Perubahan Transisi pada PT WWW Menurut Kotter’s Model

Abstract

Sebuah perusahaan global yang bergerak di bidang industri kemasan makanan dan minuman, farmasi, serta kosmetik ikut terdampak akibat pandemi Covid-19. Sementara berdasarkan data internal perusahaan yang diolah pada perbandingan tertentu, menunjukkan kondisi internal perusahaan global tersebut mengalami penurunan pendapatan yang signifikan dari lima juta dolar pada 2018 menjadi minus sebelas juta dolar pada 2019. Hal ini mendorong perusahaan global melakukan beberapa kebijakan antara lain menjual beberapa cabang perusahaannya pada tahun 2020. Perusahaan global kemudian mengubah struktur organisasi dan alur komunikasi setiap cabang perusahaannya dengan tim regional dan global. Selanjutnya, mengalihkan pekerjaan yang berkaitan dengan teknologi dan informasi (IT) kepada pihak outsourcing dengan melalui beberapa tahapan prosedur dan mengembangkan program analisis performa yang terintegrasi berdasarkan parameter-parameter yang telah terintegrasi secara global. Upaya dan perubahan yang dilakukan tersebut memberikan dampak positif sehingga terjadi meningkatkan pendapatan perusahaan global mulai 2021. Terdapat salah satu cabang perusahaan yang turut melakukan perubahan dan penyesuaian organisasi yaitu PT WWW yang berlokasi di Jakarta. Proses perubahan yang telah dilakukan PT WWW dianalisis menggunakan Kotter’s Model berdasarkan sudut pandang profil karyawan yaitu posisi dan lama bekerja. Terdapat faktor-faktor yang dapat memengaruhi proses perubahan antara lain kesiapan perusahaan (Laig et al. 2021) dan keterlekatan karyawan (Hussain et al. 2018). Dari analisis terhadap setiap tahapan perubahan dan pengaruh faktor-faktor perubahan tersebut, dapat menghasilkan rekomendasi strategi perubahan yang dapat dilakukan PT WWW selanjutnya. Oleh sebab itu, tujuan dari penelitian ini antara lain mengetahui proses perubahan transisi yang dilakukan PT WWW menurut Kotter’s Model, mengetahui hubungan faktor keterlekatan karyawan (kekuatan dorongan, kemudahan informasi, pengetahuan dan keterampilan, dan penghargaan atau reward) dan kesiapan perubahan (kepuasan terhadap pekerjaan dan komitmen perusahaan) terhadap proses perubahan organisasi yang dilakukan PT WWW, dan memberikan rekomendasi strategi perubahan organisasi yang dapat dilakukan PT WWW di masa mendatang. Metode pengumpulan data menggunakan kuesioner dan wawancara yang kemudian dianalisis secara deskriptif, analisis korelasi (Spearman), dan Analytic Hierarchy Process (AHP). Hasil penelitian menunjukkan karyawan menilai bahwa delapan tahapan perubahan menurut Kotter’s Model telah dilewati PT WWW dengan sukses yaitu lebih dari 75%. Tahap pertama (establishing a sense of urgency) sebanyak 83,1%, tahap kedua (creating the guiding coalition) sebanyak 83,3%, tahan ketiga (developing a vision and strategy) sebanyak 75,3%, tahap keempat (communicating the change visión) sebanyak 75,2%, dan tahap kelima (empowering employees for broad-based action) sebanyak 76,2%. Kemudian tahap keenam (generating short-term wins) sebanyak 77,9%, tahap ketujuh (consolidating gains and producing more change) sebanyak 76,6%, dan tahap terakhir (anchoring new approaches in the culture) sebanyak 78,7% responden. Namun dari penelitian ini diketahui bahwa responden pada level bottom (supervisory) memberikan penilaian yang paling rendah dibandingkan dengan level lainnya di setiap tahapan perubahan. Responden dengan masa kerja 3-5 tahun pada Januari 2023, memberikan penilaian yang paling rendah pada hampir semua tahapan perubahan. Hal ini terjadi karena responden pada level bottom (supervisory) dan responden dengan masa kerja 3-5 tahun, tidak banyak terlibat langsung dalam beberapa tahapan perubahan melainkan lebih banyak langsung mengaplikasikan perubahan tersebut. Sedangkan responden dengan masa kerja lebih dari 10 tahun memberikan penilaian yang paling tinggi pada setiap tahap perubahan. Karyawan dengan masa kerja cukup lama ini, dianggap lebih mudah beradaptasi dan memiliki kemampuan, kesiapan, serta pengalaman yang lebih memadai dalam menghadapi perubahan. Faktor dorongan terhadap perubahan, kemudahan informasi, pengetahuan dan keterampilan, adanya penghargaan (reward), kepuasan terhadap pekerjaan, dan komitmen perusahaan, memiliki hubungan signifikan (berarti) terhadap proses perubahan dengan tingkat keeratan hubungan yang kuat dan positif (searah) terhadap perubahan yang terjadi pada PT WWW. Dapat diketahui juga bahwa faktor kemudahan informasi adalah faktor yang memiliki hubungan paling erat atau kuat dengan penilaian terhadap keberhasilan perubahan yang terjadi pada PT WWW. Secara keseluruhan, responden puas terhadap proses perubahan yang dilakukan PT WWW. Berdasarkan hasil analisis tahapan perubahan Kotter’s Model dan korelasi beberapa faktor perubahan, serta diskusi bersama sumber ahli, penelitian dilanjutkan untuk menentukan prioritas alternatif yang dapat dilakukan PT WWW selanjutnya. Kriteria strategi antara lain mendukung adanya team engagement, kemudahan dalam pelaksanaan komunikasi internal, adanya evaluasi dan feedback, langkah perubahan yang jelas, dan ketersediaannya sumber daya perusahaan. Terdapat empat alternatif strategi yang dapat digunakan menurut sumber ahli antara lain melalui peraturan dan kebijakan (direct policy), melalui internal project, menggunakan jasa konsultan, dan mencontoh anak perusahaan lain (duplicate). Dengan menggunakan metode Analytic Hierarchy Process (AHP) didapatkan bahwa assigned internal project adalah alternatif utama dalam pelaksanaan perubahan. Strategi ini dianggap paling baik dalam keterlibatan karyawan yang akan memberikan peran penting dan aktif dalam perubahan. Alternatif kedua adalah menggunakan jasa konsultan. Namun pada dasarnya menurut sumber ahli, pada pelaksanaannya keempat strategi ini dapat digunakan bersamaan dengan proporsinya masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan.

