Pengembangan Rancangan dan Penerapan Sistem Pengukuran Kinerja Dengan Pendekatan Balanced Scorecard Di Pt. X

Abstract

Krisis ekonomi yang terjadi di tahun 1997 mengakibatkan terpuruknya seluruh sektor ekonomi, terutama sektor properti. Banyak pengembang yang gulung tikar akibat krisis ekonomi ini, dan hanya developer yang sudah mature yang mampu bertahan. Salah satunya adalah PT X yang merupakan anak perusahaan dari Grup Z. Kemudian, disadari oleh perusahaan bahwa ternyata kinerja keuangan yang baik saja tidak bisa menjamin kelangsungan perusahaan. Agar mampu bertahan dalam bisnis jangka panjang, kinerja yang baik dari semua bidang perusahaan amat dibutuhkan karena mereka saling terkait. Perusahaan menemukan beberapa masalah yang bersumber dari kinerja yang tidak berhubungan langsung dengan keuangan namun pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja keuangan, misalnya kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas akan kembali membeli ataupun menyebarluaskan informasi kepada calon pembeli. Hal ini merupakan pemasukan bagi perusahaan. Untuk mengetahui lebih jelas hasil kinerja semua bidang perusahaan, maka perusahaan menggunakan Balanced Scorecard. Setiap perusahaan mempunyai rancangan Balanced Scorecard yang berbeda karena rancangan Balanced Scorecard terkait erat dengan visi, misi dan strategi perusahaan. Oleh karenanya, rumusan masalah penelitian ini adalah: (1) Bagaimana rancangan Balanced Scorecard pada pengukuran kinerja PT X? (2) Dengan penerapan Balanced Scorecard, bagaimana hasil pengukuran kinerja PT X? (3) Apa faktor-faktor yang menghambat dan mendukung kinerja PT X serta apa upaya-upaya yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja? Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah: (1) Mendesain sistem rancangan Balanced Scorecard untuk pengukuran kinerja PT X (2) Mengukur kinerja PT X dengan rancangan yang sudah dibuat (3) Menganalisa faktor-faktor penghambat dan pendukung kinerja.dan merumuskan upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah memberi usulan rancangan Balanced Scorecard kepada perusahaan untuk pengukuran kinerja, memberi masukan pada perusahaan hasil dari pengukuran kinerja, memberi masukan pada perusahaan faktor-faktor penghambat dan pendukung kinerja perusahaan serta upaya-upaya yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Ruang lingkup penelitian ini perancangan Balanced Scorecard pada tingkat perusahaan dan penerapannya pada pengukuran kinerja perusahaan. Perancangan Balanced Scorecard mulai dari penentuan Key Performance Indicators, strategy map dan performance range. Pengukuran kinerja perusahaan berdasarkan rancangan Balanced Scorecard yang telah disusun. Data untuk pengukuran kinerja menggunakan data saat ini dan data historis tahun 2002. Penelitian dilakukan di PT X, merupakan developer yang terletak di Kalideres, Jakarta Barat. Rentang waktu penelitian adalah sejak Juni 2003 – Desember 2003. Penelitian dilakukan dengan metode penelitian analisis deskriptif dalam proses perancangan Balanced Scorecard, analisis kualitatif dilakukan untuk mengetahui faktor pendukung atau penghambat dalam peningkatan kinerja perusahaan. Analisis kuantitatif dilakukan dalam penghitungan indeks, bobot Key Performance Indicators dan performance range. Sedangkan desain penelitian adalah studi kasus. Data yang dibutuhkan adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan dengan wawancara dan penyebaran kuesioner kepada pihak terkait. Sementara data sekunder diperoleh dari studi literatur ataupun dari laporan PT X. Untuk mendapatkan kepuasan pelanggan diambil 100 responden