Perancangan Balanced Scorecard Sebagai Metode Pengukuran Kinerja Pada Pusat Penelitian Kelapa Sawit (Ppks) - Medan

Abstract

kelapa sawit yang cikal bakalnya telah berdiri sejak 1916. Hasil penelitian PPKS yang berupa produk, inovasi teknologi, dan jasa pelayanan telah banyak diaplikasikan untuk menunjang keberhasilan usaha di bidang perkelapasawitan. Penelitian-penelitian yang dilakukan mencakup aspek kultur teknis, pengolahan minyak, permesinan dan sosial ekonomi. PPKS juga secara aktif memberikan layanan teknis pada industri kelapa sawit. Dalam melaksanakan tugasnya, PPKS membutuhkan perancangan ukuran kinerja yang dapat membantu karyawan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Untuk sampai kepada perancangan ukuran kinerja dimaksud, manajemen PPKS perlu menetapkan komponen-komponen strategis, berupa visi, misi, dan tujuan strategis. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah (a) Selama ini pengukuran kinerja PPKS hanya berdasarkan indikator keuangan saja sehingga tidak memberikan gambaran yang jelas tentang kinerja yang sebenarnya. (b) Belum ada prioritas perspektif kinerja yang ingin dinilai. (c) Tidak ada gambaran atau informasi yang jelas bagaimana kinerja PPKS berdasarkan perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, serta perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Berdasarkan rumusan masalah tersebut maka penelitian ini bertujuan untuk: (a) Mengidentifikasi visi, misi, dan tujuan perusahaan dengan menggunakan empat perspektif Balanced Scorecard. (b) Menganalisa prioritas perspektif kinerja PPKS. (c) Merancang pengukuran kinerja PPKS dengan metode Balanced Scorecard. Untuk mencapai tujuan tersebut maka penelitian ini melibatkan unsur manajemen PPKS yang bertindak sebagai responden. Penelitian yang dilaksanakan pada PPKS dimulai pada bulan Februari sampai dengan April 2007, menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Data yang diperoleh adalah berupa data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dengan wawancara terstruktur dengan alat bantu kuisioner. Data sekunder diperoleh dengan cara studi literatur. Analisis kualitatif dilakukan untuk menjabarkan visi dan misi PPKS ke dalam tujuan dan strategi. Analisis kuantitatif dilakukan dalam pembobotan KPI dengan metode paired comparison. Penelitian ini diawali dengan mengidentifikasi visi dan misi. Visi dan misi PPKS dijabarkan ke dalam tujuan dan strategi pada keempat perspektif BSC, kemudian dihasilkan sasaran-tujuan strategis dan inisiatif strategis. Pada setiap tujuan strategis ditetapkan ukuran kinerja yang akan dicapai, kemudian dilanjutkan dengan penentuan hubungan sebab-akibat dari masing-masing sasaran strategis. Hubungan sebab-akibat dari sasaran-tujuan strategis membentuk strategy map PPKS. Target ditentukan berdasarkan lag indicators pada ukuran kinerja dari setiap sasaran strategis, sedangkan inisiatif strategis ditentukan berdasarkan tujuan strategis dan lead indicators. Scorecard PPKS disusun dari komponen-komponen strategis yang dihasilkan melalui wawancara. Kemudian dilakukan pembobotan keempat perspektif BSC dan key performance indicator (KPI) pada setiap perspektif. Pembobotan dilakukan oleh responden yang mewakili stakeholders PPKS. Pembobotan tersebut dimaksudkan untuk memperoleh tingkat kepentingan stakeholders terhadap keempat perspektif dan KPI dari setiap perspektif yang telah ditentukan oleh wawancara. Bobot dari masing-masing KPI tersebut kemudian diolah untuk menentukan unit kerja yang bertanggung-jawab dalam pencapaian KPI tersebut. Unit kerja PPKS yang bertanggung-jawab terhadap pencapaian suatu KPI, selain memperhatikan rentang kriteria bobot KPI, juga mempertimbangkan fungsi dari unit kerja PPKS dimaksud. Hasil yang diperoleh dari pembobotan adalah bahwa stakeholders PPKS lebih mementingkan perspektif pelanggan, kemudian perspektif keuangan, perspektif proses internal serta perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Sedangkan hasil pembobotan dari 15 (lima belas) KPI yang disimpulkan dengan wawancara dan kuesioner, berdasarkan urutan tingkat kepentingannya pada masing-masing perspektif dan bobot pencapaiannya adalah sebagai berikut: KPI perspektif keuangan; a) pendapatan (63,64%), b) keuntungan (36,36%), KPI perspektif pelanggan; a) segmentasi pasar (25,76%), b) customer satisfaction (31,82%), c) citra dan reputasi (25,38%), d) penyebarluasan informasi (17,05%), KPI perspektif proses bisnis internal; a) produk baru diserap pasar (25,31%), b) keluhan pelanggan (25,52%), c) jaringan kerja (21,38%), d) penciptaan produk kreatif dan inovatif (27,79%), KPI perspektif proses bisnis internal; a) loyalitas karyawan tinggi (23,86%), b) pelatihan dan pendidikan (23,41%), c) turn over (15,68%), d) rekrutmen (17,05%), e) sistem informasi manajemen (20,00%). Hal-hal yang disarankan dari penelitian ini adalah sebagai berikut; a) Tolok ukur kinerja yang digunakan dalam penelitian ini bersifat dinamis dan berkembang sejalan dengan tuntutan masyarakat yang semakin maju. Oleh karena itu, rancangan Balanced Scorecard harus selalu disesuaikan pada setiap perubahan atau penambahan tolok ukur kinerja. b) Jika metode ini diterapkan pada perusahaan, maka PPKS perlu melakukan evaluasi terhadap sasaran-sasaran strategis yang telah ditetapkan, minimal setiap tahun, untuk menyesuaikan penetapan target perusahaan. Inisiatif strategis yang telah ditentukan untuk memicu pencapaian sasaran strategis, perlu dijabarkan lebih lanjut ke dalam program dan anggaran perusahaan untuk lebih memperjelas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi perusahaan. c) Sebelum rancangan Balanced Scorecard diimplementasikan, sebaiknya pihak manajemen terlebih dahulu melakukan sosialisasi kepada seluruh karyawan PPKS. Hal ini supaya terjadi kesepakatan antara pihak manajemen dengan karyawan terutama terhadap tolok ukur kinerja, karena tolok ukur kinerja ini nantinya yang akan digunakan oleh pihak manajemen PPKS dalam mengukur kinerja keberhasilan karyawan.