Evaluasi Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Pelayanan Akademik (SIAKA) pada Masa Pandemi Covid-19 di Sekolah Pascasarjana IPB University

Abstract

Sistem informasi pelayanan akademik (SIAKA) di Sekolah Pascasarjana IPB University merupakan sistem untuk mengelola data-data kegiatan tugas akhir (seminar, ujian tesis, ujian tertutup dan sidang promosi terbuka). Setiap proses kegiatan tugas akhir memiliki keterkaitan dengan proses sebelumnya, sehingga prosesnya harus runut supaya menghasilkan data yang akurat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor-faktor yang memengaruhi penggunaan, kepuasan pengguna dan manfaat bersih SIAKA, untuk menganalisis kinerja kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, tingkat penggunaan, kepuasan pengguna dan manfaat bersih SIAKA, serta merumuskan rekomendasi untuk meningkatkan kepuasan pengguna terhadap kualitas sistem informasi akademik (SIAKA) di Sekolah Pascasarjana IPB University. Responden untuk analisis SEM dan IPA-CSI berjumlah 326 orang yang terdiri dari dosen pascasarjana sebanyak 28 persen, dan mahasiswa pascasarjana sebanyak 72 persen. Teknik pengambilan sampel yang digunakan berdasarkan non probability sampling. Model yang digunakan dalam penelitian adalah model kesuksesan sistem informasi dari DeLone and McLean. Analisis deskriptif digunakan untuk menjelaskan persepsi responden dan evaluasi terhadap keberhasilan penerapan SIAKA. Analisis SEM menggunakan smartPLS 3.3.9 untuk menganalisis faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan penerapan SIAKA di Sekolah Pascasarjana IPB University. Analisis IPA-CSI digunakan untuk memahami persepsi pengguna terhadap kualitas SIAKA yang diberikan serta menunjukan seberapa penting dan puas indikator-indikator menurut pengguna. Analisis ANP digunakan untuk menyusun dan merekomendasikan strategi peningkatan kepuasan pengguna SIAKA dengan melibatkan responden atau pakar berjumlah 7 orang. Penerapan SIAKA di SPs IPB secara keselurahan dinilai baik oleh pengguna SIAKA. Hal tersebut dibuktikan dengan hasil analisis deskriptif pada level teknis, level sematik serta level efektivitas berada pada rataan skor di atas 3,75. Berdasarkan persepsi pengguna SIAKA bahwa level sematik merupakan keberhasilan paling tinggi diikuti keberhasilan pada level efektivitas dan teknis. Dengan demikian, hasil persepsi pengguna tentang keberhasilan penerapan SIAKA di SPs IPB dapat disimpulkan bahwa SIAKA secara keseluruhan berkinerja baik dan memuaskan. Selain itu, hasil dari analisis SEM yang menguji sembilan hipotesis menyatakan bahwa 5 (lima) hipotesis diterima dan 4 (empat) hipotesis ditolak. Hal ini menunjukan bahwa hipotesis yang diajukan tidak semuanya bepengaruh positif dan signifikan. Hasil analisis IPA menunjukkan bahwa pada kuadran I (prioritas utama) terdapat 2 (dua) indikator yang perlu ditingkatkan kinerjanya oleh SPs IPB untuk meningkatkan kepuasan pengguna SIAKA yaitu ketersediaan akses internet di kampus (KL1) dan ketepatan penyelesaian masalah (KL5). SPs IPB sebagai penyedia SIAKA harus meningkatkan kinerjanya terutama kinerja kedua indikator di atas untuk memenuhi harapan pengguna SIAKA. Hasil perhitungan CSI SIAKA didapatkan nilai kepuasan pengguna SIAKA sebesar 86,78 persen sehingga masuk pada kriteria sangat puas, namun belum mencapai kepuasan maksimal pengguna SIAKA terhadap pelayanan SIAKA. Oleh karena itu, pihak SPs IPB perlu melakukan perbaikan terhadap pelayanan SIAKA supaya kepuasan pengguna SIAKA dapat meningkat dan berimplikasi terhadap penyelesaian tugas akhir mahasiswa. Analisis dengan metode analytical network process (ANP) dalam software superdecision diperoleh bobot prioritas hasil perhitungan untuk perbandingan berpasangan masing-masing alternatif dalam subkriteria. Hasil penilaian perbandingan berpasangan bahwa program pengembangan SIAKA ke arah interoperabilitas merupakan program yang dapat diutamakan dalam peningkatan kepuasan pengguna SIAKA. Program lain yang dapat dilakukan adalah penguatan sinergitas antar pihak terkait. Aktor yang perlu berperan aktif dalam pelaksanaan program ini adalah programmer sebagai pengembang sistem informasi dan pimpinan SPs sebagai pengambil kebijakan.