dengan teknik acak berstrata berdasarkan tipe rumah. Penyebaran kuesioner untuk mengetahui corporate image dilakukan kepada 100 responden dengan teknik pengambilan contoh purposive sampling, hanya untuk responden yang berlokasi di Jakarta Barat dan usia minimal 25 tahun. Teknik yang sama, yaitu purposive sampling, diterapkan untuk mendapatkan hasil kuesioner pembobotan dan diedarkan kepada pihak manajemen, yaitu general manager dan para manajer departemen. Sedangkan untuk mendapatkan hasil kepuasan karyawan, digunakan teknik sensus. Untuk mengolah data, digunakan teknik-teknik pengukuran kinerja yang sesuai dengan key performance indicators masing-masing perspektif, untuk mendapatkan pembobotan digunakan teknik paired comparison, performance range didapatkan dari teknik rentang kriteria dan kinerja keseluruhan diolah dengan software Balanced Scorecard (PB Views). Rancangan Balanced Scorecard PT X meliputi penentuan sasaran strategis, key performance indicators (KPI) dari empat perspektif, target dari masing-masing KPI, pembobotan dari setiap KPI dan perspektif, serta performance range. Performance range akan diwakilkan dengan warna-warna merah, kuning, hijau dan biru. Pengukuran kinerja dari masing-msing KPI adalah hasil aktual, sedangkan keseluruhan hasil kinerja didapatkan dengan menggunakan software Balanced Scorecard dan hasilnya berupa indeks. Berhubungan dengan performance range, perspektif atau KPI yang berindeks 0%-45% diwakili oleh warna merah (sangat tidak baik), 45.01%-90.01% berwarna kuning (tidak baik), 90.02%-135.02% berwarna hijau (baik), dan 135.03%-180% berwarna biru (sangat baik). Hasil pengukuran kinerja PT X adalah 110.7% diwakili warna hijau dan berkriteria baik. Hasil ini didapatkan dari perspektif keuangan (bobot:37%; indeks: 139.7%; performance range: hijau ), perspektif pelanggan (bobot: 25%; indeks: 105%; performance range: hijau), perspektif proses bisnis internal (bobot: 17%; indeks: 98.1%; performance range: hijau), dan Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran (bobot: 17%; indeks: 76.6%; performance range: kuning). Perspektif keuangan terdiri dari cashflow (bobot: 37%; indeks: 142.1%; performance range: biru), penjualan (bobot: 25%; indeks: 180%; performance range: biru), collection (bobot: 21%; indeks: 105.5%; performance range: hijau) dan biaya operasional efektif (bobot: 17%; indeks: 117.3%; performance range: hijau). Collection masih dijabarkan lagi menjadi A/R Collection (target: 100%, hasil aktual: 97.52%; bobot: 50%; indeks: 97.5%, performance range: hijau) dan jumlah net collection (target: 74%, hasil aktual: 84%; bobot: 50%; indeks: 113.5%, performance range: hijau). Perspektif pelanggan terdiri dari grup KPI hubungan baik dengan pelanggan (bobot: 25%; indeks: 85%; performance range: kuning) dan kepercayaan pelanggan (bobot: 75%; indeks: 111.7%; performance range: hijau). Hubungan baik dengan pelanggan terdiri dariKPI repeated order (target: 30%, hasil aktual: 30%; bobot: 25%; indeks: 100%, performance range: hijau), kepuasan pelanggan (target: 5, hasil aktual: 4; bobot: 75%; indeks: 80%; Performance range: kuning). Grup KPI kepercayaan pelanggan terdiri dari KPI jumlah pembeli baru (target: 70%, hasil aktual: 70%, bobot: 50%, indeks: 100%, performance range: hijau) dan corporate image (target: 60%, hasil aktual: 74%, bobot: 50%, indeks: 123.3%, performance range: hijau). Perspektif proses bisnis internal terdiri dari grup KPI cost effective (bobot: 50%; indeks: 157.2%; performance range: biru) dan proses layanan (bobot: 50%; indeks: 44.2%; performance range: merah). Grup KPI pertama terdiri