Penerapan Change Management dan Knowledge Management ITIL v.3 pada PATEN di Kecamatan

Abstract

PATEN (Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan) merupakan sebuah pelayanan di kecamatan yang melayani kebutuhan masyarakat dalam satu pintu. Tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi pelayanan PATEN elektronik di kecamatan dengan menerapkan change management dan knowledge management menggunakan framework ITIL v.3. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, dimana evaluasi dilakukan dengan memecahkan permasalahan yang telah diidentifikasi dari penelitian sebelumnya. Hasil penelitian menunjukan bahwa dari sisi change management pemerintah kecamatan dapat menggunakan analisa SWOT untuk mengidentifikasi strategi perubahan dan metode agile untuk mengidentifikasi kebutuhan perubahan yang terjadi dalam pelayanan PATEN (dari manual menuju berbasis elektronik), mengidentifikasi dampak dari perubahan dengan menjawab pertanyaan 7 Rs (Raised, Reason, Return, Risks, Resources, Responsible, Relationship), mengelompokkan perubahan ke dalam 3 kategori dan membentuk tim agen perubahan untuk memaksimalkan implementasi perubahan. Sedangkan dari sisi knowledge management, pemerintah dapat mengembangkan aplikasi PATEN dengan menerapkan proses knowledge management yaitu mendesain transfer pengetahuan yang efektif, mengadopsi empat dimensi pengembangan e-service untuk pegawai kecamatan yaitu kualitas informasi, efisiensi teknis, reliable security dan komunikasi sehingga pelayanan yang diberikan dapat berjalan maksimal. Dari hasil penerapan change management dengan mengikuti framework ITIL v.3, didapatkan rekomendasi bahwa pihak kecamatan perlu membentuk tim perubahan, mengadopsi dan mendesain proses change management untuk pelayanan PATEN. Dari perumusan strategi dan kebutuhan perubahan didapatkan perlunya pengelolaan stakeholder dengan menjalin komunikasi dan keterlibatan dengan masyarakat, mengelola aset dan infrastruktur sebagai kebutuhan yang berulang, menetapkan perbaikan pelayanan sebagai prioritas, dan mengembangkan pelayanan sebagai inovasi. Sedangkan dari sisi knowledge management didapatkan rekomendasi untuk menjalankan proses knowledge management, menerapkan alternatif pembelajaran untuk mentransfer pengetahuan PATEN, mengembangkan e-learning dengan memasukan 4 dimensi e-service (kualitas informasi, efisiensi teknis, reliable dan keamanan, komunikasi) untuk meningkatkan performa pegawai, mendesain SKMS (Service Knowledge Management System) sebagai gambaran pengetahuan pada PATEN.