendaftaran penduduk berbasis teknologi informasi yang terpadu dengan mengikutsertakan pihak swasta dan memberdayakan lembaga dan SDM yang ada di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan (SOI), (b) Meningkatkan kompetensi SDM aparatur dalam pengembangan sistem pendaftaran penduduk (WO2), (c) Mendorong meningkatkan kompetensi SDM aparatur di daerah dalam penyelenggaraan pendaftaran penduduk (ST2), (d) Menempatkan SDM sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan baik di Pusat maupun di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan sehingga pelayanan di bidang pendaftaran penduduk tetap bisa dilaksanakan (WT1), (e) Mewujudkan Undang-undang tentang Administrasi Kependudukan dan Keputusan Presiden tentang Pengelolaan Hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil serta menyediakan prosedur dan standar yang dapat digunakan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota sebagai dasar pelaksanaan (WO1), (f) Mendorong peningkatan pelayanan pendaftaran penduduk di Kabupaten/Kota sampai dengan Desa/Kelurahan dengan memberlakukan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 94 Tahun 2003 (SO2), (g) memperjelas dan mendorong pengembangan insentif bagi masyarakat terhadap pcnyelenggaraan pendattaran penduduk (ST1), dan (h) Melakukan sosialisasi, advokasi dan evaluasi terhadap seluruh aspek penyelenggaraan pendaftaran penduduk (WT3). Berdasarkan kajian yang telah dilakukan maka dalam rangka pengembangan sistem pendaftaran penduduk di kabupaten/kota disarankan antara lain: (1) Pemerintah perlu melakukan restrukturisasi lembaga yang menangani identitas penduduk agar dapat menerbitkan satu jenis identitas yang berlaku secara umum, (2) Direktorat Administrasi Kependudukan (DJAK) harus melaksanakan pemberdayaan dan peningkatan sumberdaya manusia (SDM) baik pelaksana di lapangan maupun pengelola teknologi informasi secara kualitas dan kuantitas melalui pendidikan formal dan informal agar mampu dan terampil dalam memanfaatkan segala informasi yang diperoleh sesuai dengan perkembangan telnologi informasi, (3) Perlu terus diberikan dorongan dan motivasi kepada daerah (kabupaten/kota) agar terus melakukan pendataan penduduk melalui sistem pendaftaran berkala dan kontinyu dengan menjadikan daerah sebagai ‘mitra’ dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh DJAK, (4) Bersama-sama dengan daerah (kabupaten/kota) melakukan sosialisasi dengan memanfaatkan aparat pemerintahan terdekat dengan masyarakat atau tokoh masyarakat tentang pentingnya data kependudukan terutama jika dikaitkan dengan insentif yang akan mereka peroleh jika membantu proses pendataan misalnya dengan tropi dan penghargaan lainnya, (5) Diperlukan pengkajian yang lebih detail tentang ‘sistem insentif yang efektif’ dalam penyelenggaraan pendaftaran penduduk disesuaikan dengan suasana otonomi daerah sehingga pada akhirnya akan dapat meningkatkan peran serta masyarakat dalam pendaftaran penduduk, (6) Pemerintah Pusat perlu membuat Undang-undang tentang perlindungan kerahasiaan data pribadi, (7) Dalam rangka penerapan spesifikasi blangko dokumen penduduk sehingga tidak terjadi pemalsuan dan adanya keseragaman secara nasional di seluruh kabupaten/kota, perlu dilakukan pengendalian dan evaluasi oleh tim yang ditentukan Menteri Dalam Negeri sesuai dengan Surat Edaran Mendagri No. 474.4/1779/MD Tanggal 13 Oktober 2003, dan (8) Agar penyelenggaraan dapat mencapai hasil yang optimal, perlu dilakukan monitoring evaluasi secara berjenjang mulai dari tingkat pusat sampai ke tingkat desa/kelurahan.