Perancangan Balanced Scorecard Untuk Pengembangan Strategi Di Seameo Biotrop

Abstract

SEAMEO BIOTROP merupakan sebuah lembaga yang menjadi pusat regional Asia Tenggara untuk biologi tropika. Adanya berbagai perubahan pesat yang terjadi di lingkungan sosial ekonomi dan lingkungan, menjadi pemicu SEAMEO BIOTROP dalam menetapkan Five Year Development Plan (FYDP) ke-9 untuk periode 2012-2017 dimana lembaga ini melihat adanya peluang guna menangkap kebutuhan yang muncul dari klien dan peluang baru dengan mitra di seluruh operasi lembaga dalam lima tahun ke depan. Tantangan yang dihadapi kini adalah meningkatkan efektivitas dan memastikan jalur dampak yang jelas dari program dan kegiatan yang terwujud dalam rencana ini di tengah persaingan di antara sumber pendanaan organisasi penelitian dan pengembangan di wilayah tersebut. SEAMEO BIOTROP harus bekerja keras untuk meningkatkan kinerjanya agar dapat bersaing dengan organisasi penelitian dan pengembangan lainnya, untuk itu diharapkan SEAMEO BIOTROP dapat mengidentifikasi berbagai hal yang mempengaruhi keberlanjutan lembaga dalam rangka mencapai tujuannya, diantaranya dengan menyelaraskan visi, misi dan strateginya kedalam suatu kerangka terstruktur sehingga dapat menciptakan berbagai sasaran strategis, inisiatif strategis, target, sampai kepada penciptaan sebuah peta strategi (strategy map) yang pada akhirnya diharapkan dapat membantu lembaga ini dalam meningkatkan pencapaian kinerjanya. Adanya suatu alat bantu pengukuran kinerja organisasi dengan fokus terhadap pencapaian target dari setiap KPI merupakan hal yang diperlukan sehingga berbagai indikator keberhasilan dapat diukur dengan jelas dalam lembaga ini. Indikator-indikator ini disebut dengan istilah key performance indicator (KPI) yang dapat disusun baik di tingkat lembaga sampai individu karyawan. Pendekatan BSC, dapat dimanfaatkan oleh SEAMEO BIOTROP dalam menyelaraskan visi, misi, tujuan serta strateginya kedalam suatu kerangka kerja strategis yang komprehensif, koheren, berimbang dan terukur yang selanjutnya dapat berimplikasi dalam meninjau kembali strategi yang telah ditetapkan untuk terus menerus diperbaiki sehingga pada akhirnya diharapkan mempengaruhi kinerja lembaga agar menjadi lebih baik. Selanjutnya dengan pengukuran kinerja yang lebih baik ini diharapkan pengelolaan sumberdaya manusia di SEAMEO BIOTROP akan semakin baik. Penelitian ini bertujuan untuk (1) Menjabarkan visi, misi, dan strategi SEAMEO BIOTROP ke dalam sasaran-sasaran strategis pada keempat perspektif Balanced Scorecard (2) Menentukan KPI, target, inisiatif strategi, dan peta strategi apa yang dapat diterapkan oleh SEAMEO BIOTROP, (3) Menyusun hubungan sebab akibat sasaran strategis SEAMEO BIOTROP melalui peta strategis dan (4) Merumuskan implikasi manajerial bagi SEAMEO BIOTROP. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif melalui pendekatan studi kasus. Data dan informasi diperoleh dengan wawancara terstruktur dan Focus Group Discussion. Teknik pengambilan contoh dilakukan dengan cara sengaja (purposive sampling) dimana responden terdiri atas unsur-unsur manajemen SEAMEO BIOTROP sebagai pihak internal dan pihak eksternal. Pihak internal terdiri dari Board of Directors (BoD), Finance Unit Head, General Administration Unit Head, Facilities Unit Head, Information and Technology Unit Head, Information Resource Unit Head, Human Resource Management Unit Head, Community Development Head, Laboratory Coordinator dan Scientist, sedangkan pihak eksternal berasal dari PT. Monagro Kimia dan BB Biogen. Proses perancangan Balanced Scorecard (BSC) pada SEAMEO BIOTROP diawali dengan penjabaran visi, misi dan strategi lembaga kedalam sasaran strategis pada empat perspektif Balanced Scorecard. Keempat perspektif ini disetujui oleh pihak manajemen sebagai perspektif yang dipilih dalam proses perancangan BSC tersebut, karena dianggap pernyataan visi, misi, strategi SEAMEO BIOTROP sudah mewakili keempat perspektif dalam BSC ini. Proses penjabaran