Analisis Kebutuhan Peletihan Tenaga Administrasi Di Insitut Pertanian Bogor

Abstract

Pembinaan dan pengembangan tenaga administrasi melalui peningkatan kualitas, produktivitas, dan profesionalisme sedang terus dilakukan karena tenaga administrasi sebagai tenaga penunjang diperlukan dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan dan pengembangan IPB. Upaya pembinaan melalui pelatihan telah dilakukan namun pelaksanaannya belum efektif karena program pelatihan administrasi selama ini tidak didasarkan pada hasil analisis kebutuhan yang dirancang secara sistematik. Keragaman jenjang pendidikan, pengalaman, tugas pokok, dan kemampuan/keterampilan kerja yang dimiliki tenaga administrasi menjadi salah satu kendala dalam merancang program pelatihan. Oleh karena itu, identifikasi bidang pelatihan yang dibutuhkan melalui analisis kebutuhan pelatihan perlu dilakukan. Analisis kebutuhan ini merupakan tahap awal dari proses pelatihan. Dengan menggunakan pendekatan diskrepansi dan berdasarkan kekurangan kemampuan kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pokok yang menjadi tanggung jawabnya, kemudian dapat ditentukan kebutuhan pelatihan dan sekaligus diidentifikasi jenis pelatihan yang diperlukan. Dengan analisis kebutuhan pelatihan ini selanjutnya dapat dirancang program pelatihan yang tepat. Melalui pelatihan akan dapat ditingkatkan kemampuan dan keterampilan kerja tenaga administrasi dan pada akhirnya dapat meningkatkan prestasi atau-kinerja pelayanan administrasi. Pelatihan tenaga administrasi sangat diperlukan baik ditinjau dari kepentingan pegawai maupun bagi organisasi (IPB). Untuk itu, dalam menganalisis kebutuhan pelatihan ini dilakukan melalui tiga pendekatan yaitu: analisis individu, analisis tugas dan analisis organisasi. Hal ini dimaksudkan agar dapat diketahui kebutuhan pegawai dan kepentingan organisasi. Bahkan untuk mengetahui kinerja dari pelayanan administrasi dan dampak yang diharapkan dari peningkatan kemampuan kerja tenaga administrasi khususnya dalam pelayanan terhadap mahasiswa, maka digunakan pula mahasiswa sebagai responden pelanggan. Dalam penelitian ini digunakan metode deskriptif dengan survei sampel. Teknik pengambilan contoh dilakukan secara sengaja berstrata (stratified purposive sampling) dengan unit pengambilan contoh Sub Bagian (Gambar 2) dan kerangka Kerangka pengambilan contoh (sampling frame) adalah daftar Sub Bagian di lingkungan Institut Pertanian Bogor seperti dapat dilihat pada Lampiran 1. Alat analisis yang digunakan mengadaptasi model T-NAT (Training Needs Assesment Tools) dari Cann dan Tashima (1981) dan perbandingan berpasangan (Paired Comparison) Dari hasil analisis terhadap 20 jenis jabatan non struktural umum, terdapat 10 jenis tugas (selisih rata-rata nilai KKJ dan rata-rata nilai KKP > 1) pada enam jenis jabatan yang memerlukan pelatihan (Bidang B dalam Diagram T-NAT) dengan urutan prioritas jenis pelatihan sebagai berikut: (1) pertanggung jawaban keuangan, (2) pembuatan konsep surat/dokumen dinas, dan pendataan administrasi kepegawaian, (3) penataan arsip kepegawaian, (4) tata cara pencatatan surat dinas/ekspedisi surat, (5) tata cara pemeriksaan tamu, (6) lingkup dan jenis kegiatan administrasi akademik, dan (7) tata cara penyelenggaraan rapat dinas dan seminar. Jenis-jenis pelatihan ini dapat diselenggarakan dengan menggunakan teknik gabungan (on the job training dan off the job training). Metoda pelatihan yang tepat digunakan pada masing-masing teknik pelatihan tersebut adalah magang dan rotasi/perputaran jabatan pada on the job training, dan studi kasus dan permainan peran/simulasi pada of the job training. Sedangkan tugas lain pada keenam jabatan tersebut dan semua tugas pada 14 jenis jabatan lainnya mempunyai selisih rata-rata nilai KKJ dan rata-rata nilai KKP <= 1 (Lampiran 42 s/d 61) atau tidak diperlukan pelatihan untuk melaksanakan tugas dan termasuk Bidang C dalam Diagram T-NAT (Tabel 17). Dengan demikian, pada saat ini umumnya tenaga administrasi mempunyai kemampuan kerja cukup dan tidak memerlukan pelatihan untuk melaksanakan tugas pokoknya. Kinerja dan pelayanan administrasi yang kurang memuaskan selama ini (sesuai pendapat 57,14% responden pelanggan) lebih banyak disebabkan karena rendahnya motivasi kerja (57,14% pendapat responden pelanggan dan 63,64% responden pimpinan dan penilai) bukan karena kemampuan kerja (28,57% responden pelanggan dan 9,09% responden pimpinan dan penilai). Dengan temuan bahwa secara umum kemampuan kerja tenaga administrasi telah memadai (cukup), hanya diperlukan pelatihan untuk beberapa bidang tertentu, dan sebagian besar jenis jabatan tidak memerlukan pelatihan untuk melaksanakan tugas, maka pelatihan diperlukan selain untuk meningkatkan kemampuan kerja tertentu juga agar mampu mengembangkan pekerjaannya (86,36% pendapat responden pimpinan dan penilai) dan menghadapi adanya perubahan teknologi. Oleh karena itu, selain pelatihan yang telah dilakukan selama ini seperti tersebut pada Tabel 5 maka diperlukan pula pelatihan untuk beberapa tugas/pekerjaan yang termasuk Bidang B tersebut diatas. Disamping itu, program pelatihan tenaga administrasi juga harus diorientasikan pada peningkatan motivasi kerja, perubahan perilaku dan sikap menjadi lebih profesional, pengembangan administrasi dan penciptaan kegiatan belajar untuk belajar (learn to learn). Dengan sistem dan suasana kerja yang kurang kondusif selama ini, maka untuk meningkatkan motivasi kerja tenaga administrasi selain perlu dilakukan melalui pelatihan, juga diperlukan pengembangan sistem kompensasi (reward system) yang memadai, suasana kerja kondusif dan pengembangan karier yang lebih jelas. Namun, untuk mengidentifikasi dan menentukan secara tepat faktor-faktor yang berpengaruh terhadap peningkatan motivasi kerja tenaga administrasi di IPB dan sejauh mana pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap motivasi kerja dan kinerja pegawai diperlukan penelitian atau kajian lebih lanjut. Kendala atau keterbatasan yang dihadapi selama penelitian adalah dalam penilaian/pengukuran kemampuan kerja baik untuk kemampuan kerja pribadi (KKP) maupun kemampuan kerja jabatan (KKJ). Keragaman jenjang pendidikan responden menyebabkan adanya perbedaan pemahaman dan persepsi terhadap kemampuan kerja dan akhirnya akan sangat mempengaruhi hasil penilaian kemampuan kerja. Namun dengan menggunakan skala dan indikator peringkat kemampuan kerja, diberikannya penjelasan sebelum melakukan penilaian, digunakannya sejumlah responden dan tersebarnya responden untuk satu jenis jabatan yang sama, maka kendala tersebut dapat diatasi dan kemungkinan terjadinya bias dalam hasil penilaian/pengukuran kemampuan kerja dapat diminimalkan.