Perencanaan Kebutuhan Pejabat Arsiparis Di Dinas Arsip dan Dokumentasi Dki Jakarta Tahun 2000-2004

Abstract

Berdirinya Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta dibentuk melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta Nomor 396 Tahun 1977 tentang Pembentukan Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta. Sejak terbentuknya Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta tahun 1977 hingga sekarang belum memiliki Peraturan Daerah (Perda), sehingga status Dinas Arsip dan Dokumentasi masih non struktural. Dengan kondisi seperti ini, mengakibatkan hak pegawai sebagai pegawai negeri sipil belum sepenuhnya terpenuhi. Tugas pokok Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta adalah mengelola kearsipan, maka terbentuklah jabatan fungsional arsiparis di Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta, melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta Nomor 139 Tahun 1992. Pelaksanaan tugas pokok Jabatan fungsional arsiparis berdasarkan Surat Edaran Bersama antara Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 01/SEB/1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Aplikasi dalam pelaksanaan tugas pokok jabatan fungsional arsiparis disinkronkan dengan tugas pokok Dinas Arsip dan Dokumentasi, yang semula didukung dengan 43 (empat puluh tiga) orang sumberdaya manusia arsiparis hingga sekarang jumlahnya berkurang menjadi 26 (dua puluh enam) orang pejabat arsiparis. Pengurangan jumlah jabatan arsiparis dimaksud, disebabkan karena yang bersangkutan mengakhiri masa tugas (pensiun) mutasi ke luar instansi dan keluar dari jabatan fungsional arsiparis. Dalam melakukan penelitian ini, permasalahan yang diidentifikasi adalah kemampuan pejabat arsiparis dalam menangani arsip belum maksimal, status organisasi belum struktural, jumlah dan kualitas sumberdaya manusia arsiparis belum sesuai dengan kebutuhan, pendayagunaan pejabat arsiparis belum optimal, pengadaan pegawai melalui Biro Kepegawaian DKI Jakarta dan belum sempurnanya analisis pekerjaan. Dari identifikasi masalah tersebut, dibatasi pada jumlah pejabat arsiparis belum sesuai dengan kebutuhan. Dari permasalahan tersebut di atas, tujuan penelitian ini adalah: (a) mempelajari perencanaan sumberdaya manusia pada Dinas Arsip dan Dokumentasi DKI Jakarta, (b) menentukan teknik perencanaan yang tepat, (c) menentukan kebutuhan sumberdaya manusia jabatan fungsional arsiparis. Metode penelitian yang dipakai adalah studi kasus, sedangkan pengumpulan informasi yang digunakan diantaranya melalui metode observasi, wawancara, kuesioner, studi pustaka dan lain-lainnya. Metode observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang sedang dilakukan oleh pejabat arsiparis. Teknik wawancara, dilakukan dengan tanya jawab terhadap beberapa pejabat yang berkompeten dibidang kearsipan, guna melengkapi data yang dibutuhkan. Kuesioner dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan, dst...