visi, misi dan strategi tersebut melibatkan responden yang terdiri dari Board of Directors dan staf setingkat Unit Head dalam lembaga. Wawancara dilakukan terhadap responden dengan menggunakan alat bantu kuesioner. Setelah visi, misi dan strategi perusahaan diterjemahkan kedalam sasaran strategis pada empat perspektif Balanced Scorecard, maka langkah selanjutnya menentukan indikator kinerja kunci (KPI) yang akan diukur oleh lembaga, kemudian dilanjutkan dengan menentukan target dan inisiatif strategis dari setiap sasaran strategis. Langkah terakhir dari perancangan Balanced Scorecard adalah membuat peta strategi. Setelah Balanced Scorecard terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah mengukur kontribusi setiap KPI terhadap kinerja lembaga dengan menggunakan kerangka Balanced Scorecard. Balanced Scorecard menyediakan kerangka untuk membangun sasaran-sasaran strategis yang koheren. Kekoherenan ini dapat dibangun dengan menciptakan hubungan sebab akibat antara sasaran strategis melalui pemetaan strategis. Hubungan sebab-akibat ini menyebabkan sasaran strategis yang ditetapkan untuk setiap perspektif memberikan dampak kepada keberhasilan sasaran strategis perspektif lainnya. Peta strategi SEAMEO BIOTROP menggambarkan turunan dari visi, misi dan strategi lembaga. Ada beberapa hubungan sebab akibat yang diidentifikasi dalam peta strategi SEAMEO BIOTROP, diantaranya adalah pada perspektif proses bisnis internal, diidentifikasi sasaran strategis mempromosikan potensi dan keuntungan biologi tropis yang telah terbukti bagi masyarakat dan lingkungan alami dari negaranegara anggota SEAMEO dinilai mempengaruhi keberhasilan sasaran strategis menghasilkan dukungan kebijakan dari pemerintah di negara anggota dalam memelihara dan mengelola biologi tropis secara tepat. Selanjutnya lembaga ini mengidentifikasi beberapa Key Performance Indicator (KPI) organisasi. Berdasarkan hasil pembobotan, diketahui bahwa setiap KPI memiliki tingkat kepentingan dan kontribusi yang berbeda terhadap kinerja lembaga secara keseluruhan. Pada perspektif keuangan KPI jumlah pendanaan yang diterima dari Pemerintah memiliki kontribusi tertinggi sebesar 5,3 persen terhadap kinerja lembaga. Kontribusi KPI jumlah pendanaan yang diterima dari Pemerintah yang tinggi ini menunjukkan bahwa lembaga masih menggantungkan keberhasilan pelaksanaan program dan aktivitasnya sebagian besar dari dukungan dana Pemerintah. Pada perspektif pelanggan, KPI jumlah penelitian/program reguler/baru yang dilakukan bekerjasama dengan akademisi, organisasi penelitian dan pengembangan, serta industri terkait lainnya berkontibusi tertinggi terhadap kinerja lembaga yakni sebesar 8,0 persen terhadap kinerja lembaga. Hal ini dikarenakan sebagai lembaga pendidikan, inti kegiatan dari SEAMEO BIOTROP adalah menyediakan layanan penelitian, pengembangan serta pelatihan terkait bidang biologi tropis yang sebagian besar bekerjasama dengan lembaga atau organisasi dan industri terkait lainnya. Pada perspektif proses bisnis internal, KPI jumlah MOU yang ditandatangani dan diimplementasikan memberikan kontribusi tertinggi yaitu sebesar 14,5 persen bagi kinerja lembaga. Banyaknya MOU yang ditandatangani dan diimplementasikan merupakan ukuran penting keberhasilan lembaga dalam memperkenalkan dirinya sebagai sebuah Pusat Unggulan dalam bidang biologi tropis di wilayah Asia Tenggara khususnya di Indonesia. Hal itu mencerminkan semakin meningkatnya kepercayaan pihak lain untuk bekerjasama dan memanfaatkan sumberdaya yang dimiliki oleh SEAMEO BIOTROP. Pada perspektif pertumbuhan dan pembelajaran, rasio produktivitas tenaga kerja memiliki kontribusi tertinggi yaitu sebesar 10,4 persen terhadap kinerja lembaga SEAMEO BIOTROP. Hal ini diduga dikarenakan produktivitas tenaga kerja sangat mempengaruhi kinerja lembaga. Banyaknya variabel yang mempengaruhi produktivitas, mengakibatkan lembaga SEAMEO BIOTROP perlu benar-benar menentukan variabel mana yang paling mempengaruhi produktivitas stafnya.