Penerapan Smart Governance Framework pada One-Stop-Shop Services untuk Pelayanan Perizinan Berusaha Bio-Business
Date
2024-05Author
Maulana, Muhammad Mahreza
Suroso, Arif Imam
Nurhadryani, Yani
Seminar, Kudang Boro
Metadata
Show full item recordAbstract
Tantangan pelayanan perizinan berusaha adalah masih lamanya proses izin
usaha terbit. Hambatan ini disebabkan masih adanya pemenuhan komitmen tidak
di satu tempat, melibatkan beberapa kementrian dan lembaga pemerintahan
sehingga masih terdapat pengelolaan yang tidak terintegrasi. Salah satu pelayanan
publik yang memiliki tingkat integrasi yang kompleks adalah layanan izin usaha.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan pelayanan perizinan
berusaha bio-business, pelayanan pemerintahan terintegrasi dan tata kelola
pemerintahan menuju smart city. Tujuan berikutnya adalah merancang bangun
framework smart governance pada one-stop-shop services untuk pelayanan
perizinan berusaha bio-business. Tujuan ketiga adalah mengembangkan Arsitektur
Teknologi (Enterprise Architecture disingkat EA) pelayanan perizinan berusaha
bio-business sebagai roadmap mengacu teknologi terkini. Tujuan terakhir adalah
mengembangkan proses bisnis utama dengan prototype sistem yang cerdas pada
pelayanan perizinan berusaha bio-business.
Langkah pertama melakukan scoping review terhadap area penelitian yang
meliputi pelayanan perizinan berusaha, e-government terutama terkait one-stopshop services, smart city khususnya smart governance dan Tata Kelola Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) di pemerintahan. Pembahasan isu-isu kritikal,
pemodelan dan metode terkait area penelitian menghasilkan rekomendasi untuk
meningkatkan layanan izin usaha bio-business. Langkah kedua adalah rancangan
framework smart governance pada one-stop-shop services untuk pelayanan
perizinan berusaha dimulai dengan melihat jangkauan framework tata kelola
Teknologi Informasi (TI). Pemilihan proses integrasi sistem manajemen tata kelola
TI, penentuan target layanan publik (government goals) dilanjutkan dengan
mendefinisikan target TI (IT related goals) adalah tahapan berikutnya.
Langkah ketiga adalah melakukan pemilihan dan pemetaan proses sehingga
dihasilkan proses-proses utama untuk EA dan proses tata kelola TI lainnya.
Gambaran bagaimana enterprise system (ES) yang bisa direkomendasikan dapat
diimplementasikan dan mendukung layanan perizinan berusaha diperlukan untuk
mendukung pengembangan EA. Kajian literatur terhadap solusi teknologi informasi
yang mendukung layanan pemerintah khususnya layanan perizinan berusaha
meliputi high-level ES, solusi untuk penggunaan layanan, solusi untuk integrasi
layanan, solusi untuk analisa data/informasi layanan untuk mendukung
pengambilan keputusan dan solusi untuk infrastruktur yang memadai merupakan
tahapan akhir untuk rancangan framework ini.
Tahapan berikutnya adalah melakukan assessment menggunakan framework
smart governance dan rekomendasi kapabilitas dari ES. Tahap awal dengan
melakukan observasi terhadap proses pembuatan perizinan usaha bio-business,
dilanjutkan wawancara terkait beberapa kapabilitas EA dan memberikan
rekomendasi berdasarkan hasil tingkat kematangan tata kelola TI. Usulan
rekomendasi ini dipetakan ke dalam matriks impact-effort. Perancangan sistem(prototype) pengawasan pemenuhan dokumen perizinan berusaha dimulai dengan
desain untuk unggah dokumen, menentukan kata-kata penting tiap dokumen yang
menjadi persyaratan dan menentukan kriteria dokumen yang valid.
Hasil tinjauan pustaka menyimpulkan bahwa penerapan perizinan biobusiness di Indonesia perlu menerapkan konsep one-stop government dengan
memenuhi komitmen yang terintegrasi, dengan memperhatikan faktor interaksi,
transformasi proses, dan peningkatan keterampilan. Tujuan penerapan smart
governance yang mampu beradaptasi dengan perubahan seperti peningkatan
penggunaan media sosial dan digitalisasi sistem pemerintahan perlu diperhatikan.
Prinsip tata kelola TIK menyelaraskan tujuan pelayanan pemerintah dengan
penerapan TIK berkelanjutan melalui pemantauan kinerja pelayanan perizinan
usaha.
Perancangan smart governance framework untuk perizinan berusaha
menghasilkan framework dengan empat domain smart governance yang meliputi
empat proses utama Enterprise Architecture, 11 proses COBIT5 (Control Objective
for Information and Related Technology), 15 proses ITIL (Information Technology
Infrastructure Library) dengan tiga usulan rekomendasi KPI (key performance
indicator) untuk setiap domain. Smart governance yang dihasilkan dimulai dengan
desain Arsitektur Perusahaan kemudian target ditetapkan untuk setiap domain dan
proses yang mendukungnya. Rekomendasi solusi ES adalah penerapan CRM
(Customer Relationship Management) dengan BPM (Business Process
Management) untuk penggunaan layanan, penerapan API (Application
Programming Interface) Gateway dan ESB (Enterprise Service Bus) untuk
integrasi layanan. Penerapan teknologi BIA (Business Intelligent and Analytics)
untuk pemrosesan data, dan penerapan cloud enablement dan solusi cybersecurity
untuk infrastruktur yang memadai juga direkomendasikan.
