Penerapan Smart Governance Framework pada One-Stop-Shop Services untuk Pelayanan Perizinan Berusaha Bio-Business

Abstract

Tantangan pelayanan perizinan berusaha adalah masih lamanya proses izin usaha terbit. Hambatan ini disebabkan masih adanya pemenuhan komitmen tidak di satu tempat, melibatkan beberapa kementrian dan lembaga pemerintahan sehingga masih terdapat pengelolaan yang tidak terintegrasi. Salah satu pelayanan publik yang memiliki tingkat integrasi yang kompleks adalah layanan izin usaha. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan pelayanan perizinan berusaha bio-business, pelayanan pemerintahan terintegrasi dan tata kelola pemerintahan menuju smart city. Tujuan berikutnya adalah merancang bangun framework smart governance pada one-stop-shop services untuk pelayanan perizinan berusaha bio-business. Tujuan ketiga adalah mengembangkan Arsitektur Teknologi (Enterprise Architecture disingkat EA) pelayanan perizinan berusaha bio-business sebagai roadmap mengacu teknologi terkini. Tujuan terakhir adalah mengembangkan proses bisnis utama dengan prototype sistem yang cerdas pada pelayanan perizinan berusaha bio-business. Langkah pertama melakukan scoping review terhadap area penelitian yang meliputi pelayanan perizinan berusaha, e-government terutama terkait one-stopshop services, smart city khususnya smart governance dan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di pemerintahan. Pembahasan isu-isu kritikal, pemodelan dan metode terkait area penelitian menghasilkan rekomendasi untuk meningkatkan layanan izin usaha bio-business. Langkah kedua adalah rancangan framework smart governance pada one-stop-shop services untuk pelayanan perizinan berusaha dimulai dengan melihat jangkauan framework tata kelola Teknologi Informasi (TI). Pemilihan proses integrasi sistem manajemen tata kelola TI, penentuan target layanan publik (government goals) dilanjutkan dengan mendefinisikan target TI (IT related goals) adalah tahapan berikutnya. Langkah ketiga adalah melakukan pemilihan dan pemetaan proses sehingga dihasilkan proses-proses utama untuk EA dan proses tata kelola TI lainnya. Gambaran bagaimana enterprise system (ES) yang bisa direkomendasikan dapat diimplementasikan dan mendukung layanan perizinan berusaha diperlukan untuk mendukung pengembangan EA. Kajian literatur terhadap solusi teknologi informasi yang mendukung layanan pemerintah khususnya layanan perizinan berusaha meliputi high-level ES, solusi untuk penggunaan layanan, solusi untuk integrasi layanan, solusi untuk analisa data/informasi layanan untuk mendukung pengambilan keputusan dan solusi untuk infrastruktur yang memadai merupakan tahapan akhir untuk rancangan framework ini. Tahapan berikutnya adalah melakukan assessment menggunakan framework smart governance dan rekomendasi kapabilitas dari ES. Tahap awal dengan melakukan observasi terhadap proses pembuatan perizinan usaha bio-business, dilanjutkan wawancara terkait beberapa kapabilitas EA dan memberikan rekomendasi berdasarkan hasil tingkat kematangan tata kelola TI. Usulan rekomendasi ini dipetakan ke dalam matriks impact-effort. Perancangan sistem(prototype) pengawasan pemenuhan dokumen perizinan berusaha dimulai dengan desain untuk unggah dokumen, menentukan kata-kata penting tiap dokumen yang menjadi persyaratan dan menentukan kriteria dokumen yang valid. Hasil tinjauan pustaka menyimpulkan bahwa penerapan perizinan biobusiness di Indonesia perlu menerapkan konsep one-stop government dengan memenuhi komitmen yang terintegrasi, dengan memperhatikan faktor interaksi, transformasi proses, dan peningkatan keterampilan. Tujuan penerapan smart governance yang mampu beradaptasi dengan perubahan seperti peningkatan penggunaan media sosial dan digitalisasi sistem pemerintahan perlu diperhatikan. Prinsip tata kelola TIK menyelaraskan tujuan pelayanan pemerintah dengan penerapan TIK berkelanjutan melalui pemantauan kinerja pelayanan perizinan usaha. Perancangan smart governance framework untuk perizinan berusaha menghasilkan framework dengan empat domain smart governance yang meliputi empat proses utama Enterprise Architecture, 11 proses COBIT5 (Control Objective for Information and Related Technology), 15 proses ITIL (Information Technology Infrastructure Library) dengan tiga usulan rekomendasi KPI (key performance indicator) untuk setiap domain. Smart governance yang dihasilkan dimulai dengan desain Arsitektur Perusahaan kemudian target ditetapkan untuk setiap domain dan proses yang mendukungnya. Rekomendasi solusi ES adalah penerapan CRM (Customer Relationship Management) dengan BPM (Business Process Management) untuk penggunaan layanan, penerapan API (Application Programming Interface) Gateway dan ESB (Enterprise Service Bus) untuk integrasi layanan. Penerapan teknologi BIA (Business Intelligent and Analytics) untuk pemrosesan data, dan penerapan cloud enablement dan solusi cybersecurity untuk infrastruktur yang memadai juga direkomendasikan. Analisis menggunakan smart governance framework dan kapabilitas EA menggunakan Zachman framework menghasilkan beberapa rekomendasi untuk peningkatan pelayanan berusaha. Salah satu rekomendasi pentingnya adalah dengan peningkatan tingkat kematangan tata kelola TI di Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) dengan mendefinisikan proses sehingga bisa menjadi standard di organisasi. Peningkatan kapabilitas sistem OSS (Online Single Submission) juga diperlukan seperti review aplikasi dengan teknologi terbaru, perencanaan solusi data lake, HA (High Availability)/DRC (Disaster Recovery Center) dan pengelolaan keamanan informasi. Sistem OSS ini perlu juga didukung oleh pusat operasional layanan, single ticketing system dan proses SDLC (Software Development Life Cycle) yang agile. Penggunaan kerangka EA menyelaraskan teknologi, organisasi, dan proses untuk mendukung proses perbaikan terusmenerus. Layanan OSS RBA ini juga perlu secara regular dikontrol risikonya dengan melihat kepatuhan terhadap peraturan. Penelitian ini menghasilkan prototipe sistem pengawasan izin usaha. Smart governance tool ini melakukan pengecekan validitas dokumen izin usaha. Proses pengawasan komitmen izin usaha akan melengkapi fungsi yang ada dalam domain pengawasan sistem OSS.