A global company that operates in the packaging of food and beverage, pharmaceutical and cosmetics industries has also been affected by the Covid-19. Meanwhile, based on internal company data that was processed using certain comparisons, it shows that the internal global company condition experienced a significant decline in revenue from five million dollars in 2018 to minus eleven million dollars in 2019. This prompted the global company to implement several policies, including selling several branches in 2020. The global company then changed the organizational structure and communication flow. They then transfer work related to technology and information (IT) to outsourcing parties through several procedural stages and develop an integrated program performance analysis based on parameters that have been integrated globally. These efforts and changes have had a positive impact on increasing global company revenues starting in 2021. There is one branch of the global company that is also making organizational changes, namely PT WWW that operates in Jakarta. The stages of the change process that have been carried out are analyzed using Kotter's Model based on the employee profile point of view: position and length of service. There are factors that can influence the change process, including company readiness (Laig et al. 2021) and employee engagement (Hussain et al. 2018). From the analysis of the stages of change and the influence of these change factors, recommendations for change strategies that PT WWW can carry out for next. Therefore, the objectives of this research are to understand the organizational changes at PT WWW according to Kotter's Model, know the relation between employee engagement factors (strength of encouragement, ease of information, knowledge and skills, and reward) and readiness of change (work satisfaction and company commitment) to the organizational change process, and provide recommendation of organizational change strategies in the future. The data collection method uses questionnaires and interviews which are then analyzed descriptively, correlation analysis (Spearman), and Analytic Hierarchy Process (AHP). The results of the research show that employees assess that the eight stages of change according to Kotter's Model have been passed by PT WWW successfully, more than 75%. The first stage (establishing a sense of urgency) was 83.1%, the second stage (creating the guiding coalition) was 83.3%, the third stage (developing a vision and strategy) was 75.3%, the fourth stage (communicating the change vision) as much as 75.2%, and the fifth stage (empowering employees for broad-based action) as much as 76.2%. Then the sixth stage (generating short-term wins) was 77.9%, the seventh stage (consolidating gains and producing more change) was 76.6%, and the last stage (anchoring new approaches in the culture) was 78.7% of respondents. However, it is known that respondents at the bottom (supervisory) level gave the lowest assessment compared to other levels at each stage of change. Respondents with 3-5 years of service in January 2023 gave the lowest ratings for almost all stages of change. Meanwhile, respondents with more than 10 years of service gave the highest assessment at each stage of change. This happens because respondents at the bottom level (supervisory) and respondents with a working period of 3-5 years, are not directly involved in several stages of change but rather apply the changes directly. Meanwhile, respondents with more than 10 years of service gave the highest assessment at each stage of change. Employees with long service periods are considered more adaptable and have more adequate ability, readiness, and experience in facing change. Factors strength of encouragement, ease of information, knowledge and skills, rewards, work satisfaction, and company commitment, have a significant (meaningful) relationship to the change process with a strong and positive (unidirectional) level of relationship to the changes that occur at PT WWW. It can also be seen that the ease of information is the factor that has the closest or strongest relationship with the assessment of the success of changes that occur at PT WWW. Overall, respondents were satisfied with the change process. Based on the results of Kotter's Model analysis stages of change and the correlation of several change factors, discussions with expert sources, the research continued to determine alternative priorities that PT WWW could carry out next. The strategy criteria are supporting team engagement, ease of implementing internal communication, evaluation and feedback, clear steps for change, and availability of company resources. There are four alternative strategies that can be used according to expert sources, including regulations and policies (direct policy), through internal projects, using consultant services, and copying other subsidiaries (duplicate). By using the Analytic Hierarchy Process (AHP) method, it was found that assigned internal projects were the main alternative for implementing changes. This strategy is considered the best in involving employees who will provide an important and active role in change. The second alternative is to use the services of a consultant. However, basically according to expert sources, in practice these four strategies can be used simultaneously with their respective proportions adjusted to needs.