Analisis menggunakan smart governance framework dan kapabilitas EA
menggunakan Zachman framework menghasilkan beberapa rekomendasi untuk
peningkatan pelayanan berusaha. Salah satu rekomendasi pentingnya adalah
dengan peningkatan tingkat kematangan tata kelola TI di Badan Koordinasi
Penanaman Modal (BKPM) dengan mendefinisikan proses sehingga bisa menjadi
standard di organisasi. Peningkatan kapabilitas sistem OSS (Online Single
Submission) juga diperlukan seperti review aplikasi dengan teknologi terbaru,
perencanaan solusi data lake, HA (High Availability)/DRC (Disaster Recovery
Center) dan pengelolaan keamanan informasi. Sistem OSS ini perlu juga didukung
oleh pusat operasional layanan, single ticketing system dan proses SDLC (Software
Development Life Cycle) yang agile. Penggunaan kerangka EA menyelaraskan
teknologi, organisasi, dan proses untuk mendukung proses perbaikan terusmenerus.
Layanan OSS RBA ini juga perlu secara regular dikontrol risikonya dengan
melihat kepatuhan terhadap peraturan. Penelitian ini menghasilkan prototipe sistem
pengawasan izin usaha. Smart governance tool ini melakukan pengecekan validitas
dokumen izin usaha. Proses pengawasan komitmen izin usaha akan melengkapi
fungsi yang ada dalam domain pengawasan sistem OSS. The challenge with business licensing services is that the process of issuing
business permits still takes a long time. This obstacle is caused by fulfilling
commitments not in one place and involving several ministries and government
institutions means there is still management that is not integrated. One of the public
services that has a complex level of integration is business licensing services.
This research aims to analyze the implementation of bio-business licensing
services, integrated government services, and government governance towards a
smart city. The next goal is to design a smart governance framework for one-stopshop services for bio-business licensing services. The third objective is to develop
a technology architecture (EA) for bio-business licensing services as a roadmap
referring to the latest technology. The final goal is to develop the main business
process with an intelligent system prototype for bio-business licensing services.
The first step is to to carry out a scoping review of the research area, which
includes business licensing services, e-government, especially one-stop-shop
services, smart cities, especially smart governance, and Information and
Communication Technology (ICT) governance in government. Discussion of
critical issues, modeling, and methods related to the research area are produced
recommendations to improve bio-business licensing services. The second step is to
design a smart governance framework for one-stop-shop services of licensing
services begins by looking at the scope of the IT governance framework. Selecting
the IT public governance management system integration process, determining
public service targets (government goals), followed by defining IT targets (ITrelated goals), is the next stage.
The third step is to select and map processes so that the main processes for
EA and other IT governance processes are produced. An overview of how
recommended enterprise systems can support business licensing services is needed
to develop EA. A literature review of information technology (IT) solutions that
support business licensing services, includes high-level ES, solutions for service
use, service integration, analyzing service data and information to support decisionmaking, and for sufficient infrastructure.
The next stage is to carry out an assessment using the smart governance
framework and capability recommendations from ES. The initial stage involves
observing the bio-business licensing process, followed by interviews regarding
several Enterprise Architecture (EA) capabilities and providing recommendations
based on the results of the maturity level of IT governance. This proposed
recommendation is mapped into an impact-effort matrix. The design of a system
(prototype) for monitoring the fulfillment of licensing documents begins with a
design for uploading documents, determining the important words for each
document that are requirements, and determining the criteria for valid documents.
The results of the literature review conclude that the implementation of biobusiness licensing in Indonesia needs to fully implement the one-stop governmentconcept by fulfilling integrated commitments, considering interaction factors,
process transformation, and skills improvement. The aim of implementing smart
governance that can adapt to changes such as increased use of social media and the
digitalization of government systems needs to be considered. ICT governance
principles align government service objectives with sustainable ICT
implementation through monitoring the performance of business licensing services.
The design of the smart governance framework for licensing seeks to produce
a framework with four smart governance domains, which include four main
enterprise architecture processes, 11 COBIT5 processes, and 15 ITIL processes,
with three proposed KPI recommendations for each domain. The resulting smart
governance starts with the design of the company architecture, and then targets are
set for each domain and the processes that support it. Recommendations for
enterprise system solutions are implementing CRM with BPM for service use,
implementing API Gateway and ESB for service integration. Implementing BIA
technology for data processing, and implementing cloud enablement and
cybersecurity solutions for adequate infrastructure are also recommended.
Analysis using the smart governance framework and EA capabilities using
the Zachman Framework produces several recommendations for improving
business services. One important recommendation is to increase the maturity level
of IT governance at BKPM by defining processes so that they can become standards
in the organization. Increasing OSS system capabilities is also needed, such as
reviewing applications with the latest technology, planning data lake solutions,
HA/DRC, and information security management. This OSS system also needs to be
supported by a service operational center, a single ticketing system, and an agile
SDLC process. The use of an EA framework aligned technology, organization, and
process to support continuous improvement processes.
The risk of this OSS RBA service also needs to be regularly controlled by
looking at compliance with regulations. This research produces a prototype of a
business license monitoring system. This smart governance tool checks the validity
of business license documents. The process of monitoring business license
commitments will complement existing functions in the OSS system monitoring
domain