Determining the Right Fuel Inventory by EOQ Probabilistic Methods (Case Study XYZ Gas Station in Bogor)

Abstract

Frequency of fuel ordering at XYZ gas station was irregular because it was decided based on estimated needs. It caused sometimes the tank could be empty or over stock. This condition results in difficulty to predict the provision of funds for fuel payment. According to this problem, it was necessary to analyse the influence of stock volume and total of fuel sale on fuel ordering at XYZ gas station. The objectives of this study were : a) to identify profile and controlling process of fuel inventory at XYZ gas station, b) to analyse cost parameter which influenced fuel ordering, c) to determine optimum of fuel ordering; and d) to determine the right time for fuel ordering. Primary datas were collected by using questionnaires and secondary data were consist of total receipts, sales and stocks of premium, pertamax and diesel (solar) fuel in 2008, and its prices in 2008. Analysis was done by EOQ probabilistic methods. The analysis result by EOQ probabilistic method showed that the premium optimum order was 23.942 lt. According to the capacity of tank trucks carrying fuel, then the premium ordering by XYZ gas station was 24,000 kl. Solar products showed optimum order value of 10.933 lt. In accordance with the capacity of tank trucks carrying fuel, then diesel fuel ordering was 8,000 kl. Optimum order for pertamax product was 2.484 lt. The capacity of the lowest fuel tank truck was 8.000 lt, so the value of pertamax ordering was 8.000 lt. It means that every time pertamax excess would be 5.516 lt and this condition would increase cost savings for pertamax inventory. This was additional costs that must be accepted by XYZ gas station due to limitations of Pertamina fuel tank truck capacity.The result analysis showed that premium ordering was done when premium stock in the inventory tank was 24.008 lt, or when solar stock in the inventory tank was 12.682 lt for solar ordering and when pertamax stock in the inventory tank was 1.534 lt for pertamax ordering.

Pelaksanaan operasional Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) sangat tergantung pada penerimaan, penjualan serta stok BBM. Melalui ketiga aktivitas utama inilah SPBU menjalankan bisnisnya. Frekuensi penerimaan tidak teratur karena umumnya didasarkan pada perkiraan kebutuhan. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya stok tangki kosong atau berlebih. Kondisi ini berdampak pada kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan dana untuk pembayaran BBM. Untuk itu perlu dilakukan penelitian guna melihat pengaruh jumlah stok dan penjualan BBM terhadap keputusan penerimaan BBM oleh pengusaha SPBU. Tujuan penelitian ini adalah a) Mengidentifikasi profil dan proses pengendalian persediaan BBM di SPBU XYZ, b) Mengetahui komponen biaya yang berpengaruh dalam penebusan BBM SPBU XYZ, c) Menentukan jumlah pemesanan persediaan BBM yang optimum, dan d) Menentukan saat pesan persediaan yang tepat untuk penebusan BBM. Data yang dikumpulkan meliputi data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil kuesioner mengenai profil dan karakteristik SPBU. Data Sekunder mencakup data-data kuantitatif yaitu : data jumlah penerimaan, penjualan dan stok produk premium, pertamax dan solar selama tahun 2008, serta data harga ke tiga jenis BBM tersebut selama tahun 2008. Analisa data dilakukan dengan menggunakan metode EOQ (economic order quantity) probabilistik. Parameter yang digunakan di SPBU XYZ dalam menentukan jumlah pemesanan BBM adalah pertama melalui prediksi penjualan, ke dua menentukan minimal stok yang harus ada di dalam tangki pendam dan ketiga adalah menentukan frekuensi maksimal pemesanan dalam waktu satu minggu adalah dua kali. Pemesanan juga harus disesuaikan dengan kapasitas muatan tangki truk atau kontainer yang akan digunakan sebagai sarana transportasi pengangkut BBM dari depot Pertamina ke SPBU. Biaya persediaan SPBU XYZ terdiri dari biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kehabisan persediaan. Total biaya persediaan yang paling tinggi adalah untuk produk premium. Hal ini terjadi karena dibandingkan dengan produk solar dan pertamax, frekuensi pemesanan premium adalah yang paling tinggi yaitu hampir setiap hari.