Analisis Perancangan dan Pengukuran Kinerja Pt. Nova Bersaudara Jaya Dengan Pendekatan Balanced Scorecard

Abstract

PT. Nova Bersaudara Jaya yang berdiri sejak tahun 2003 di Kabupaten Kutai Kartanegara, Kalimantan Timur merupakan perusahaan kontraktor yang memfokuskan usahanya pada jasa penyewaan alat angkutan (darat, laut dan udara), penyediaan tenaga kerja dan pengadaan barang (alat, peralatan, suku cadang kendaraan bermotor dan pengujian). Saat ini bisnis terbesar PT. Nova Bersaudara Jaya adalah penyewaan kendaraan darat, oleh karena itu perusahaan membutuhkan supir berkualitas, kendaraan berkondisi prima, kendaraan pengganti (cadangan) dalam jumlah memadai dan mekanik handal. Selain harga sewa, berbagai hal di atas menjadi poin penting bagi perusahaan penyewa kendaraan. PT. Nova Bersaudara Jaya perlu mencari konsep sistem pengukuran kinerja yang dapat membantunya memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kekuatannya. Selama ini, kinerja perusahaan hanya diukur dari sisi keuangan dan pengambilan keputusan hanya didasarkan pada data keuangan tersebut, belum ada penilaian kinerja secara menyeluruh. Berdasarkan hal di atas, maka peneliti melakukan penelitian berupa perancangan dan pengukuran kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya menggunakan Balanced Scorecard dengan empat perspektifnya (perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran), sehingga diketahui kinerja perusahaan secara utuh. Oleh karena itu, perumusan masalah dari penelitian ini adalah (1) Indikator apa saja yang mempengaruhi dan sesuai dalam penilaian kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya dari empat perspektif Balanced Scorecard? (2) Bagaimana ukuran kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya dari empat perspektif Balanced Scorecard? (3) Upaya apa yang harus dilakukan PT. Nova Bersaudara Jaya dalam upaya meningkatkan kinerjanya? Berdasarkan perumusan masalah tersebut, maka tujuan penelitian ini adalah (1) Mengidentifikasi indikator-indikator penilaian kinerja di PT. Nova Bersaudara Jaya berdasarkan empat perspektif Balanced Scorecard; (2) Mengukur kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya ditinjau dari empat perspektif Balanced Scorecard; dan (3) Merumuskan upaya-upaya peningkatan kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya. Kegunaan dari penelitian ini adalah (1) Memberi usulan rancangan Balanced Scorecard kepada perusahaan untuk pengukuran kinerjanya; (2) Memberi masukan tentang kinerja perusahaan, sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya; (3) Penulis juga berharap hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan bagi pihak yang berkepentingan, menjadi referensi dalam institusi pendidikan dan sebagai sarana pembelajaran bagi diri penulis. Penelitian ini menggunakan Balanced Scorecard yang dibatasi pada tingkat perusahaan. Penelitian dititikberatkan pada penyewaan kendaraan darat karena walaupun PT. Nova Bersaudara Jaya juga mampu melayani jasa lainnya, namun hingga saat ini PT. Nova Bersaudara Jaya hanya pernah mendapatkan tender penyewaan kendaraan darat ataupun ditunjuk secara langsung oleh sebuah perusahaan untuk menjadi rekanannya. Penelitian ini dititikberatkan pada pengukuran kinerja perusahaan dengan empat perspektif Balanced Scorecard, yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Aplikasi dan implementasi dari sistem penilaian kinerja diserahkan sepenuhnya kepada pihak manajemen perusahaan. Penelitian dilakukan di PT. Nova Bersaudara Jaya selama tiga bulan (Desember 2006 – Februari 2007). Penelitian perancangan dan pengukuran kinerja ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus di mana penelitian dilaksanakan secara langsung pada PT. Nova Bersaudara Jaya. Analisis kualitatif dilakukan untuk menjabarkan visi dan misi perusahaan ke dalam tujuan dan strategi, dan selanjutnya ditentukan sasaran strategik dan ukuran kinerja dalam empat perspektif Balanced Scorecard. Strategi kemudian dijabarkan menjadi sasaran strategis pada masing-masing perspektif. Peta strategi dihasilkan dari keterhubungan pada masing-masing sasaran strategis yang ada. Analisis kuantitatif dilakukan dalam pembobotan perspektif dan Key Performance Indicators (KPI) menggunakan metode paired comparison. Berbagai pengukuran kinerja menggunakan metode masing-masing KPI. Performance range hasil survei kepuasan ditentukan menggunakan scoring criteria. Pengambilan contoh untuk responden pelanggan menggunakan metode survei dengan kuesioner. Pengambilan contoh dilakukan dengan cara mendatangi perusahaan pelanggan yang terletak di Kalimantan Timur. Responden pelanggan adalah beberapa pelanggan PT. Nova Bersaudara Jaya tahun 2006 serta beberapa pelanggan tahun 2005 dan 2004; hal tersebut dilakukan karena beberapa kontraktor pindah atau tidak dapat lagi dilacak keberadaannya. Nama responden pelanggan adalah sebagai berikut: VICO Indonesia Co. LLC., PT. Surya Hutani Jaya, PT. Bhaswara Sinar Mulia, PT. Ceria Utama Abadi, PT. Java Velusi Mandiri, PT. Novita Graha Mandiri, PT. Perdana Karya, PT. Perdana Kutai, PT. Radiant Utama Intersco, PT. Sucofindo, PT. Sugico Graha, PT. Weltekindo, PT. Rekayasa Industri, PT. Simasco Indonesia, PT. Dwi Utama, dan PT. Apexindo. Karyawan PT. Nova Bersaudara Jaya terbagi atas tiga bagian, yakni supir, mekanik dan pihak manajemen dengan jumlah keseluruhan sebanyak 82 orang; responden ditetapkan sebanyak 45 orang dengan teknik pengambilan contoh secara acak menggunakan metode survei dengan kuesioner. Teknik pengambilan contoh purposive sampling guna penentuan KPI, pembobotan perspektif dan KPI dipilih untuk menentukan responden dari pihak manajemen (seluruh pihak manajemen berjumlah 10 orang) dengan alasan bahwa pihak manajemen adalah pihak berwewenang dan berkompetensi untuk menentukan arah perusahaan. Kegiatan penelitian dilakukan atas tiga tahap, yakni melihat pengukuran kinerja yang telah dilakukan perusahaan, merancang Balanced Scorecard perusahaan dan mengukur kinerja perusahaan berdasarkan KPI Balanced Scorecard. Perancangan Balanced Scorecard pada PT. Nova Bersaudara Jaya dimulai dengan penentuan sasaran strategis beserta KPI-nya (Key Performance Indicators) dan pembuatan peta strategi. Pengukuran kinerja pada KPI didasarkan pada rancangan Balanced Scorecard yang telah disusun yang dimulai dengan pembobotan perspektif dan KPI. Berdasarkan hasil pengukuran kinerja yang dibandingkan dengan target, maka diperoleh indeks kinerja yang menunjukkan kondisi kinerja KPI. Kemudian dipetakan hasil kinerja perspektif dan KPI dengan teknik rentang kriteria (performance range) melalui penempatan warna-warna pada norma kinerja yang menunjukkan kondisi kinerjanya. Performance range menandakan kondisi indeks kinerja KPI yang diwakilkan oleh warna-warna pada norma kinerja sebagai berikut: warna merah (< 70,00) menandakan kinerja tidak baik, warna pink (70,01–80,00) menandakan kinerja kurang baik, warna kuning (80,01–90,00) menandakan kinerja sedang, warna hijau (90,01–100,00) menandakan kinerja baik, dan warna biru (> 100,01) menandakan kinerja sangat baik. KPI pada perspektif keuangan beserta target, aktual kinerja, bobot dan norma kinerjanya ialah sebagai berikut: net profit (25%; -8,48%; 19,44%; merah), collection days (60 hari; 108 hari; 18,89%; merah), total