The challenge with business licensing services is that the process of issuing business permits still takes a long time. This obstacle is caused by fulfilling commitments not in one place and involving several ministries and government institutions means there is still management that is not integrated. One of the public services that has a complex level of integration is business licensing services. This research aims to analyze the implementation of bio-business licensing services, integrated government services, and government governance towards a smart city. The next goal is to design a smart governance framework for one-stopshop services for bio-business licensing services. The third objective is to develop a technology architecture (EA) for bio-business licensing services as a roadmap referring to the latest technology. The final goal is to develop the main business process with an intelligent system prototype for bio-business licensing services. The first step is to to carry out a scoping review of the research area, which includes business licensing services, e-government, especially one-stop-shop services, smart cities, especially smart governance, and Information and Communication Technology (ICT) governance in government. Discussion of critical issues, modeling, and methods related to the research area are produced recommendations to improve bio-business licensing services. The second step is to design a smart governance framework for one-stop-shop services of licensing services begins by looking at the scope of the IT governance framework. Selecting the IT public governance management system integration process, determining public service targets (government goals), followed by defining IT targets (ITrelated goals), is the next stage. The third step is to select and map processes so that the main processes for EA and other IT governance processes are produced. An overview of how recommended enterprise systems can support business licensing services is needed to develop EA. A literature review of information technology (IT) solutions that support business licensing services, includes high-level ES, solutions for service use, service integration, analyzing service data and information to support decisionmaking, and for sufficient infrastructure. The next stage is to carry out an assessment using the smart governance framework and capability recommendations from ES. The initial stage involves observing the bio-business licensing process, followed by interviews regarding several Enterprise Architecture (EA) capabilities and providing recommendations based on the results of the maturity level of IT governance. This proposed recommendation is mapped into an impact-effort matrix. The design of a system (prototype) for monitoring the fulfillment of licensing documents begins with a design for uploading documents, determining the important words for each document that are requirements, and determining the criteria for valid documents. The results of the literature review conclude that the implementation of biobusiness licensing in Indonesia needs to fully implement the one-stop governmentconcept by fulfilling integrated commitments, considering interaction factors, process transformation, and skills improvement. The aim of implementing smart governance that can adapt to changes such as increased use of social media and the digitalization of government systems needs to be considered. ICT governance principles align government service objectives with sustainable ICT implementation through monitoring the performance of business licensing services. The design of the smart governance framework for licensing seeks to produce a framework with four smart governance domains, which include four main enterprise architecture processes, 11 COBIT5 processes, and 15 ITIL processes, with three proposed KPI recommendations for each domain. The resulting smart governance starts with the design of the company architecture, and then targets are set for each domain and the processes that support it. Recommendations for enterprise system solutions are implementing CRM with BPM for service use, implementing API Gateway and ESB for service integration. Implementing BIA technology for data processing, and implementing cloud enablement and cybersecurity solutions for adequate infrastructure are also recommended. Analysis using the smart governance framework and EA capabilities using the Zachman Framework produces several recommendations for improving business services. One important recommendation is to increase the maturity level of IT governance at BKPM by defining processes so that they can become standards in the organization. Increasing OSS system capabilities is also needed, such as reviewing applications with the latest technology, planning data lake solutions, HA/DRC, and information security management. This OSS system also needs to be supported by a service operational center, a single ticketing system, and an agile SDLC process. The use of an EA framework aligned technology, organization, and process to support continuous improvement processes. The risk of this OSS RBA service also needs to be regularly controlled by looking at compliance with regulations. This research produces a prototype of a business license monitoring system. This smart governance tool checks the validity of business license documents. The process of monitoring business license commitments will complement existing functions in the OSS system monitoring domain