Manajemen Risiko Pengadaan Barang dan Jasa di PT. XYZ

Abstract

Umumnya, manajemen pengadaan dijalankan oleh unit kerja seperti purchasing atau procurement, yang memiliki tanggung jawab penuh untuk memenuhi permintaan kebutuhan operasional perusahaan. Namun, variasi strategi pengadaan terjadi, termasuk model procurement by user, di mana setiap bagian dapat menginisiasi dan mengelola proses pengadaan. PT. XYZ adalah perusahaan modal asing yang bergerak dalam industri manufaktur bahan bangunan. Dalam proses bisnisnya, PT. XYZ membutuhkan suplai barang dan jasa. Pelaksanaan pengadaan pada PT. XYZ yaitu dengan model procurement by user yang mengacu pada peraturan perusahaan yakni tentang administrasi pengadaan (Administrative Provisions for Procurement). Pencapaian kinerja dari proses pengadaan masih rendah dan belum mampu mencapai target yang ditetapkan oleh perusahaan berdasarkan data yang didapat pada periode tahun 2021 hingga 2023. Pada periode tersebut juga terjadi beberapa kondisi yang bermasalah terkait proses pemilihan pemasok di PT. XYZ, baik dari faktor internal (perusahaan) maupun eksternal (pemasok). Kondisi ini juga berdampak pada terlambatnya pemenuhan terhadap target yang telah ditetapkan sebelumnya. Tentu ini dapat merugikan perusahaan baik secara finansial maupun non-finansial. Tujuan dari penelitian ini adalah 1) mengidentifikasi jenis risiko yang terdapat pada proses pengadaan PT. XYZ, seperti tidak transparannya proses pemilihan pemasok, kendala biaya pengadaan, dan kurangnya profesionalisme dalam penerimaan barang atau jasa, 2) menganalisis pengukuran dan pemetaan risiko pengadaan di PT. XYZ, yang meliputi penilaian kejadian risiko (risk event) dan sumber risiko (risk agent), serta 3) menentukan perlakuan dan strategi mitigasi yang efektif dalam pengelolaan risiko pengadaan di PT. XYZ. Metode yang digunakan adalah House of Risk (HOR) Fase 1 dan 2, dengan mewawancarai dan menyebarkan kuesioner kepada lima key informant yang terlibat di dalam proses pengadaan PT. XYZ pada Januari hingga April 2024. Pemetaan risiko menggunakan heat map dan perincian aktivitas pengadaan di PT. XYZ menggunakan matriks RACI juga dilakukan untuk membuktikan adanya perubahan sebelum dan sesudah mitigasi risiko. Hasil dari penelitian ini adalah sebelum dilakukannya mitigasi risiko, dari Matriks RACI dapat diketahui user mengemban sepuluh dari sebelas aktivitas pengadaan barang dan jasa yang ada di PT. XYZ. Sepuluh aktivitas ini dinilai terlalu banyak jika harus diemban oleh user yang juga memiliki jobdesk utama dalam bidang kerjanya. Berdasarkan heat map, terdapat tiga aktivitas yang berada di kategori risiko sangat tinggi (extreme risk), yaitu pencarian pemasok (C1), proses penunjukkan dan pemilihan pemasok (C3), dan monitoring Surat Perintah Kerja (SPK) / Purchase Order (PO) yang berjalan (C7). Pada kategori risiko tinggi (high risk), terdapat dua aktivitas, yaitu negosiasi dengan pemasok (C2) dan penerbitan Surat Perintah Kerja (SPK) (C6). Melalui metode House of Risk (HOR) Fase 1, diperoleh delapan belas risk event dan tujuh belas risk agent. Setelah dilakukan perhitungan pareto, diketahui terdapat dua risk agent paling dominan, yaitu tidak ada SOP yang ditetapkan untuk pengadaan (A10, ARP: 1224) dan proses