biaya general (15%; 43,42%; 17,78%; merah), kendaraan tersewa (rata-rata 60 unit/bulan; rata-rata 58 unit/bulan; 17,36%; hijau), pertumbuhan jumlah kendaraan (10 unit; 8 unit; 14,58%; pink), nilai kontrak (25%; 11,71%; 11,94%; merah). KPI pada perspektif pelanggan beserta target, aktual kinerja, bobot dan norma kinerjanya ialah sebagai berikut: loyalitas pelanggan (80%; 79,17%; 26,25%; hijau), keluhan pelanggan (5 laporan; 4 laporan; 25,94%; biru), kepuasan pelanggan (4,00; 3,95; 25,63%; hijau), dan pelanggan baru (7 perusahaan; 11 perusahaan; 22,19%; biru). KPI pada perspektif proses bisnis internal beserta target, aktual kinerja, bobot, indeks kinerja dan norma kinerjanya ialah sebagai berikut: jam kerja aman (189259 jam; 189259 jam; 14,22%; hijau), kecelakaan (0 kejadian; 0 kejadian; 14,06%; hijau), kecepatan perbaikan kendaraan (1 hari; 1 hari; 14,06%; hijau), Revenue Per Cost (R/C) (1,80; 1,31; 13,36%; pink), checklist (sebulan sekali; sebulan sekali; 12,11%; hijau), slot patrol (sebulan sekali; sebulan sekali; 11,64%; hijau), safety meeting (15 orang; 14 orang; 11,33%; hijau), dan kartu STOP (4272 buah; 3388 buah; 9,22%; pink). KPI pada perspektif pembelajaran dan pertumbuhan beserta target, aktual kinerja, bobot dan norma kinerjanya ialah sebagai berikut: produktivitas karyawan (Rp 75.000.000 per karyawan; Rp 67.641.075 per karyawan; 25,20%; kuning), loyalitas karyawan (15%; 29,37%; 25,00%; merah), jam pelatihan (200 jam; 229 jam; 17,60%; biru), kepuasan karyawan (4,00; 3,89; 16,80%; hijau), dan karyawan terlatih (30 orang; 35 orang; 15,40%; biru). Bobot, indeks kinerja dan norma kinerja masing-masing perspektif ialah sebagai berikut: perspektif keuangan (28,44%; 57,92%; merah), perspektif pelanggan (27,19%; 119,96%; biru), perspektif proses bisnis internal (25,31%; 93,18%; hijau), perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (19,06%; 93,34%; hijau). Total indeks kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya adalah 91,10% dengan norma kinerja hijau atau kinerja totalnya baik. KPI dengan indeks kinerja < 70 (norma kinerja warna merah, kinerja tidak baik) dan KPI dengan indeks kinerja 70,01–80,00 (norma kinerja warna pink, kinerja kurang baik) perlu diperhatikan dan diperbaiki segera oleh perusahaan. Sementara KPI dengan indeks kinerja dan warna norma kinerja selain itu juga perlu mendapat perhatian agar dapat dipertahankan dan ditingkatkan kinerjanya. Walaupun perspektif pelanggan berada pada kondisi sangat baik, proses bisnis internal serta pembelajaran dan pertumbuhan berada pada kondisi kinerja baik, namun perspektif keuangan yang menjadi outcome dari seluruh kegiatan operasional masih berada kondisi kinerja tidak baik. Hasil pengukuran kinerja PT. Nova Bersaudara Jaya dengan menggunakan Balanced Scorecard memperlihatkan hal yang tidak tampak pada pengukuran kinerja yang telah dilakukan perusahaan yang hanya mengukur sisi keuangan. Saran untuk perusahaan ialah PT. Nova Bersaudara Jaya perlu menerapkan pengukuran kinerja berdasarkan kerangka Balanced Scorecard karena Balanced Scorecard merupakan alat pengukuran kinerja yang koheren dan komprehensif, sehingga dapat diketahui kondisi kinerja berbagai KPI dan dapat dilakukan perbaikan maupun peningkatan. Pembangunan Balanced Scorecard memerlukan dukungan yang kuat dari manajemen puncak serta seluruh karyawan. Oleh karena itu, sebelum menerapkannya perlu dilakukan sosialisasi yang memadai agar seluruh karyawan benar-benar menyadari manfaat yang akan diperoleh nantinya. Pengelolaannya pun perlu ditangani secara baik karena kinerja dari satu bagian akan berdampak pada bagian yang lain di dalam perusahaan.