dari KPI biaya marketing efektif (target: 5%, hasil aktual: 3.45%, bobot: 37%, indeks: 131%, performance range: hijau), biaya purnajual efektif (target: 1.5%, hasil aktual: 0.34%, bobot: 21%, indeks: 177.3%, performance range: biru), biaya lembur (target: Rp. 91.9 juta, hasil aktual: Rp. 59.3 juta, bobot: 21%, indeks: 135.5%, performance range: biru) dan biaya kerja tambah efektif (target: 0.3%, hasil aktual: 0.06%, bobot: 21%, indeks: 180%, performance range: biru). Grup KPI yang kedua terdiri dari KPI kepuasan pelanggan terhadap fasilitas (target: 5, hasil aktual: 3, bobot: 21%, indeks: 60%, performance range: kuning), jumlah keluhan (target: 20%, hasil aktual: 86.67%, bobot: 25%, indeks: 0%, performance range: merah), ketepatan waktu antaran (target: 100%, hasil aktual: 56.89%, bobot: 25%, indeks: 56.9%, performance range: kuning), dan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan (target: 5, hasil aktual: 3, bobot: 25%, indeks: 60%, performance range: kuning). Perspektif proses pembelajaran dan pertumbuhan terdiri dari grup KPI profesionalisme karyawan (bobot: 50%; indeks: 81.7%; performance range: kuning) dan kapabilitas karyawan (bobot: 50%; indeks: 71.5%; performance range: kuning). Profesionalisme karyawan terdiri dari KPI tingkat keterlambatan (target: 1.5, hasil aktual: 1.75, bobot: 50%, indeks: 83.3%, performance range: kuning), kepuasan karyawan (target: 5, hasil aktual: 4, bobot: 50%, indeks: 80%, performance range: kuning). Kapabilitas karyawan diukur dari pelatihan efektif (bobot: 50%; indeks: 45.4%; performance range: kuning), rata-rata performance appraisal (target: 8, hasil aktual: 7.88, bobot: 25%, indeks: 98.5%, performance range: hijau), dan pencapaian rencana kerja individu (target: 100%, hasil aktual: 96.51%, bobot: 25%, indeks: 96.5%, performance range: hijau) Walau secara keseluruhan, PT X mendapatkan nilai kinerja di atas 100%, namun tidak berarti semua KPI dari keempat perspektif mempunyai nilai kinerja yang sama baiknya. Dari penjabaran di atas dapat disimpulkan faktor mana yang menjadi pendukung kinerja dan mana yang menjadi penghambat kinerja. Faktor pendukung kinerja, KPI yang mempunyai nilai indeks minimal 90.02% dan faktor yang menghambat kinerja adalah KPI yang mendapatkan nilai indeks di bawah 45%. Hal ini tidak berarti bahwa KPI berindeks 45.01% - 90.01% sudah aman. KPI yang berindeks 45.01% - 90.01% pun harus diperhatikan oleh pihak manajemen karena bisa menjadi KPI yang menghambat kinerja. Prinsipnya, KPI yang jelek harus ditingkatkan, sedang KPI yang berindeks tinggi, harus dipertahankan. Balanced Scorecard cocok diterapkan di PT X sebagai sistem pengukuran kinerja. Hasil pengukuran kinerja PT X dengan menggunakan Balanced Scorecard memperlihatkan apa yang tidak tampak bila kinerja perusahaan diukur dengan pengukuran kinerja tradisional. Terlihat bahwa PT X lemah pada perspektif proses bisnis internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran, dimana pada pengukuran kinerja tradisional kedua hal tersebut tidak nampak. Saran untuk penerapan Balanced Scorecard di PT X agar lebih menyeluruh, sebaiknya perusahaan segera membuat rancangan Balanced Scorecard untuk lingkup departemen yang melibatkan seluruh karyawan dalam pelaksanaannya. Dengan melibatkan seluruh karyawan, mereka akan mengetahui apa yang menjadi tujuan departemen dan targetnya. Selain itu perusahaan juga sebaiknya mensosialisasikan kegunaan dan pemakaian Balanced Scorecard kepada semua karyawan agar mereka menyadari betapa pentingnya Balanced Scorecard untuk peningkatan kinerja perusahaan dan pengembangan kemampuan mereka sendiri.