pengadaan tidak satu pintu (A11, ARP: 1106). Hal ini jelas terlihat karena PT. XYZ tidak memiliki SOP khusus proses pengadaan dan proses pengadaan yang terjadi melibatkan banyak pihak, yang di mana dapat mengakibatkan banyak risiko, seperti adanya kesalahpahaman dari masing-masing pihak, pengiriman barang yang tidak sesuai, dan lain-lain. Dari hasil wawancara dan penyebaran kuesioner kepada key informant, teridentifikasi lima aksi mitigasi yang bisa dilakukan, di antaranya adalah penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP) proses pengadaan, penyesuaian peraturan perusahaan terkait pengadaan, sosialisasi peraturan atau alur proses pengadaan, membentuk Departemen Purchasing, dan penunjukan Person in Charge (PIC) khusus proses pengadaan. Melalui House of Risk (HOR) Fase 2, diambil satu aksi mitigasi risiko dengan nilai terbesar sebagai langkah yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam upaya penanganan risiko, yaitu penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP) proses pengadaan. Setelah dilakukannya mitigasi risiko, maka berubah pula Matriks RACI proses pengadaan PT. XYZ. Sebelumnya, hampir seluruh tanggung jawab atas pekerjaan (responsible) diemban oleh user, tetapi setelah dilakukan mitigasi risiko, Departemen Purchasing yang lebih banyak melakukan pekerjaan dibandingkan dengan user yang hanya berperan sebagai informed, consulted, atau accountable. Tidak hanya Matriks RACI yang mengalami perubahan, tetapi juga dengan heat map, sudah tidak ada lagi aktivitas yang berada di kategori risiko sangat tinggi (extreme risk) dan hanya satu aktivitas (C6) yang berada di kategori risiko tinggi (high risk), sisanya berada di kategori risiko sedang (moderate risk) dan risiko rendah (low risk). Adapun penelitian ini memberikan implikasi manajerial terkait alur proses pengadaan di PT. XYZ, di mana penyeleksian pemasok hingga penerbitan PO yang tadinya dilakukan oleh user, pada implikasi manajerial dilakukan oleh PIC Purchasing.

The background of this research is that procurement management is carried out by work units such as purchasing or procurement, which have full responsibility for fulfilling the company's operational needs. However, variations in procurement strategies occur, including the procurement-by-user model, where each department can initiate and manage the procurement process. PT. XYZ is a foreign-invested company engaged in the manufacturing of building materials. In its business process, PT. XYZ requires the supply of goods and services. The procurement process at PT. XYZ follows the procurement-by-user model, referring to company regulations, specifically the Administrative Provisions for Procurement. The performance achievements from the procurement process remain low and have not been able to meet the targets set by the company. Between 2021 and 2023, several issues arose related to supplier selection processes at PT. XYZ, both from internal factors (company) and external factors (suppliers). This situation also impacted the delays in meeting the previously set targets, which could harm the company financially and non-financially. The objective of this research is 1) to identify the types of risks present in the procurement process at PT. XYZ, such as the lack of transparency in supplier selection, procurement cost constraints, and the lack of professionalism in receiving goods or services, 2) to analyze the measurement and mapping of procurement risks at PT. XYZ, including the assessment of risk events and risk sources, and 3) to determine effective treatments and mitigation strategies for managing procurement risks at PT. XYZ. The methods used are House of Risk (HOR) Phase 1 and 2, through interviews and distributing questionnaires to five key informants involved in the procurement process at PT. XYZ from January to April 2024. Risk mapping is done using a heat map, and a breakdown of procurement activities at PT. XYZ is also carried out using a RACI matrix to demonstrate changes before and after risk mitigation. The results of this study showed that, before risk mitigation was implemented, the RACI Matrix indicated that the user was responsible for ten out of eleven procurement activities at PT. XYZ. These ten activities were too many to be handled by a user who also had a primary role in their field of work. Based on the heat map, there were three activities in the very high-risk category (extreme risk): supplier search (C1), supplier selection and appointment process (C3), and monitoring of ongoing work orders (SPK) / Purchase Orders (PO) (C7). In the high- risk category, there were two activities: negotiations with suppliers (C2) and issuance of work orders (SPK) (C6). Using the House of Risk (HOR) Phase 1 method, eighteen risk events and seventeen risk agents were identified. After conducting a Pareto analysis, two dominant risk agents were found: there were no SOPs for procurement (A10, ARP: 1224) and the non-integrated procurement process (A11, ARP: 1106). This is clearly visible because PT. XYZ does not have a specific SOP for the procurement process, and the procurement process involves many parties, which can lead to various risks, such as misunderstandings among parties, incorrect goods delivery, and others. From interviews and questionnaires

distributed to key informants, five mitigation actions were identified, including the establishment of procurement SOPs, adjustment of company regulations related to procurement, socialization of procurement rules or processes, forming a Purchasing Department, and appointing a dedicated Person in Charge (PIC) for procurement. Through House of Risk (HOR) Phase 2, the action with the highest value was selected as the step to be taken by the company in risk management, namely the establishment of procurement SOPs. After risk mitigation, the RACI Matrix for the procurement process at PT. XYZ changed. Previously, nearly all responsibilities were carried out by the user, but after risk mitigation, the Purchasing Department took on more of the tasks, while the user’s role was reduced to being informed, consulted, or accountable. Not only did the RACI Matrix change, but the heat map also showed no activities were in the extreme risk category, and only one activity (C6) remained in the high-risk category, with the rest falling into moderate or low-risk categories. This research provides managerial implications regarding the procurement process flow at PT. XYZ, where the supplier selection to the issuance of the PO, which was previously carried out by the user, is now carried out by the Purchasing PIC in the managerial implications.