EVALUASI PENGELOLAAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU BERBASIS PENGENDALIAN INTERNAL COSO (STUDI KASUS UMKM LAPIS KUJANG)

Abstract

Persaingan ekonomi yang semakin ketat di masa globalisasi ini menuntut UMKM untuk lebih pintar dalam mengendalikan usahanya. Salah satu kunci keberhasilan dalam menghadapi persaingan tersebut adalah dengan adanya pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal atas pengelolaan persediaan menjadi salah satu cara untuk mengoptimalkan kinerja bisnis, terutama dalam konteks UMKM yang seringkali dihadapkan dengan tantangan sumber daya terbatas. Lapis Kujang sebagai salah satu UMKM juga menghadapi tantangan signifikan dalam mengelola persediaan bahan bakunya. Sistem pencatatan manual yang ada saat ini tidak didukung oleh teknologi yang memadai, mengakibatkan ketidakakuratan data persediaan. Akibatnya, sering terjadi kekurangan atau kelebihan stok. Hal ini berdampak pada kelancaran produksi dan menimbulkan kerugian finansial. Selain itu, kurangnya struktur organisasi yang jelas dan pemisahan tugas yang tidak tegas menyebabkan tumpang tindih tanggung jawab serta meningkatkan risiko kesalahan dan penyalahgunaan persediaan. Tidak adanya prosedur operasional standar (SOP) yang terdokumentasi dengan baik juga menjadi kendala. Setiap individu dalam perusahaan memiliki cara kerja yang berbeda-beda, sehingga sulit mencapai efisiensi dan konsistensi dalam pengelolaan persediaan. Pengelolaan persediaan bahan baku yang terjadi di Lapis Kujang dievaluasi terlebih dahulu dengan melihat kegiatan pengadaan bahan baku, penerimaan bahan baku, perhitungan fisik persediaan, pengeluaran bahan baku, hingga metode pencatatan persediaan. Dilakukan pula evaluasi terhadap fungsi fungsi yang terkait dan dokumen yang digunakan. Pengelolaan persediaan yang telah dijabarkan kemudian dibandingkan dengan 5 komponen pengendalian internal yang ditetapkan oleh COSO. Hasil analisis perbandingan pengendalian internal atas pengelolaan persediaan yang telah diterapkan oleh Lapis Kujang dengan aturan COSO ini menunjukkan adanya beberapa ketidaksesuaian. Berdasarkan hasil yang diperoleh, dilakukan penyusunan SOP yang memuat tujuan, ruang lingkup, definisi atas kata yang terkait, bagian yang terlibat, dokumen yang digunakan, serta prosedur atau langkah-langkah atas kegiatan yang dilakukan. Dilengkapi dengan adanya bagan alir atau flowchart agar prosedur lebih mudah dipahami oleh setiap pihak yang terkait. Disusunnya struktur organisasi yang mencakup bagian-bagian yang telah ada di Lapis Kujang dan menggambarkan tanggung jawab setiap bagian. Selain itu, disusun juga format kartu stok persediaan dalam bentuk format excel yang mana di dalamnya memuat tabel daftar stok persediaan, daftar pembelian stok, daftar penjualan stok, serta daftar penyesuaian stok.

The increasingly competitive economic landscape in the era of globalization demands that Micro, Small, and Medium Enterprises (MSMEs) become more adept at managing their operations. One key to success in facing this competition is through effective internal control. Internal control over inventory management is one way to optimize business performance, especially in the context of MSMEs, which often face limited resources. Lapis Kujang as one of MSMEs also faces significant challenges in managing its raw material inventory. The existing manual recording system is not supported by adequate technology, resulting in inaccurate inventory data. Consequently, there are often stock shortages or excesses. This impacts production continuity and causes financial losses. Additionally, the lack of a clear organizational structure and the absence of clear separation of duties lead to overlapping responsibilities and increase the risk of errors and misuse of inventory. The absence of well-documented Standard Operating Procedures (SOPs) is also a constraint. Each individual in the company has different working methods, making it difficult to achieve efficiency and consistency in inventory management. The management of raw materials at Lapis Kujang was first evaluated by examining the activities of raw material procurement, receipt, physical inventory counting, issuance, and inventory recording methods. An evaluation was also conducted on the related functions and documents used. The inventory management described above was then compared to the 5 components of internal control established by COSO. The results of the comparative analysis of internal control over inventory management implemented by Lapis Kujang with COSO regulations show several inconsistencies. Based on the results obtained, SOPs were developed that include objectives, scope, definitions of related terms, parties involved, documents used, and procedures or steps for the activities carried out. This is complemented by flowcharts to make the procedures easier to understand for all parties involved. An organizational structure was developed that covers the existing sections in Lapis Kujang and describes the responsibilities of each section. In addition, an inventory stock card format was also developed in the form of an Excel format, which contains tables of inventory stock lists, purchase lists, sales lists, and stock adjustment lists.