The academic service information system (SIAKA) at the Postgraduate School of IPB University is a system for managing data on final project activities (seminars, thesis exams, closed exams and open promotion sessions). Each process of the final project activity is related to the previous process, so the process must be sequential in order to produce accurate data. This study aims to analyze the factors that influence the use, user satisfaction and net benefits of SIAKA, to analyze the performance of system quality, information quality, service quality, level of use, user satisfaction and net benefits of SIAKA, as well as formulate recommendations to increase user satisfaction with quality academic information system (SIAKA) at the Graduate School of IPB University. Respondents for SEM and IPA-CSI analysis totaled 326 people consisting of 28 percent of lecturers and 72 percent of students. The sampling technique used is based on non-probability sampling. The model used in this research is the information system success model from DeLone and McLean. Descriptive analysis is used to explain respondents' perceptions and evaluation of the successful implementation of SIAKA. SEM analysis uses smartPLS 3.3.9 to analyze the factors that influence the successful implementation of SIAKA at the Graduate School of IPB University. The IPA-CSI analysis is used to understand the user's perception of the quality of a given SIAKA and shows how important and satisfied the indicators are according to the user. ANP analysis is used to develop and recommend strategies to increase SIAKA user satisfaction by involving 7 respondents or experts. The application of SIAKA in SPs IPB as a whole is considered good by SIAKA users. This is evidenced by the results of descriptive analysis at the technical level, sematic level and level of effectiveness which are at an average score above 3.75. Based on SIAKA users' perceptions that the sematic level is the highest success followed by success at the effectiveness and technical level. Thus, the results of user perceptions about the successful implementation of SIAKA at SPs IPB can be concluded that SIAKA as a whole performs well and satisfactorily. In addition, the results of the SEM analysis which tested the nine hypotheses stated that 5 (five) hypotheses were accepted and 4 (four) hypotheses were rejected. This shows that not all of the hypotheses proposed have a positive and significant effect. The results of the science analysis show that in quadrant I (top priority) there are 2 (two) indicators whose performance needs to be improved by SPs IPB to increase SIAKA user satisfaction, namely the availability of internet access on campus (KL1) and the accuracy of problem solving (KL5). SPs IPB as a SIAKA provider must improve its performance, especially the performance of the two indicators above to meet the expectations of SIAKA users. The results of the SIAKA CSI calculation obtained a SIAKA user satisfaction value of 86.78 percent so that it was included in the very satisfied criteria, but had not yet reached maximum SIAKA user satisfaction with SIAKA services. Therefore, SPs IPB needs to make improvements to SIAKA services so that SIAKA user satisfaction can increase and have implications for completing student final assignments. Analysis using the analytical network process (ANP) method in superdecision software obtained the priority weights of the calculation results for pairwise comparisons of each alternative in the sub-criteria. The results of the pairwise comparison assessment show that the SIAKA development program towards interoperability is a program that can be prioritized in increasing SIAKA user satisfaction. Another program that can be carried out is strengthening synergy between related parties. Actors who need to play an active role in implementing this program are programmers as information system developers and SPs leaders as policy makers.