Analisis Beban Kerja dan Identifikasi Kebutuhan Staf Pada Departemen Human Resource di PT KCIC

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis beban kerja mental pada jabatan manajerial dan kebutuhan staf pada Departemen Human Resource (HR) PT KCIC guna meningkatkan efisiensi operasional dan kesejahteraan karyawan. Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas proyek kereta cepat Jakarta-Bandung, PT KCIC sedang dalam masa transisi dari perusahaan berbasis proyek menuju perusahaan operasional penuh. Tantangan utama mencakup pengelolaan sumber daya manusia yang efektif untuk mengatasi tingginya beban kerja mental pada manajerial dan ketidakseimbangan beban kerja pada staf, sehingga diperlukan pendekatan strategis berbasis data untuk memastikan kinerja organisasi yang optimal. Analisis beban kerja dilakukan menggunakan metode NASA Task Load Index (NASA-TLX) untuk mengukur beban kerja mental pada jabatan manajerial, serta Full-Time Equivalent (FTE) untuk beban kerja operasional dan kebutuhan staf. Hasil analisis NASA-TLX menunjukkan bahwa sebagian besar jabatan manajerial berada dalam kategori beban kerja mental Tinggi hingga Sangat Tinggi, dengan dimensi Effort dan Mental Demand sebagai penyumbang utama. Hal ini mencerminkan tekanan kognitif yang signifikan, terutama pada posisi General Manager HR, Manager HR Training & Certification, Manager HR Talent Management, dan Manager HR Organization Development, yang dapat berdampak pada penurunan kinerja dan kesejahteraan mereka jika tidak segera ditangani. Sebaliknya, analisis FTE mengidentifikasi ketidakseimbangan beban kerja pada jabatan staf. Kondisi overload ditemukan pada Officer di Biro HR Organization Development (FTE: 1,799) dan Senior Officer di Biro HR Training & Certification (FTE: 2,024), sedangkan kondisi underload terjadi pada Senior Officer di Biro HR Talent Management (FTE: 0,604) dan Officer di Biro HR Personnel Care & Administration (FTE: 0,888). Biro lainnya berada dalam kategori fit, yang menunjukkan distribusi tugas yang relatif seimbang. Ketidakseimbangan ini menekankan pentingnya redistribusi tugas yang lebih merata serta pelaksanaan rotasi staf berbasis kompetensi untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memaksimalkan kapasitas tenaga kerja. Untuk memahami akar permasalahan, dilakukan analisis Fishbone Diagram berdasarkan enam faktor utama (6M): Man, Machine, Method, Material, Measurement, dan Milieu. Temuan menunjukkan bahwa faktor seperti distribusi tugas yang tidak merata, keterbatasan sistem teknologi informasi, prosedur kerja yang rumit, standar pengukuran kinerja yang tidak konsisten, serta tantangan lingkungan kerja multinasional menjadi penyebab utama ketidakseimbangan beban kerja. Berdasarkan hasil analisis ini, disusun rekomendasi strategis yang diprioritaskan menggunakan Eisenhower Matrix untuk memastikan efektivitas implementasi langkah-langkah strategis. Rekomendasi strategis mencakup: a. Redistribusi tugas dan rotasi staf antar biro berdasarkan tingkat jabatan dan kompetensi untuk menciptakan keseimbangan beban kerja.

b. Implementasi HRIS terintegrasi untuk mengotomatisasi proses administratif dan mempercepat pengambilan keputusan berbasis data. c. Penyederhanaan dan standarisasi SOP untuk meminimalkan kerumitan prosedur kerja dan meningkatkan efisiensi alur kerja. d. Pelatihan lintas fungsi untuk membekali staf dengan keterampilan yang relevan guna mendukung redistribusi dan rotasi tugas. e. Peningkatan fasilitas kerja, termasuk ruang kolaborasi yang modern dan teknologi komunikasi, untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan kondusif.

Implikasi manajerial dari penelitian ini menyoroti pentingnya penerapan manajemen beban kerja yang strategis untuk mendukung efisiensi operasional, keseimbangan beban kerja, dan keberlanjutan bisnis PT KCIC dalam menghadapi persaingan di industri perkeretaapian berkecepatan tinggi. Penelitian ini memberikan kontribusi praktis dalam pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif dan dapat menjadi referensi bagi penelitian lanjutan di bidang serupa, terutama yang berfokus pada keberlanjutan strategi dan dinamika organisasi.

This research aims to analyze mental workload for managerial positions and staff needs in the Human Resource (HR) Department of PT KCIC to enhance operational efficiency and employee well-being. As the company responsible for the Jakarta-Bandung high-speed rail project, PT KCIC is transitioning from a project-based entity to a fully operational company. Key challenges include effectively managing human resources to address high mental workloads for managerial positions and workload imbalances among staff, necessitating a data- driven strategic approach to ensure optimal organizational performance. Workload analysis was conducted using the NASA Task Load Index (NASA- TLX) to measure mental workload in managerial positions and the Full-Time Equivalent (FTE) method to evaluate operational workloads and staff needs. The NASA-TLX results revealed that most managerial positions are categorized as having High to Very High mental workloads, with Effort and Mental Demand as the dominant contributing dimensions. This indicates significant cognitive pressure, particularly for positions such as General Manager HR, Manager HR Training & Certification, Manager HR Talent Management, and Manager HR Organization Development, which, if left unaddressed, could negatively affect performance and well-being. Conversely, the FTE analysis identified workload imbalances in staff positions. Overload conditions were observed for Officers in the HR Organization Development Bureau (FTE: 1.799) and Senior Officers in the HR Training & Certification Bureau (FTE: 2.024). Meanwhile, underload conditions were found among Senior Officers in the HR Talent Management Bureau (FTE: 0.604) and Officers in the HR Personnel Care & Administration Bureau (FTE: 0.888). Other bureaus were categorized as fit, indicating relatively balanced task distribution. These imbalances highlight the need for more equitable task redistribution and competency-based staff rotation to improve operational efficiency and maximize workforce capacity. Strategic recommendations include: a. Redistributing tasks and rotating staff across bureaus based on job levels and competencies to balance workloads. b. Implementing an integrated HRIS to automate administrative processes and expedite data-driven decision-making. c. Simplifying and standardizing Standard Operating Procedures (SOPs) to reduce procedural complexity and enhance workflow efficiency. d. Conducting cross-functional training to equip staff with relevant skills to support task redistribution and rotation. e. Enhancing workplace facilities, including modern collaboration spaces and communication technologies, to create a more productive and conducive work environment. The managerial implications of this research underscore the importance of strategic workload management to support operational efficiency, workload balance, and business sustainability for PT KCIC as it competes in the high-speed

rail industry. This research provides practical contributions to more effective human resource management and serves as a reference for future studies in similar fields, particularly those focusing on strategy sustainability and organizational dynamics.