Pengembangan Knowledge Management Audit Dana Kompensasi Bahan Bakar Minyak (Bbm)

Abstract

BPKP telah melaksanakan audit Dana Kompensasi BBM selama 4 (empat) tahun anggaran, yaitu 2000,2001, 2002 dan 2003. Audit ini merupakan penugasan (mandatory) dari pemerintah yang mencakup kegiatan suatu program lintas sektoral. Pelaksanaan audit atas program ini menghadapi berbagai kendala, seperti anggaran audit yang terlambat turun, perbedaan kemampuan dan persepsi level manajemen dan pelaksana di lapangan dalam melaksanakan pedoman audit serta waktu penyelesaian pekerjaan yang mundur dari jadual yang telah ditetapkan. Hal ini merupakan kendala internal yang seharusnya dapat diatasi jika komunikasi dan koordinasi disamping adanya standar pemahaman atas proses dan kegiatan audit berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan penelitian ini adalah melakukan analisis dan perancangan sistem knowledge management berbasis teknologi informasi yang dapat digunakan dalam aktivitas perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi. Disamping itu juga menganalisis kebutuhan sistem informasi yang diperlukan untuk pengembangan knowledge management tersebut. Ruang lingkup penelitian mencakup kegiatan audit kinerja Program Kompensasi BBM tahun anggaran 2000, 2001, 2002 dan 2003. Penelitian juga melibatkan unit BPKP yang terkait. Metode analisis menggunakan pendekatan model Knowledge Management dari Zack yang menganalisis empat sumber daya yang terkait, yaitu knowledge repository, knowledge refinery, infrastruktur teknologi informasi dan infrastruktur organisasi. Analisis juga menggunakan pendekatan web engineering dari Pressman. Alat analisis yang digunakana adalah matriks komponen sistem informasi untuk investigasi sistem, context diagram dan data flow diagram untuk analisis sistem. Entity relationship diagram dan tabel data digunakan sebagai alat analisis untuk tahap disain dan rancang bangun sistem. Penelitian yang dilakukan menggunakan metode pengembangan dan metode penelitian. Metode pengembangan yang digunakan adalah protoyping, sedangkan metode penelitian yang dipakai adalah metode deskriptif dan dan metode kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara dan observasi. Motif utama pengembangan KM audit dana kompensasi BBM sebagai sistem aplikasi berbasis web adalah menyediakan sebuah sistem yang mampu memberikan pelayanan data/ informasi dan pengetahuan kepada lingkungan auditor yang terlibat di dalam audit dana kompensasi. Aplikasi web ini termasuk dalam kategori informational, interaction dan download oriented Analisis empat sumber daya Knowledge Management Zack menghasilkan simpulan sebagai berikut: 1. Dokumen pengetahuan yang dikelola dan disimpan selama ini sifatnya tidak terstruktur, untuk itu perlu dilakukan pengelompokkan berdasarkan kategori yang diinginkan sehingga bentuknya menjadi standar. Selanjutnya diberi label, indeks dan relasi antar unit pengetahuan yang saling terkait sehingga dapat tersimpan dengan terintegrasi secara logis dan memudahkan akses terhadap dokumen tersebut. 2. Mekanisme penyempurnaan pengetahuan berupa proses perbaikan/ revisi di dalam sistem yang akan dibangun adalah best practice. Sedangkan sub sistem lainnya merupakan dokumen pengetahuan yang dihasilkan diluar sistem aplikasi KM sehingga proses integrasi ke dalam sistem KM dilakukan dengan cara upload file. 3. Sistem aplikasi web KM yang dibangun dikembangkan dengan model client- server dengan host server adalah satu unit IBM X-Series 220 42 X dengan operating sistem NT 4. Disisi server, aplikasi yang digunakan adalah Apache server dan program PHP serta MySQL untuk program datababase. Sistem KM menggunakan jaringan LAN yang telah ada dengan topologi star dan diletakkan firewall yang berfungsi menyaring semua akses masuk berdasarkan service pada protokol TCP/IP. 4. Tim Pengendali Audit Dana Kompensasi BBM dibentuk berdasarkan keputusan Kepala BPKP dan bekerjasama dengan unit struktural organsasi yang telah ada, terdiri dari pengarah, penanggung jawab program, penanggung jawab harian, koordinator perencanaan dan pengendalian, koordinator laporan hasil audit, tim teknis dan tim sekretariat. Maisng-masing posisi telah diuraikan tanggung jawab dan tugasnya. Aplikasi KM audit dana kompensasi ini menggunakan aplikasi berbasis web dengan arsitektur hirarkial. Arsitektur ini merupakan arsitektur yang umum dipakai dalam aplikasi web yang memperbolehkan kontrol flow vertical maupun horizontal. Arsitektur basisdata yang digunakan adalah menggunakan pendekatan two-tier client-server yang merupakan penggabungan aplikasi database (termasuk database-nya) dengan aplikasi web server dalam satu server. Perubahan yang cukup penting jika aplikasi ini diterapkan adalah dapat memperkecil waktu yang diperlukan bagi proses audit maupun penyampaian laporan hasil audit. Disamping itu tersedianya pengetahuan di dalam sistem membuat lingkungan audit dengan cepat mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Manajemen audit dapat mendeteksi adanya permasalahan di dalam pelaksanaan audit dengan lebih cepat. Pada akhirnya aplikasi ini dapat meningkatkan kualitas dari proses dan output audit dan terpeliharanya pengetahuan yang dihasilkan dari audit dana kompensasi BBM yang akan bermanfaat bagi audit ini di masa yang akan datang maupun pelaksanaan audit yang sejenis.